Utilizza questi quattro suggerimenti per esperti per mantenere bassi i costi degli straordinari
Non solo gli straordinari si classificano come una delle maggiori spese in corso per la maggior parte delle aziende, ma la corretta o errata gestione degli straordinari può significare la differenza tra costose azioni legali, morale basso e vulnerabilità ai cambiamenti delle normative sugli straordinari.
Durante gli ultimi anni di periodi di congiuntura economica, molti impiegati sono stati impazienti di mettersi alla prova come lavoratori duri che non si lamentano di lavorare un po 'di tempo in più, senza necessariamente includerne alcuni o tutti sul loro timesheet.
Molti datori di lavoro hanno tacitamente, o anche esplicitamente, appoggiato questo atteggiamento. Ashley Dinsdale, un acquirente di Macy's che lavora più di 50 ore alla settimana, dice: "I licenziamenti sono avvenuti nell'ufficio del mio precedente datore di lavoro. Ora, arrivo presto e spedisco le e-mail in modo che sappiano che sono lì. "
Pensa in modo proattivo
Anche se gli straordinari sono spesso costellati di spese e insidie, non deve essere così. Gestire in modo proattivo gli straordinari dei dipendenti, evitare sorprese e prepararsi per il futuro può ridurre le spese, proteggere la società da azioni legali e migliorare il morale dell'azienda.
I seguenti quattro suggerimenti per esperti possono illuminare alcuni dei problemi con gli straordinari e aiutarti ad evitare grosse insidie e sorprese quando si tratta di gestire eventuali problemi potenziali.
1. Traccia il tempo impiegato. Il lavoratore americano medio, secondo il Bureau of Labor Statistics, lavora poco più di quattro ore di straordinari a settimana. Sono 208 ore all'anno.
Stimando uno stipendio medio di $ 21 all'ora di tempo e mezza retribuzione, il totale complessivo è di $ 6.552 per dipendente, per anno. Con uno staff di 20 impiegati, questo è di $ 131.040 nelle sole ore di lavoro straordinario.
Cosa puoi fare per evitare sorprese quando si tratta di straordinari? Una delle maggiori risorse disponibili è il tracciamento del tempo mobile che include avvisi per informare dipendenti e manager quando le soglie degli straordinari stanno invadendo.
Il monitoraggio del tempo dei dipendenti consente inoltre a manager e titolari di aziende di vedere e indirizzare i modelli a livello aziendale e a livello di singolo dipendente quando si tratta di straordinari. Un dipendente sta costantemente accumulando ore di straordinario ogni settimana?
Gli straordinari derivano da carenza di personale, pesanti carichi di progetto o da un dipendente che ha tempo in più a disposizione e desidera una paga extra? Con una visione d'insieme del tempo trascorso e del modo in cui è assegnato a diversi progetti, i manager possono prendere decisioni informate in merito alle risorse e agli straordinari.
Non esitare a tenere traccia delle ore solo per i dipendenti orari. Sapere esattamente quante ore ognuno di loro contribuisce è fondamentale per fare scelte intelligenti e gestire potenziali cambiamenti federali sulle ore di lavoro straordinarie.
Il rilevamento del tempo evita anche l'arrotondamento della scheda attività, che in genere avviene in modo abbastanza innocuo, ma solitamente cade a favore dei dipendenti. L'American Payroll Association stima 10 minuti di arrotondamento per turno per dipendente. Assicurati che il sistema scelto ti aiuti con la conformità a DCAA e DOL, per proteggerti con documenti facili da trovare in caso di controlli governativi o controversie di lavoro.
2. Dare uno sguardo duro alla classificazione dei dipendenti. Dovresti essere consapevole che se il tuo dipendente è stipendiato ma guadagna meno di $ 23,660 all'anno, devi comunque pagare gli straordinari e che questa soglia è sull'orlo di un forte aumento.
Per non parlare, classificare un dipendente come esente con un salario inferiore a $ 23,660 all'anno o in una posizione che non si qualifica per lo stato di esenzione semplicemente per evitare di dover pagare gli straordinari non è una strategia valida. Una parte significativa delle cause legali che sono in aumento dal 2004 derivano da errate classificazioni e ricorsi per arretrati dovuti negli straordinari per ore extra lavorate senza retribuzione.
Ai fini della condanna, non è importante per i tribunali se si tratta volontariamente di classificazioni errate o di errate classificazioni di dipendenti; è il tuo lavoro come datore di lavoro per garantire che la classificazione sia corretta per i tuoi dipendenti e non manipolata nel tentativo di ridurre i costi. Le penalità per errori di classificazione includono fino a due anni di arretrati dovuti per gli straordinari dovuti, e se si ritiene che il dipendente abbia erroneamente classificato intenzionalmente, sarà necessario un rimborso di tre anni.
Per assicurarti che le tue classificazioni siano all'altezza, valuta regolarmente i doveri e le relazioni dei tuoi dipendenti con la compagnia e consulta un avvocato nelle aree grigie. Potrebbe pungere un po 'a pagare la parcella legale, ma è un piccolo pizzico rispetto alle potenziali conseguenze.
3. Comunicare le aspettative. Uno dei modi migliori per farsi un'idea dello straordinario è migliorare la comunicazione intorno all'argomento. Rendere le aspettative chiare ai dipendenti, formare in modo esplicito manager e dipendenti sulle aspettative e stroncare sul nascere le abitudini dei dipendenti di non registrare gli straordinari "per la bontà del loro cuore".
Potrebbero esserci molte regole non dette su quando registrare il lavoro per i dipendenti orari che i responsabili o gli imprenditori realizzano, ma lavorare senza pagare è ancora motivo di azione legale, anche se l'approvazione è tacita. E a prescindere da quanto siano buoni i cuori dei tuoi dipendenti, il lavoro senza retribuzione finisce col divorare il morale e la trasparenza all'interno dell'azienda.
È particolarmente importante chiarire le tue aspettative sulla tecnologia. Controllare l'e-mail e aspettarsi che i dipendenti rispondano in orari non accessibili può sembrare abbastanza innocuo, ma i minuti si sommano. Molte aziende si aspettano che i dipendenti siano disponibili durante le ore libere per le comunicazioni via email, ma ciò è stato confermato in tribunale come lavoro. Potresti rimanere scioccato nel constatare quante "ore" i tuoi dipendenti stiano effettivamente registrando ore su questo solo compito.
Katharine C. Giovanni, presidente di Triangle Concierge, afferma: "Tutti cercano di spremere 36 ore in un giorno di 24 ore. In conclusione, la tecnologia non aiuta perché puoi portare il tuo ufficio con te, quindi lavoriamo sempre. "Chiarisci le tue aspettative riguardo all'e-mail e quindi assicurati di tenere tutti, direttori e dipendenti allo stesso livello degli standard che definisci.
4. Enfatizzare la formazione incrociata. In alcune aziende, le spese straordinarie si sommano rapidamente per alcune persone semplicemente perché nessun altro può svolgere il proprio lavoro. Non solo gli straordinari si sommano, ma si sviluppano i colli di bottiglia, e la larghezza di banda di alcuni dipendenti finisce al massimo mentre gli altri finiscono sottoutilizzati.
Enfatizza il più possibile la formazione incrociata per ripartire l'onere e consentire a diversi dipendenti di intervenire con i progetti man mano che aumentano i carichi di lavoro o si verificano situazioni di emergenza. Un efficace cross-training può anche migliorare il morale, consentendo a più membri dello staff di contribuire a progetti chiave e alleggerendo parte degli oneri che grava sugli altri membri dello staff.
La formazione incrociata può anche consentirti di essere più flessibile con la pianificazione. Troppo spesso le aziende sono costrette a pianificare intorno a persone con conoscenze specialistiche a scapito di straordinari significativi. Anche se non è possibile, o ideale, allenarsi trasversalmente su tutte le mansioni o le competenze, identificare i doveri che possono essere facilmente appreso da diversi dipendenti può ridurre drasticamente gli straordinari aumentando la produttività e l'efficienza.
Azione legale
I dipendenti preoccupati per il lavoro o le prestazioni potrebbero voler registrare le ore senza addebitare il tempo. Tuttavia, le aziende non dovrebbero vedere questo tipo di comportamento come una buona cosa. Chiudendo un occhio o incoraggiando questo tipo di comportamento sul front-end può avere ripercussioni finanziarie disastrose in seguito, qualora quegli stessi dipendenti decidessero di intraprendere azioni legali per errori di classificazione o tempi di lavoro senza retribuzione.
Secondo la National Employment Lawyers Association, le dispute sul lavoro e salari sono aumentate del 77% dal 2004 e non a caso, il 2004 è stata l'ultima volta che la DOL ha rivisto la Fair Labor Standards Act. Con la discussione in corso sulle modifiche alle normative sugli straordinari, i proprietari di imprese potrebbero aspettarsi di vedere più ondate di lavoro e controversie salariali.
Nel solo 2014, il Dipartimento del lavoro ha ordinato alle imprese di tutto il paese di pagare quasi $ 241 milioni di retribuzioni arretrate a causa di errate classificazioni dei dipendenti come tentativo di evitare retribuzioni straordinarie, chiedendo o incoraggiando i dipendenti a lavorare più di 40 ore settimanali senza retribuzione o incoraggianti. i dipendenti devono rispondere alle e-mail, ai testi e alle telefonate fuori orario senza pagare. Dai dipendenti di EMS a Charleston agli operatori sanitari di Santa Barbara e dai gestori di negozi di articoli sportivi, nuove cause continuano a spuntare quotidianamente.
A proposito di Amy Bailey
Amy supervisiona tutte le finanze, le risorse umane e le operazioni di costruzione a TSheets. È orgogliosa di Idaho Vandal che ha lavorato per otto anni nella contabilità pubblica con Coopers & Lybrand e più di 20 anni con aziende tecnologiche pubbliche e private ad alta crescita come Extended Systems, ProClarity, Microsoft e Silverback. Ha due figli e vive con suo marito e un mastino inglese di nome Scout.