Richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
Il tuo EIN è un numero univoco assegnato specificamente alla tua attività ai fini dell'IRS. Questo numero identifica la tua azienda quando comunichi informazioni sui tuoi dipendenti alle agenzie governative federali e statali. Esempi di queste informazioni includono il reddito totale e le tasse pagate per loro conto. Potresti sentire l'EIN indicato come Modulo SS-4 o Codice fiscale: questi sono gli stessi dell'EIN.
Fai domanda per il tuo EIN attraverso l'IRS direttamente. Il modo più conveniente per completare questa transazione è attraverso un'applicazione online. Tuttavia, le domande sono accettate anche via fax e posta.
Controllare lo stato e le normative locali per ulteriori requisiti EIN
Sebbene molti stati e località accettino il tuo EIN federale per l'identificazione, alcuni richiedono numeri separati a fini fiscali. Gli esempi includono New York, Massachusetts e Carolina del Sud. Puoi determinare la tua città e / oi regolamenti statali visitando il sito web della piccola impresa dello stato appropriato.
Comprendere la differenza tra appaltatore indipendente e dipendente
Indipendentemente dal fatto che si impieghino appaltatori o dipendenti indipendenti, si ha un impatto significativo sul modo in cui vengono pagate le imposte sul reddito, sulla previdenza sociale, sulla sicurezza sociale e sulla disoccupazione, quindi è fondamentale comprendere la differenza tra i due.
Il test di base si riduce alle seguenti tre domande:
- Il datore di lavoro controlla quando, dove e come il lavoro è completato? Se è così, il lavoratore è probabilmente un impiegato.
- Il datore di lavoro controlla gli aspetti finanziari del lavoro? Ad esempio, le spese sono rimborsate? Il datore di lavoro fornisce strumenti relativi al lavoro, come i computer? Se è così, il lavoratore è probabilmente un impiegato.
- La relazione è in corso o il lavoratore è impiegato per un progetto specifico senza alcuna aspettativa di occupazione continuata? Il datore di lavoro offre al lavoratore benefici quali l'assicurazione sanitaria e il tempo libero retribuito? Se la relazione è in corso e / o se vengono offerti vantaggi, il lavoratore è probabilmente un dipendente.
Ottenere moduli dipendenti richiesti
Una volta che i tuoi documenti sono in ordine, sei pronto ad assumere i tuoi dipendenti. Assicurati di raccogliere le informazioni sulle imposte e sui salari entro i primi giorni di lavoro per assicurarti che ricevano il loro primo stipendio in modo tempestivo. Potresti incoraggiare l'uso da parte dei dipendenti del deposito diretto per pagamenti più rapidi.
Ogni dipendente deve compilare un modulo di ritenuta d'imposta federale sul reddito W-4, che consente di calcolare la ritenuta d'imposta corretta. I dipendenti devono anche compilare un modulo I-9 per verificare che sia legalmente autorizzato a lavorare negli Stati Uniti.
Scegli il tuo periodo di pagamento
Meno cicli di pagamento hai, più facile è completare il tuo libro paga. Tuttavia, alcuni stati richiedono che i dipendenti vengano pagati in base a un determinato programma, ad esempio, settimanale o bisettimanale. Se desideri eseguire il libro paga meno spesso di una volta alla settimana, contatta il Dipartimento del lavoro dello Stato per determinare se il tuo periodo di pagamento proposto è conforme alle normative statali.
Creare processi relativi al libro paga
Prima di poter emettere stipendi accurati, è necessario un metodo per tenere traccia delle ore dei dipendenti. Ci sono molti strumenti disponibili per questo scopo, dai fogli di accesso di base alle piattaforme che tracciano le attività dei dipendenti su telefoni o computer. È anche importante impostare politiche per i permessi retribuiti se si intende offrirlo, la retribuzione degli straordinari e altri vantaggi.
Dall'altra parte, è necessario disporre di una procedura per garantire che le detrazioni per benefici, imposte e simili vengano pagate ai fornitori e alle agenzie appropriati per conto dei dipendenti.
Seleziona una piattaforma retributiva
Se hai intenzione di gestire il libro paga in-house, assicurati che tu o il tuo contabile siate a vostro agio con le sfumature di questa attività. Esistono diverse piattaforme di paghe di alta qualità disponibili per semplificare le cose. Tuttavia, la maggior parte delle piccole imprese preferisce i servizi di controllo in outsourcing, in quanto questi professionisti hanno le conoscenze e l'esperienza per produrre il libro paga in modo accurato e puntuale.
Produce il tuo libro paga
Una volta che tu o il tuo controllore avete inserito le informazioni personali dei dipendenti nel vostro sistema di gestione stipendi, siete pronti per produrre la vostra prima busta paga. Utilizzando gli strumenti di cronometraggio in vigore per i lavoratori orari (non esenti), inserisci o segnala il numero di ore per ciascuno. I lavoratori salariati (esenti) non devono riportare i loro orari. Sono pagati lo stesso importo ogni settimana.
Nota: se si stanno facendo i costi di lavoro nella contabilità, si vorrà comunque che i dipendenti stipendiati seguano le loro ore. Non influirà sulla retribuzione settimanale, ma vorrete essere in grado di allocare con precisione il tempo ai lavori per comprendere i costi. Prendi in considerazione l'utilizzo di un programma di tracciamento temporale che si sincronizza con il tuo software di contabilità generale per generare questi rapporti. Molti avranno anche una sincronizzazione con il tuo libro paga in modo da poterli utilizzare sia per dipendenti che per impiegati orari.
Conservare i record richiesti
Alcuni record relativi ai salari devono essere conservati ai fini dell'IRS. Come regola generale, è necessario conservare tutti i record per le persone che sono attivamente impiegate, indipendentemente dalla durata del loro mandato. Molti documenti devono essere conservati per un certo periodo dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Ad esempio, i registri delle tasse sull'occupazione devono essere conservati per almeno quattro anni. Istruzioni specifiche sono disponibili attraverso l'IRS.
Calcola e paga le tasse federali e statali sui salari
Infine, voi come datore di lavoro siete responsabili per i pagamenti delle imposte sui salari e la produzione di alcuni rapporti. Generalmente, i rapporti sono dovuti trimestralmente o annualmente. Utilizza le risorse disponibili tramite l'IRS e il tuo ufficio delle imposte statale per garantire che tutte le tasse e i rapporti siano gestiti in modo appropriato.
Il libro paga puntuale e puntuale è una delle responsabilità più importanti della tua azienda. In primo luogo, gli errori sui salari sono un modo infallibile per turbare i dipendenti. In secondo luogo, gli errori fiscali possono comportare multe e sanzioni significative. Considerare attentamente come verrà gestito il tuo libro paga per assicurarti di evitare le trappole più comuni.