I proprietari delle aziende spesso gestiscono la contabilità per molte ragioni che includono la paura di delegare informazioni finanziarie sensibili, il controllo completo e la riduzione dei costi del personale. Queste ragioni, sebbene siano certamente valide per le startup e le operazioni più piccole, diventano sempre più poco pratiche man mano che la tua azienda cresce. Alcuni proprietari delegano gli incarichi contabili a membri o dipendenti fidati della famiglia, ma gli imprenditori di maggior successo e più esperti imparano rapidamente che la contabilità e le finanze sono la linfa vitale del business e meritano una gestione professionale da specialisti finanziari qualificati.
Le tre posizioni principali del responsabile finanziario nella maggior parte delle aziende sono contabile o contabile, responsabile del trattamento e Chief Financial Officer o CFO.
Come proprietario di un'attività commerciale, potresti gestire personalmente le mansioni di queste posizioni o delegarle a un membro del personale o a un associato fidato, ma con la maturazione dell'attività, la maggior parte dei proprietari scopre che i professionisti dell'assunzione generano solidi vantaggi in termini di costi, consentendo ai proprietari di concentrarsi sul core. problemi di business. I risultati delle assunzioni di professionisti contabili includono - ma non sono limitati a - i seguenti vantaggi commerciali:
- Trovare risparmi sui costi nel processo di produzione, nelle relazioni con i fornitori, nelle operazioni d'ufficio e nella gestione dei dipendenti
- Risparmiare sulle tasse
- Gestire un volume in continua espansione di documenti interni e relazioni esterne
- Progettare una rete di sicurezza finanziaria attenuando i rischi con copertura assicurativa, gestione delle scorte, diversificazione e valutazioni delle minacce fiscali
- Espansione della pianificazione
- Gestione del libro paga
- Ottimizzare le operazioni e massimizzare i profitti
- Evitare multe, sanzioni, rating del credito più bassi e interessi passivi che derivano da scadenze mancanti, calcolo errato del libro paga, dimenticanza di pagare le bollette e mancanza di opportunità di business sensibili al fattore tempo
Di fatto, la maggior parte delle aziende risparmia denaro assumendo personale finanziario professionale per gestire le proprie operazioni quotidiane.
Tuttavia, a seconda delle dimensioni della tua azienda, del tuo settore e di altri fattori, potresti avere solo bisogno di un contabile part-time o richiedere uno staff finanziario completo che includa un controller e un CFO. Decidere quale personale finanziario ha realmente bisogno è una decisione complessa che dipende da molti fattori. Le tue esigenze cambieranno quasi certamente nel tempo e, se la tua azienda cresce con successo, potresti scorrere tutte queste posizioni. Le seguenti sezioni spiegano cosa fa ogni professionista e spiega quando la tua azienda potrebbe aver bisogno di uno o più di questi specialisti finanziari:
Funzioni di contabilità essenziali
La maggior parte dei contabili lavora attivamente registrando ciò che è già stato fatto finanziariamente in azienda con poca o nessuna influenza sulla strategia aziendale. I contabili lavorano su base transazionale e raramente prendono decisioni sulle transazioni commerciali future. Un contabile di talento potrebbe spiegare le tue opzioni, tenere aggiornati rapporti e rapporti, identificare discrepanze nei libri e consigliare idee per risparmiare sui costi, ma i loro compiti principali sono la cronistoria del business e delle sue transazioni finanziarie e la compilazione di report da queste informazioni. Alcuni dei compiti quotidiani tipici di un contabile aziendale includono:
- Registrazione di vendite, spese, conti da pagare e crediti
- Monitoraggio dei costi di forniture, spese d'ufficio, affitto, utenze e altri costi fissi e variabili
- Gestione delle buste paga , ritenute fiscali, conti delle imposte sulle vendite, guarnizioni salariali e detrazioni assicurative
- Garantire che le forme essenziali e le pratiche burocratiche siano completate e conservate in modo sicuro
- Preparazione di rapporti giornalieri, settimanali, mensili, trimestrali e annuali per la gestione, le agenzie governative, gli azionisti, i dipendenti e le parti interessate
- Pagare le bollette in tempo
- Ricerca di fornitori alternativi e confronto dei costi
- Individuazione di aree problematiche quali rifiuti, cattiva gestione, frode e furto
- Monitoraggio di materiali, forniture, inventario e risorse umane
- Preparazione di imposte e depositi fiscali giornalieri, mensili o trimestrali per città, stato, IRS, agenzie di disoccupazione e compagnie assicurative
- Gestione delle assicurazioni aziendali e dei dipendenti e piani sanitari
- Proteggere i documenti aziendali
- Ottenere stime e trovare e pagare il servizio e riparare le persone
- Controllo dei problemi di conformità
- Gestire internamente i problemi di credito dei clienti e il credito aziendale con fornitori esterni e istituti di credito esterni
Sapere quando assumere un contabile
La maggior parte dei proprietari di aziende, in particolare quelli con uno spirito imprenditoriale, prosperano con la gestione di ogni aspetto della propria attività e la contabilità è diventata più semplice con tutto il software intuitivo disponibile. È del tutto possibile che i titolari delle aziende mantengano i libri, ma non è necessariamente una buona idea man mano che l'azienda cresce. Quando i documenti iniziano a compromettere la gestione del tempo, la soddisfazione sul lavoro o l'efficienza, è il momento di prendere in considerazione l'assunzione di un contabile. Potrebbe non essere necessario assumere un lavoratore a tempo pieno e persino esternalizzare tutto o parte del lavoro contabile come il libro paga. Assumere un contabile ha senso se una delle seguenti condizioni si applica a te e alla tua attività:
- Non capisci davvero la contabilità, ma fidati del software per dirti tutto quello che devi sapere.
- Non hai familiarità con il codice fiscale e le strategie di elusione fiscale.
- La tua attività è in rapida crescita in breve tempo.
- Investitori, finanziatori o azionisti vogliono rapporti preparati professionalmente.
- Stai spendendo più tempo a fare i libri che a generare vendite o nuovi affari.
- Hai intenzione di espandersi in un'altra regione, settore o linea di prodotti.
- Vuoi comprare, vendere o scambiare beni.
- Sei stato informato che i tuoi libri saranno controllati.
Assumere un contabile non deve essere un processo doloroso perché è possibile iniziare esternalizzando il lavoro a una società di contabilità professionale. Questa è una strategia particolarmente efficace se non si ha familiarità con la contabilità, l'assunzione di un contabile o l'esame di ragionieri o candidati per lavori finanziari.
Quando prendere in considerazione l'assunzione di un controller
I controllori, che a volte vengono chiamati controllori, controllano i contabili, i gestori delle imposte, i gestori del credito e gli altri addetti alla contabilità mentre riferiscono direttamente al CFO, al CEO o al proprietario dell'attività. Nelle aziende più piccole, un controllore potrebbe essere l'unico commercialista certificato in azienda o supervisionare un team di commercialisti. Molti di questi professionisti gestiscono le loro mansioni con l'aiuto di un impiegato, un contabile o un assistente amministrativo.
Un controllore è il capo contabile della società e ha la responsabilità di preparare bilanci, piani aziendali, bilanci, tasse, certificazioni di conformità e progetti speciali come la pianificazione di strategie commerciali a breve e lungo termine, acquisizioni aziendali, vendite di attività, fusioni aziendali e assicurare finanziamenti o investitori. Considerato un manager finanziario di medio livello, i responsabili del trattamento svolgono solitamente i seguenti compiti:
- Gestisci il personale finanziario.
- Firmare assegni e avere responsabilità fiduciaria per le operazioni aziendali.
- Iscriviti a report e documenti finanziari.
- Stabilire politiche e procedure finanziarie aziendali.
- Creare report per la revisione interna.
- Gestire le politiche di assicurazione e gestione del rischio.
- Proteggi i beni aziendali.
- Preparare, monitorare e aggiornare i budget.
- Preparati di punta per offerte pubbliche.
- Informare i proprietari e i dirigenti sui mercati finanziari, le tendenze e le migliori pratiche.
- Sviluppare strategie fiscali proattive.
- Scegli e gestisci il software di contabilità.
- Perseguire collezioni.
- Affrontare le questioni relative alle risorse umane, come il mantenimento dei dati dei dipendenti.
- Educare il personale sui benefici per i dipendenti e le responsabilità aziendali.
I segni che indicano la tua attività hanno bisogno di un controller
Più grande è il tuo business, più è probabile che avrai bisogno di più di un semplice contabile. Se hai azionisti o un consiglio di amministrazione composto da persone che non sono amici, collaboratori e familiari da te nominati, assumere un responsabile è una buona pratica aziendale che protegge la tua azienda e i tuoi beni. In generale, un controllore si concentra sulla contabilità mentre un CFO si concentra sulla finanza strategica.
Con l'espansione delle parti interessate dell'azienda, un controllore fornisce rapporti di gestione tattica e supervisione dello staff in materia di contabilità, mentre il CFO si occupa della pianificazione finanziaria e assume la responsabilità del responsabile del trattamento e della contabilità. La maggior parte delle piccole aziende non può permettersi un controllore a tempo pieno, ma man mano che l'azienda cresce, non è possibile permettersi di operare senza un controllore anche se lavora su base part-time o di consulenza.
Quando assumere un Chief Financial Officer
I CFO lavorano oltre limiti rigorosi prendendo parte a tutte le decisioni aziendali e sostenendo i migliori interessi finanziari dell'organizzazione. Come sanno bene ogni imprenditore esperto o proprietario di un'azienda, le rigorose valutazioni finanziarie sono solo uno degli obiettivi aziendali di un'azienda di successo. Iniziative che generano profitti consistenti potrebbero facilmente indebolire l'azienda con clienti che non amano pagare prezzi elevati per prodotti inferiori o clienti fedeli che attribuiscono un valore maggiore agli obiettivi, ai principi, all'impegno ambientale o alle tecniche operative dell'azienda.
I migliori CFO valutano non solo i costi legati al business ma anche i rischi e le minacce che qualsiasi azienda potrebbe generare. In qualità di alti funzionari aziendali, i CFO lavorano con proprietari, consigli di amministrazione, alti dirigenti e altre parti interessate e svolgono ruoli fondamentali in ricerca e sviluppo, supervisione aziendale, conformità alle normative e operazioni quotidiane. Altri compiti del CFO includono:
- Dirigere un'azienda attraverso fusioni, acquisizioni, offerte pubbliche e cambiamenti nella struttura e nelle operazioni aziendali
- Gestire le grandi espansioni di business verso nuovi mercati
- Promuovere buone pratiche finanziarie nel complesso processo decisionale
- Gestione delle risorse e delle relazioni finanziarie con più parti interessate
- Ottimizzazione delle operazioni
- Valutare e gestire i rischi finanziari
- Pianificazione di obiettivi finanziari a breve e lungo termine
- Interpretazione dei dati di mercato da più indicatori finanziari e tendenze del business
- Comprendere le ragioni per cui i mercati aziendali si comportano come fanno
- Determinare come investire i beni aziendali
- Previsione delle tendenze del mercato e di come l'azienda può capitalizzarle
Ogni parte della società fa affidamento sulle funzioni combinate del CFO: supervisione della direzione, gestione della tesoreria e pianificazione e previsione su questioni finanziarie critiche.
Esigenze di gestione finanziaria sempre più esigenti
Le piccole e medie imprese hanno esigenze in continua evoluzione per quanto riguarda la contabilità e la contabilità man mano che le loro attività crescono. I proprietari o i membri del team designato spesso gestiscono la contabilità per le piccole imprese e le attività di start-up con l'aiuto del software di contabilità. Alla fine, tuttavia, la maggior parte delle aziende determina che l'assunzione di contabili professionisti - a tempo pieno o part-time o in-house o in outsourcing - libera il personale per le attività aziendali principali e promuove una maggiore precisione, una migliore conformità e una maggiore supervisione. Il buon contabile garantisce che i rapporti siano archiviati in tempo utile e aiuta le aziende a identificare strategie di riduzione dei costi, frodi, furti e sprechi.
Man mano che la tua azienda cresce e le richieste sul tuo tempo si moltiplicano, potresti scoprire che hai bisogno di uno staff finanziario sotto la supervisione di un controller o di un CFO per gestire le finanze sempre più sofisticate dell'azienda. Le tue opzioni includono l'assunzione a tempo pieno, il personale interno o l'esternalizzazione della contabilità e dei compiti finanziari per un servizio di contabilità professionale stagionato. Entrambe le opzioni sono valide per rafforzare la forza finanziaria della tua azienda, ma molte piccole e medie imprese godono dei vantaggi di assumere consulenti secondo necessità per evitare gli alti costi legati all'impiego di professionisti a tempo pieno.