Non è più costoso pagare qualcun altro per svolgere i miei compiti?
Non è certamente più costoso assumere l'elaborazione delle buste paga. Quando si considera il costo degli stipendi di un dipendente e si aggiungono benefici che possono davvero aumentare rapidamente. Se sei il proprietario di una società molto piccola e stai cercando di fare da solo il libro paga, il costo del tuo tempo è ancora maggiore.
Se esternalizzi il tuo libro paga, non devi preoccuparti della tua società di elaborazione delle paghe che chiama in malattia o che vuole fare una vacanza o che desidera richiedere un eventuale congedo di maternità che devi pagare. C'è anche la questione della riservatezza quando si tratta di buste paga. Se un dipendente vuole "condividere" quanto sta facendo un collega, ciò può causare un dramma estremo sul posto di lavoro.
Cosa può fare un servizio di gestione stipendi che non posso fare da solo?
Puoi fare tutto ciò che fa un servizio di gestione stipendi, ma c'è una ragione per cui lo fanno come professione. I cambiamenti nel libro paga stanno accadendo TUTTO il tempo come mai prima nella storia del libro paga. Tu, come imprenditore, devi dedicare il tempo necessario per tenere il passo con le modifiche oltre all'elaborazione della busta paga, pagare le imposte sui salari puntualmente, archiviare tutti i rapporti sulle imposte sui salari puntualmente e elaborare gli W-2 alla fine dell'anno. Il tuo tempo non sarebbe meglio speso per far crescere la tua attività?
Quanto è sicura l'informazione?
Le informazioni sui salari dovrebbero essere estremamente sicure e si dovrebbe porre questa domanda durante l'intervista a una società di elaborazione delle buste paga. Chiedere se la compagnia è senza carta sarebbe un'altra grande domanda. È molto meglio non avere documenti in giro con informazioni riservate su di essi, come i numeri di previdenza sociale.
Come faccio a sapere che il servizio sta facendo le cose nel modo giusto? Cosa succede se commettono un errore?
Non sai se il servizio sta facendo le cose correttamente, ma una bandiera rossa enorme sarebbe quando inizi a ricevere comunicazioni da una qualsiasi delle diverse agenzie governative federali o statali.
I moduli delle buste paga per tutto l'anno sono come "quiz" e l'esame finale è il W-2. Gli W-2 DEVONO sommarsi esattamente con tutti i moduli presentati durante l'anno o saranno respinti. Se il servizio di gestione stipendi commette un errore, dovrebbe essere disposto a correggerlo, ma alla fine il proprietario dell'azienda è responsabile. Devi comunque sapere come funziona l' elaborazione delle buste paga e le leggi relative al libro paga e devi monitorare il tuo fornitore di servizi di gestione stipendi.
Quali domande dovrei chiedere a un servizio di gestione stipendi che sto considerando?
- Da quanto tempo sei stato in affari?
- Come faccio a sapere che stai pagando tutte le imposte sui salari ?
- Quanto della responsabilità dell'elaborazione del libro paga fai?
- Quanto è sicura l'informazione?
- Posso chiamare e parlare con una persona reale senza entrare in coda per diversi minuti?
- Se ci sono correzioni sul libro paga, quanto tempo ci vorrà per fare la correzione?
- Quali sono le tariffe per l'elaborazione del libro paga?
Dammi tre motivi per cui dovrei esternalizzare il mio libro paga.
- Tempo!! Prima di tutto ci vuole tempo per stare al passo con tutti i cambiamenti federali e questo non include i requisiti e le modifiche fiscali sui salari statali . Ad esempio, l'Ohio è uno degli stati più difficili da preparare per il libro paga. L'Ohio non solo ha la ritenuta alla fonte, ma può anche avere la tassa municipale, la tassa del distretto scolastico e la tassa comunale. Tutti questi sono basati sull'indirizzo del dipendente in modo che ci sia bisogno di tempo per ricercare ogni dipendente. Ogni stato è diverso e ha requisiti diversi. Ogni datore di lavoro deve essere conforme o possono essere penalizzate sanzioni rigide.
- I soldi!! Il costo di esternalizzare a un servizio non dovrebbe nemmeno avvicinarsi al costo di un dipendente.
- Precisione!! Se il datore di lavoro ha svolto i compiti per la ricerca di un buon servizio di buste paga, dovrebbe avere la tranquillità di sapere che il proprio stipendio viene eseguito in modo accurato in modo da evitare sanzioni e interessi da valutare sul proprio libro paga.
Devo utilizzare un servizio online o una "persona reale dal vivo"?
I servizi online forniscono al software il datore di lavoro per elaborare il libro paga, ma il datore di lavoro deve essere sempre aggiornato con tutte le modifiche. Devono prendersi il tempo necessario per apprendere il processo del servizio online e, se c'è un problema, la busta paga richiede correzioni immediate per mantenere il dipendente soddisfatto.
Chiamare un numero verde non sarebbe attraente per la maggior parte dei proprietari di imprese. Una "persona reale dal vivo" (contabile, contabile o CPA) che puoi conoscere per nome e sentirti a tuo agio è un'opzione molto migliore.
Dovresti avere fiducia nel tuo fornitore di servizi di gestione stipendi per elaborare e prendere l'intero processo del libro paga dalla tua scrivania. Fai quello che sai fare meglio e esternalizza il resto!
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