Come calcolare, pagare, segnalare le tasse sugli stipendi
Le imposte sui salari sono quelle imposte che trattenete dai dipendenti per le imposte sul reddito e FICA (Social Security / Medicare) e pagate come datore di lavoro. Devi riscuotere queste tasse, pagare le tasse all'IRS, fare rapporto sulle tasse pagate e presentare i rapporti sulle imposte sui salari. È inoltre necessario effettuare pagamenti per le tasse di disoccupazione e la copertura di compensazione del lavoratore .
Il processo di imposta sui salari inizia con gli impiegati paganti. Quando si paga dipendenti, è necessario trattenere le imposte sui salari e altre imposte sul lavoro dalla loro retribuzione. Per ogni libro paga, devi tenere traccia delle imposte sui salari che hai detratto, così come mettere da parte i soldi per pagare la tua parte di quelle tasse come datore di lavoro.
Come richiesto dalle agenzie federali e statali, è necessario segnalare le imposte dovute.
Infine, è necessario effettuare pagamenti periodici di tali tasse.
Questo articolo tiene traccia del processo, con suggerimenti per semplificare la procedura.
01 - Preparati per le tasse sui salari prima di assumere il tuo primo dipendente
Avrai bisogno di un numero ID del datore di lavoro , che significa registrarsi con l'IRS. È facile da applicare online e ricevere il numero immediatamente.
Dovrai anche registrarti al tuo stato per le imposte sul reddito e per le tasse di disoccupazione e il risarcimento dei lavoratori. Questa registrazione è con l'ufficio di collocamento statale.
Inoltre, dovrai registrarti come datore di lavoro presso il tuo stato (una registrazione separata).
Tutti questi si riferiscono alle imposte sui salari che devono essere trattenute dai dipendenti o pagate da voi come datore di lavoro.
02 - Quali sono le tasse sui salari?
La distinzione tra le imposte sui salari e le imposte sul lavoro è fonte di confusione. La maggior parte delle persone usa il termine "tasse sui salari" per indicare le tasse associate al libro paga. L'IRS li chiama tasse sull'occupazione.
Le imposte sui salari, in questo articolo, includono diverse tasse:
- Importi trattenuti dalla retribuzione dei dipendenti per le imposte sul reddito dovute dai dipendenti
- Importi trattenuti dalla retribuzione dei dipendenti per la sicurezza sociale e Medicare, che sono
- Corrispondenti alle somme che i datori di lavoro devono contribuire per la sicurezza sociale e Medicare.
- Imposte addizionali pagate dai datori di lavoro (non dipendenti) per i fondi di disoccupazione e il risarcimento dei lavoratori.
Le imposte sui salari sono denominate "tasse sui fondi fiduciari", perché sono detenute in trust per il proprietario (l'IRS e l'amministrazione della sicurezza sociale).
03 - Qual è la mia responsabilità come datore di lavoro per le imposte sui salari?
I datori di lavoro sono responsabili di:
- Raccolta di documenti fiscali sui salari appropriati dai dipendenti a noleggio e altre volte
- Calcolare correttamente le imposte sui salari e trattenerli dalla retribuzione dei dipendenti
- Pagare le imposte sui salari all'IRS e ad altre autorità fiscali
- Archiviare i rapporti sulle imposte sui salari in modo tempestivo.
Questi articoli ti aiuteranno con il lavoro di calcolo, trattenuta, pagamento e deposito delle imposte sui salari.
04 - Come posso calcolare le detrazioni fiscali sui salari?
La tua prima responsabilità come datore di lavoro è calcolare la ritenuta per le imposte sui salari - imposta sul reddito federale, imposte FICA (Social Security / Medicare) e imposte sul reddito statale. Questo articolo ti spiega come eseguire questi calcoli.
05 - Quando le imposte sul libro paga devono essere pagate all'IRS?
Le imposte sui salari che hai incassato sono pagate all'IRS semestralmente o mensilmente , in base all'importo totale delle imposte sui salari dovute. Se hai solo pochi impiegati e una piccola responsabilità fiscale sui salari, paghi mensilmente; se hai molti dipendenti e una maggiore responsabilità fiscale sui salari, pagherai semestralmente. Ulteriori informazioni su come determinare quando si effettuano i pagamenti delle imposte sui salari in questo articolo.
06 - Come vengono pagate le tasse sui salari all'IRS?
Le imposte sui salari sono pagate all'IRS (che distribuisce le informazioni di previdenza sociale / Medicare all'Amministrazione della sicurezza sociale. Questi depositi delle imposte sui salari devono essere effettuati per via elettronica.
07 - Come e quando vengono registrati i rendiconti sulle imposte sui salari?
È necessario presentare un rapporto ogni trimestre con l'IRS sul modulo 941 - Dichiarazione dei redditi federali trimestrali del datore di lavoro. Questo ritorno mostra:
- L'importo che hai raccolto per la ritenuta d'imposta sui redditi da parte dei dipendenti
- L'importo che hai raccolto per FICA (Social Security / Medicare) dai dipendenti,
- L'importo totale dovuto per FICA (compresa la parte del datore di lavoro di questa imposta)
È inoltre necessario includere gli importi depositati (mensili o semestrali) per queste imposte sui salari. Se i tuoi depositi sono inferiori all'importo dovuto, devi pagare l'IRS. Il modulo 941 è complesso; prenditi del tempo per leggere i dettagli in questo articolo.
08 - Come faccio a impostare un sistema di gestione stipendi per assicurarmi di non dimenticare nulla?
Se vuoi fare il tuo libro paga, devi prendere tutte queste informazioni e impostare un sistema, dalla A alla Z, iniziando con quei nuovi moduli di assunzione, e includendo i dipendenti paganti, inviando rapporti e pagamenti a federale e stato agenzie. Questo articolo ti guiderà attraverso i passaggi.