Alloggio per i dipendenti che lavorano all'estero
Alloggio per i dipendenti: deducibile per il tuo business?
Se si paga per l'alloggio per i dipendenti, questa spesa è solitamente considerata deducibile dalle tasse come datore di lavoro come spesa aziendale .
Cioè, puoi includere questi costi nella dichiarazione dei redditi aziendali se puoi dimostrare che sono direttamente correlati.
Alloggio dei dipendenti: tassabile per i dipendenti?
I benefici per i dipendenti sono quasi sempre tassabili per il dipendente, perché fanno parte del reddito del dipendente. Per alcuni vantaggi, tuttavia, ci sono alcuni modi in cui il vantaggio può essere non tassabile (l'IRS li chiama "esclusi").
I sussidi per l'alloggio dei dipendenti possono essere esclusi se queste tre condizioni sono soddisfatte (tutte):
1. L'alloggio è fornito nei locali commerciali del datore di lavoro. Per un lavoratore domestico, la tua casa sarebbe la sede di lavoro.
2. L'alloggio è fornito per comodità del datore di lavoro. È necessario disporre di una "ragione aziendale sostanziale" per dare l'alloggio, non solo come un modo per dare al dipendente una paga aggiuntiva.
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3. Il dipendente deve accettare l'alloggio come condizione di impiego. Una condizione di impiego, chiamata anche termini di lavoro, è qualcosa che il dipendente e il datore di lavoro accettano all'inizio del rapporto di lavoro.
Entrambe le parti accettano di rispettare questi termini. In questo caso, è necessario richiedere ai dipendenti di vivere nella proprietà aziendale in modo che possano "svolgere correttamente i propri compiti". Questa condizione potrebbe riguardare un dipendente che deve essere sul posto in qualsiasi momento o quando la proprietà si trova in una posizione remota.
Alcuni esempi di alloggi che soddisfano i criteri e non sono tassabili per il dipendente:
- Impiegati di pesca che vivono su un'imbarcazione fornita dalla compagnia
- Un impiegato edile che lavora in un luogo remoto che non ha altri alloggi disponibili
- Una bambinaia dal vivo che deve prendersi cura dei bambini a tutte le ore
Un esempio di alloggio che è tassabile è se si dà un dipendente un posto dove stare o offrire un assegno di alloggio perché hanno un lungo pendolarismo. Questa non è una condizione di impiego. La condizione del requisito del lavoro indica che il dipendente non può svolgere il proprio lavoro senza rimanere nella proprietà.
Alloggio e pasti
Se i pasti non sono disponibili per i dipendenti che vivono nella tua proprietà, i pasti per i dipendenti che sono forniti sulla tua proprietà aziendale e sono per tua comodità sono anche esclusi dalle tasse. Ha senso che se offri un alloggio su questa base, dovrai dare anche i pasti ai dipendenti.
Restrizioni sulle prestazioni abitative
Oltre ai tre criteri di cui sopra, ci sono altri motivi per cui i pagamenti per l'alloggio dei dipendenti potrebbero essere tassabili per i dipendenti.
- L'alloggio dei dipendenti non può essere incluso in un piano di benefici mensa per i dipendenti.
- Se si paga ai dipendenti un'indennità di alloggio o si consente al dipendente di pagare una quota extra invece di provvedere all'alloggio, è considerato tassabile, anche se l'alloggio in loco è una delle opzioni.
- L'alloggio come parte di un sussidio educativo è considerato tassabile per il dipendente.
Che dire delle abitazioni dei dipendenti all'estero?
Gli stessi requisiti devono essere soddisfatti per i dipendenti che lavorano all'estero . Il valore dell'immobile del dipendente deve essere (a) presso la sede della tua attività, (b) per la comodità della tua azienda, e (c) il dipendente deve accettare l'alloggio come condizione di impiego.
Soddisfare le qualifiche
L'IRS considera ciascuna di queste situazioni caso per caso. In ciascun caso, i tre fattori vengono esaminati e l' IRS stabilisce che il sussidio per l'alloggio è o non è tassabile per il dipendente.
Come posso mostrare il valore del beneficio abitativo di un dipendente?
Se il sussidio per l'alloggio non soddisfa i criteri sopra indicati, deve essere incluso nel reddito del dipendente per il reporting fiscale. Dovrai includere questo valore sul modulo W-2 annuale del dipendente nel Box 1.
Utilizzare il valore equo di mercato del costo per determinare l'importo.
Qualsiasi importo pagato dall'impiegato per l'affitto o il costo dell'alloggio viene detratto dall'importo W-2. Questo beneficio è soggetto alle imposte sul reddito e alle imposte FICA (Social Security and Medicare) e deve essere incluso nel W-2 nella casella 3 (salari della previdenza sociale) e nella casella 5 (salari di Medicare). Se non si include un importo per questo vantaggio sullo stipendio del dipendente, assicurarsi di far sapere al dipendente il valore, in modo che possa pianificare questa imposta aggiuntiva al momento dell'imposta.
Per maggiori informazioni:
L'IRS discute l'alloggio dei dipendenti in diverse pubblicazioni:
- Pubblicazione 15-B: Guida fiscale del datore di lavoro ai vantaggi accessori
- Pubblicazione 525: reddito imponibile e non tassabile