Prendendo queste deduzioni per i pasti e l'intrattenimento è un processo in tre fasi:
In primo luogo, è necessario verificare che tali spese siano spese aziendali legittime.
Alcune di queste spese sono deducibili, mentre altre potrebbero non esserlo. Spiegherò di più su cosa è deducibile e cosa no.
In secondo luogo, è necessario disporre dei documenti per eseguire il backup della detrazione. Non è necessario includere questi documenti nella dichiarazione dei redditi aziendale, ma saranno necessari in caso di verifica.
Infine, è necessario determinare se è possibile prelevare l'intero importo a titolo di detrazione o se gli importi sono soggetti alla "regola del 50%", che limita la detrazione al 50%.
Ecco i dettagli:
Come dedurre le spese di pasto
Puoi detrarre il 50% dei costi per i pranzi di lavoro, sia che tu stia semplicemente andando a pranzo con un cliente o viaggiando fuori città. I due modi per determinare i costi del pasto sono:
- Costi effettivi per i pasti
- Utilizzare la quantità di pasti IRS standard
Con entrambi i metodi, è necessario conservare le ricevute e tenere traccia dei costi effettivi. È possibile trovare l'assegno alimentare standard (denominato tasso "Pasto e spese accessorie" (M & IE) per la maggior parte delle principali città degli Stati Uniti nella Pubblicazione IRS 1542 (Per Diem Rates) (PDF)
Come dedurre le spese di intrattenimento
Se intrattieni clienti o clienti, puoi detrarre fino al 50% di questi costi. Assicurati di tenere un buon registro su chi era presente, le date e gli orari e le ragioni per le discussioni di intrattenimento e di business che hanno avuto luogo.
Ulteriori linee guida su Deducings Meals e Entertainment Spese
- Le spese devono essere spese aziendali "ordinarie e necessarie"
- Le spese devono soddisfare uno dei due test:
- Il test direttamente correlato si applica se è possibile dimostrare che lo scopo principale dell'attività era business. Ad esempio, se si incontrano i clienti nel proprio ufficio, le spese per i pasti durante la riunione probabilmente soddisfano il test "direttamente correlato".
- Il test associato si applica se la spesa è associata (insieme a, in concomitanza con) a una discussione aziendale "sostanziale". Ad esempio, se hai un incontro con i clienti in un ristorante e poi porti i clienti a teatro, questo potrebbe soddisfare il test "associato".
Sono inclusi nel limite del 50%:
Tasse e suggerimenti relativi a un pasto aziendale o attività di intrattenimento,
Spese di copertura per l'ammissione a una discoteca,
Affitto pagato per una stanza in cui si tiene una cena o un cocktail party, e
Importi pagati per il parcheggio in un'arena sportiva.
Spese per pasti ed intrattenimento NON soggetti al limite del 50%
È possibile detrarre i pasti forniti ai dipendenti. Se il cibo o le bevande che fornisci ai dipendenti sono considerati un beneficio de minimis (cioè, sono piccole somme fornite occasionalmente), non sei limitato al 50%. È possibile detrarre l'intero costo. Esempi di alimenti e bevande de minimis per i dipendenti potrebbero essere il caffè e le ciambelle durante una riunione del personale o una pizza occasionale se i dipendenti devono lavorare fuori orario.
Il limite di detrazione per i pasti è discusso nel capitolo 2 della Pubblicazione IRS 535 - Spese aziendali. Se le spese non sono considerate de minimis , sono soggette alla regola del 50%.
Alcune spese per i pasti e l'intrattenimento possono essere completamente detratte. Cioè, la tua detrazione non deve essere limitata al 50% su queste attività:
- Ad un evento per promuovere la buona volontà nella comunità , come sponsorizzare un evento comunitario.
- Ad un evento in cui il ricavato viene devoluto a un'organizzazione caritatevole (accertarsi che l'ente di beneficenza risponda alle qualifiche IRS)
- Se il pasto o l'intrattenimento è una parte essenziale della funzione aziendale , come con un critico del ristorante, un food blogger o un reporter sportivo.
- Per i pasti per i dipendenti, a discrezione del datore di lavoro (come nel caso in cui i dipendenti devono fare gli straordinari), o per un evento occasionale, come il picnic annuale dei dipendenti.
Le spese per i pasti e l'intrattenimento non possono essere detratte
Non è possibile detrarre i costi dei pasti e l'intrattenimento per motivi personali durante il viaggio. Se il viaggio è "principalmente" aziendale, la maggior parte delle spese saranno considerate come spese aziendali. Se il viaggio è "principalmente" personale e si svolgono attività aziendali minime, solo i costi direttamente correlati all'attività commerciale condotta dall'utente possono essere deducibili.
Dove mostrare queste spese sulla tua dichiarazione dei redditi aziendali
- Per i proprietari unici e le società con un unico socio, mostrare queste spese nella sezione "Spese" della Tabella C. La linea 24b è il luogo in cui inserire i pasti detraibili e le spese di intrattenimento. Inserisci qui l'importo del 50%.
- Per le partnership e le società con più soci, mostra queste spese nella sezione "Deduzioni" del modulo 1065
- Per le società, mostra queste spese nella sezione "Deduzioni" del modulo 1120 .
- È possibile utilizzare le tariffe giornaliere per calcolare le spese di viaggio negli Stati Uniti, in base alla pubblicazione IRS 1542-Per le tariffe Diem. Questa pubblicazione elenca le tariffe giornaliere per la maggior parte delle principali città negli Stati Uniti e aggiorna periodicamente tali tassi.
- Si noti che la limitazione del 50% si applica anche all'assegno alimentare standard Quando si elencano tutti i costi del pasto nella riga appropriata nella Tabella C, ad esempio, viene applicato il limite del 50%, in modo che il totale di tutti i costi del pasto sia ridotto di 50 %.
Per ulteriori informazioni sulle spese di lavoro e di intrattenimento, consultare la Pubblicazione IRS 463, Capitolo 2.
Conservazione dei registri sui pasti aziendali e sulle spese di intrattenimento
Poiché queste spese si verificano spesso durante il viaggio, potrebbe essere difficile mantenere buoni record, ma è importante registrare tutti i dettagli relativi allo scopo commerciale di tali spese. Annota lo scopo commerciale sulle ricevute, usa un'app o scatta foto delle ricevute e archivia tutte le ricevute in modo che tu possa mostrarle in caso di una verifica.
Disclaimer Questo articolo presenta informazioni generali e non deve essere inteso come consulenza fiscale o legale. Fare riferimento alle pubblicazioni IRS e discutere eventuali detrazioni fiscali con il proprio preparatore fiscale.