Il numero di anni è diverso in Canada e negli Stati Uniti
Risposta:
Ai fini fiscali, è necessario conservare le dichiarazioni dei redditi e altri documenti aziendali per sei anni nel caso in cui l'Agenzia delle Entrate del Canada (CRA) decida di rivedere le dichiarazioni dei redditi e / o di verificare la propria piccola impresa. ( Non voglio un Audit CRA? Evitare questi 10 Red Flags .) Questo include i registri in formato cartaceo o elettronico e dovrebbe includere tutta la documentazione di supporto per il reddito e le richieste di rimborso delle spese.
Per le dichiarazioni dei redditi degli Stati Uniti, "conserva i record per tre anni dalla data in cui hai archiviato il tuo rendimento iniziale o due anni dalla data in cui hai pagato la tassa, se successiva, se richiedi un credito o un rimborso dopo aver inviato il tuo reso. record per sette anni se si presenta un reclamo per una perdita da titoli senza valore o detrazione di crediti inesigibili "(IRS).
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Quali spese aziendali possono essere dedotte?
In realtà, l'Agenzia delle Entrate del Canada (CRA) afferma che "se si registra il proprio ritorno in tempo , conservare i propri documenti per un minimo di sei anni dopo la fine dell'anno fiscale a cui si riferiscono" (corsivo aggiunto). Tuttavia, i sei anni sono dalla fine del periodo per il quale è stata presentata la dichiarazione dei redditi, quindi per una dichiarazione dei redditi presentata nel 2015 è necessario conservare i registri fino al 31 dicembre 2021 (un giorno meno di sette anni). La maggior parte delle aziende conserva i propri documenti per sette anni per evitare confusione.
Se i tuoi registri sono in formato elettronico devono essere disponibili in un formato leggibile dal CRA. Per ulteriori informazioni sui requisiti di tenuta dei registri elettronici, consultare la circolare CRA IC05-1R1 Conservazione dei registri elettronici.
L'IRS può accettare registrazioni contabili elettroniche dai programmi di contabilità più diffusi e può richiederle al fine di ridurre la carta stampata e ridurre la necessità di richieste di follow-up.
Cosa devo fare se chiedo un giudizio fiscale?
Per le dichiarazioni dei redditi canadesi, il CRA avverte inoltre che se ha presentato un'obiezione o ricorso in materia fiscale , è necessario conservare i registri fino a quando il problema non è risolto e fino a quando non è scaduto il termine per la presentazione di un ulteriore ricorso (che potrebbe significare tenere registri per un particolare anno fiscale più lungo di sei anni).
Lo stesso vale quando si appella un giudizio fiscale degli Stati Uniti: conservare tutti i registri fino al completamento del processo di ricorso.
Si noti inoltre che quando si appella un giudizio fiscale oltre a conservare copie di tutta la corrispondenza cartacea, è inoltre necessario conservare registrazioni scritte di ogni riunione o conversazione telefonica con funzionari delle imposte, tra cui la data, l'ora e l'argomento della conversazione. Mantenere registrazioni approfondite aumenterà le probabilità di successo di un ricorso.
Posso ottenere un'eccezione alla regola dei sei anni?
Se si desidera smaltire i documenti aziendali in Canada prima che il periodo minimo di sei anni sia scaduto, è necessario ottenere il permesso scritto dal direttore dell'ufficio dei servizi fiscali. Il modulo da utilizzare per questo è T137, Request For Destruction of Books and Records. La Canada Revenue Agency può o meno concedere un'eccezione. Se distruggi documenti cartacei o elettronici prima di sei anni senza il permesso del CRA, potresti essere oggetto di procedimento giudiziario.
Si noti che l'agenzia di registrazione può anche richiedere che alcuni o tutti i record vengano conservati per un ulteriore periodo di tempo.
Cosa succede se chiudo la mia attività ?
Se la tua azienda non è incorporata (ad es. È una ditta individuale o una partnership ), devi anche conservare i tuoi documenti per sei anni dalla fine dell'ultimo anno fiscale. Un'impresa incorporata deve conservare i documenti per due anni dalla data di scioglimento della società.
Cosa succede se i miei record vengono persi, rubati o distrutti (da fuoco, inondazioni, ecc.)?
Se hai richiesto le detrazioni ma non puoi produrre la documentazione di supporto appropriata quando richiesto dal CRA o dall'IRS, è probabile che le tue richieste vengano negate. Se i registri sono stati rubati o distrutti da un atto di Dio, o se puoi fornire prove del furto o della distruzione, come fotografie del danno, copie di rapporti di polizia o di fuoco, ecc.
la CRA / IRS potrebbe considerare le sue affermazioni in modo più favorevole. Tuttavia, quando chiedono detrazioni l'onere della prova è sul contribuente .
È tua responsabilità prendere tutte le misure ragionevoli per garantire che i tuoi libri e registri cartacei / elettronici siano salvaguardati , sia conservati nei tuoi locali commerciali o da terzi (come un contabile o un contabile). Le copie di backup devono essere realizzate e conservate in un luogo sicuro o (per i documenti elettronici) su supporti di backup o su cloud storage.
Se non si dispone di copie di backup, è necessario fare ogni sforzo per ricostruire i propri record contattando banche, società di carte di credito, fornitori, ecc. Per copie dei propri archivi. È inoltre possibile richiedere l'assistenza di un avvocato fiscale per negoziare con il CRA o IRS.
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