Padroneggia il tuo sistema di archiviazione!
Prendendo il tempo per organizzare il tuo sistema di archiviazione è fondamentale. Mentre tutti amerebbero avere un ufficio senza carta , la realtà è che molte piccole imprese hanno ancora la necessità di archiviare documenti cartacei come fatture , ricevute , ecc. Ed essere in grado di recuperarli facilmente quando necessario.
Archiviare correttamente le ricevute è particolarmente importante; un sistema di archiviazione inesistente o disordinato può aggiungere giorni di sforzi extra in termini di imposte sul reddito in quanto non si vuole perdere le detrazioni fiscali a causa di mancate ricevute.
E se la tua azienda è soggetta a una verifica e non sei in grado di produrre i documenti richiesti a supporto delle tue spese, le tue richieste saranno probabilmente respinte e la tua dichiarazione dei redditi sarà rivalutata .
Come proprietario di una piccola impresa , è necessario essere in grado di operare alla vostra scrivania in modo rapido e semplice . Sebbene impostare un sistema di archiviazione cartacea suona difficile, è un compito relativamente facile che può essere facilitato da alcuni suggerimenti e trucchi di archiviazione.
Come organizzare il tuo sistema di archiviazione
(1) Siediti alla tua scrivania per qualche minuto e scopri dove cercherai istintivamente le cose.
Ho un cassetto a destra della mia workstation. Quando ho creato il mio sistema di archiviazione per la prima volta, non avevo niente al suo interno. Quando cercavo penne, fermagli o graffatrice, era il primo posto in cui avrei guardato, anche se sapevo che era vuoto. Quindi, naturalmente, ho messo le penne, le graffette e la pinzatrice in quel cassetto. Per me, era la casa naturale per quegli oggetti.
Ognuno si avvicinerà a questo in modo diverso e ciò che funziona per una persona potrebbe non funzionare per un'altra. Prenditi qualche minuto per sederti nel tuo spazio di lavoro principale e raggiungere apparecchiature, materiali di consumo e file. Ciò ti aiuterà a stabilire il posto ideale per archiviare questi oggetti per te personalmente.
(2) Ora che sapete dove cercherete naturalmente le informazioni, dovete determinare se un sistema di archiviazione alfabetico, numerico o soggetto funzionerà meglio per voi.
Come organizzerai i tuoi documenti in categorie di deposito (es. Spese, finanziario, marketing )?
Come si trovano documenti cartacei relativi alle spese aziendali come estratti conto bancari, bollette di utenza, ricevute spese di ufficio, registri di chilometraggio del veicolo , ecc.? Per quanto riguarda le informazioni sui clienti : cerchi le cose in base al nome del cliente? Per numero di riferimento? Questo è un passaggio fondamentale, in quanto determinerà il modo in cui definirai il tuo sistema di archiviazione. Dopo aver determinato quali categorie verranno utilizzate, decidere se è necessario andare oltre e creare sottocategorie. Fallo prima di acquistare qualcosa per il tuo sistema di archiviazione.
(3) Successivamente, determinare approssimativamente le esigenze di archiviazione.
Hai un numero elevato di file a cui accedi ogni giorno? Accedi ai tuoi file solo settimanalmente? Le risposte determineranno se è necessario un supporto per file desktop, un armadietto con due cassetti vicino alla scrivania o un armadietto laterale a quattro cassetti nella stanza.
Scegli attentamente. Consentire la crescita quando si guardano gli schedari: comprare qualcosa per ospitare il doppio dei file che si pensa di avere ora. Questo limiterà il numero di volte che dovrai ricorrere e riorganizzare il tuo sistema di archiviazione.
(4) Investire in un buon sistema di etichettatura per chiarezza e facile accesso.
Essere in grado di leggere le etichette dei file sembra ovvio, ma la chiarezza nell'etichettatura ti farà risparmiare più tempo di archiviazione di quanto tu possa immaginare.
La maggior parte delle aziende che producono etichette forniscono modelli che si integrano con il software di elaborazione testi più diffuso. Si consiglia di prendere in considerazione uno dei sistemi di creazione di etichette di piccole dimensioni che ora possono anche stampare singole etichette postali. Gli oggetti che svolgono il doppio lavoro sono di solito un investimento saggio.
(5) Ora sei pronto per acquistare cartelle di file.
Il miglior investimento è acquistare cartelle sospese colorate (assicurati che le linguette in plastica siano incluse) e semplici cartelle di file manila. Le cartelle appese colorate sono le migliori per due motivi:
- sono facilmente disponibili
- rendono facile riconoscere le categorie
Ad esempio, se metti tutti i tuoi file client in cartelle sospese gialle, informazioni finanziarie in cartelle blu e qualsiasi cosa relativa al marketing in cartelle rosse, puoi facilmente vedere approssimativamente dove dovresti cercare un particolare file.
Semplice è il migliore
Il principio KISS si applica alla creazione di un sistema di archiviazione facile da usare e facile da coltivare. Keep It Simple Sweetheart! Le ampie categorie di soggetti ti permetteranno di aggiungere facilmente nuovi file man mano che cresci e elimineranno la necessità di aggiornare o riorganizzare il tuo sistema di archiviazione su base regolare.
Inoltre, semplificare l'integrazione dei file cartacei e digitali come parte del tuo sistema di gestione dei documenti complessivo.
Vai senza carta dove possibile
Se stai cercando di rendere più ecologica la tua attività e passare a un "ufficio senza carta", puoi scansionare le ricevute di spesa e archiviarle con le tue altre informazioni di contabilità digitale. Alcune delle più recenti applicazioni software di contabilità basate su cloud facilitano questa operazione disponendo di app mobili che consentono di scattare una ricevuta di spesa per il cellulare e registrarla al volo (vedere Il miglior software di contabilità per le piccole imprese canadesi ).
Tieni presente che le copie cartacee o le immagini digitali delle ricevute di spesa sono generalmente accettabili per l'Agenzia delle Entrate del Canada (CRA), a condizione che siano chiaramente leggibili. In caso contrario, la CRA potrebbe richiedere di vedere i documenti cartacei originali durante una verifica o una richiesta di documentazione di routine, quindi gli originali dovrebbero essere sempre conservati per il tempo prescritto. (Vedi Per quanto tempo devo conservare i miei documenti aziendali? Per ulteriori informazioni.)