Uno sguardo ai pro e contro di un ufficio senza carta
Ecco uno sguardo ai pro e ai contro di un ufficio senza carta per aiutarti a decidere se andare senza carta è una decisione intelligente per la tua piccola impresa.
I professionisti di un ufficio senza carta
1. Rispetto per l'ambiente - Secondo il Daily Green , la carta rappresenta il 25% dei rifiuti di discarica e, se gli Stati Uniti tagliano la carta dell'ufficio solo del 10%, impedirebbero l'emissione di 1,6 milioni di tonnellate di gas serra. E questo è solo per la carta, non tenendo conto della produzione e dello smaltimento delle cartucce d'inchiostro e dell'energia utilizzata dalle stampanti. Passare senza carta è una decisione rispettosa dell'ambiente.
2. Conveniente - Proprio come ci sono i vantaggi di un ufficio senza carta per l'ambiente, ci sono anche benefici per il budget di piccole imprese. Pensa a quanto spendi ogni mese su carta, inchiostro, spese di spedizione e altre forniture che supportano un ufficio cartaceo. Quindi, considera lo spazio necessario per archiviare tutte le tue forniture fisiche e i documenti effettivi. Può essere piuttosto costoso. Nel corso del tempo, la mancanza di supporti cartacei potrebbe comportare enormi risparmi per la tua piccola impresa.
3. Accesso facilitato - Essendo senza carta, tutti i tuoi documenti importanti sono digitalizzati. Puoi eseguirne il backup sul cloud o accedervi tramite un'applicazione desktop remota, offrendoti la possibilità di lavorare da un ufficio mobile o ovunque, in qualsiasi caso, e rimanere produttivi.
4. Organizzazione dei file - Se hai mai perso tempo a mescolare un classificatore disorganizzato o pile di carta per trovare quello che stai cercando, sai come gestire i documenti cartacei ingombranti.
Quando crei un ufficio senza carta, crei un file system digitale che è più facile da organizzare, cercare e modificare nel tempo. Ciò rende quello che un tempo era un processo doloroso per trovare un documento facile come condurre una ricerca.
I contro di un ufficio senza carta
1. Errore di sistema - Il digitale può essere un accesso rapido, ma significa anche una perdita rapida. Considera cosa succederebbe a tutti i tuoi documenti aziendali che vengono salvati localmente sul tuo computer in caso di arresto anomalo del tuo sistema. Potresti perdere tutto. È importante che tutte le piccole imprese, e in particolare quelle senza carta, dispongano di un sistema per il backup e la protezione dei dati fuori sede.
2. Sicurezza - I file digitali non possono essere protetti da un blocco su un archivio di file o sulla porta dell'ufficio, quindi la sicurezza dei documenti e delle informazioni sensibili è una seria preoccupazione per gli uffici senza carta. Le soluzioni includono la crittografia, i server locali e l'accesso limitato, tutti i quali hanno i propri costi e benefici. Inoltre, è importante considerare la natura di alcune aziende e la sensibilità dei materiali gestite quotidianamente (pensate al vostro commercialista) semplicemente non prestate ad andare senza carta.
3. Rinnovare i processi - Parte della transizione verso un ufficio privo di supporti cartacei implica la revisione di tutti i processi operativi correnti e la ricerca di alternative adeguate.
Ad esempio, potrebbe essere necessario iniziare a utilizzare un servizio di firma elettronica, servizi di fatturazione e pagamento online e altre applicazioni che sostituiscono la necessità di documenti fisici. Tutto il tuo staff dovrà anche essere addestrato nel nuovo sistema una volta installato.
4. Tempo Intensivo - L'andare senza carta non è un processo notturno; ci sono molti fattori da considerare. Ci vuole tempo per considerare tutte le implicazioni di lasciare il mondo della carta alle spalle, e altrettanto a lungo per implementare tutte le modifiche alle tue operazioni che supportano l'essere senza carta.
La decisione di diventare senza carta è una che varia da azienda ad azienda, e non è certamente una decisione universale che è giusta per ogni azienda. La parte più importante del prendere la decisione di andare senza carta sta facendo la tua ricerca in modo da poter decidere se i benefici superano le sfide.
Quindi, crea un processo sistematico che ti consenta non solo di essere privo di supporti cartacei, ma anche di migliorare la tua produttività allo stesso tempo.