Gli ordini arretrati sono cattivi. Ecco come eliminarli.
Se hai ordini di ritorno, significa che i tuoi clienti ti stanno aspettando per spedire loro gli ordini. Un altro modo per dirlo è: i tuoi clienti sono in attesa di pagarti.
Portare a zero i tuoi ordini arretrati è un ottimo modo per ottimizzare le entrate. La buona notizia è che ci sono solo tre cose che devi fare per portare i tuoi ordini a zero e tenerli lì.
- Gestione della domanda dei clienti
- Gestione interna del throughput
- Gestione dei tempi di consegna dei fornitori
È piuttosto semplice, davvero. Cosa vogliono i clienti, quando lo vogliono e quanto tempo mi ci vuole per consegnarli a loro?
E anche se non puoi avere il controllo del cento per cento su quei tre piloti, con abbastanza pratica, puoi capirli abbastanza per evitare ordini arretrati.
Gestione della domanda dei clienti
A meno che tu non sia Apple o la National Football League, probabilmente non puoi dire ai tuoi clienti cosa darai loro e quando lo darai. Il resto di noi deve capire come offrire ciò che vogliono i nostri clienti, quando i nostri clienti lo vogliono.
I tuoi clienti ti inviano molti segnali per farti sapere cosa vogliono e quando lo vogliono. Uno di questi segnali è un ordine. Questi sono i segnali migliori, perché questo ti dice che il tuo cliente è disposto a darti dei soldi in cambio del tuo prodotto.
Altri segnali includono previsioni (in genere non vincolanti) e altre informazioni di business che possono essere ricavate da e-mail, telefonate e incontri faccia a faccia.
Puoi anche lavorare per prevedere la domanda dei tuoi clienti analizzando le spedizioni storiche effettive, il panorama competitivo, la stagionalità e eventuali promozioni di marketing o vendite che avranno un impatto sulla domanda.
Il tuo cliente non ha sempre ragione
In contrasto con il vecchio adagio sull'infallibilità del cliente, il tuo cliente non ha sempre ragione. E, nelle giuste circostanze, probabilmente apprezzeranno il fatto che tu glielo dica.
Se il cliente effettua un ordine e desidera che l'ordine venga spedito entro tre giorni, ma sai che il tuo tempo di consegna è di tre settimane, questa è l'occasione per far sapere loro che hanno messo la data di spedizione sbagliata sul loro ordine.
Se non lavori con il cliente in modo che conoscano i tuoi tempi di consegna, stai richiedendo ordini arretrati. Nell'esempio sopra, se accetti l'ordine del cliente con la data di richiesta "spedisci entro tre giorni" e sai che non puoi spedirlo per tre settimane, quell'ordine diventerà un ordine arretrato quando il terzo giorno si fermerà fino a quando lo spedisci
E allora?
Se avessi lavorato con il tuo cliente in modo che comprendesse i tuoi tempi di consegna, il tuo cliente avrebbe probabilmente effettuato l'ordine con il lead time di tre settimane. Avrebbero fatto ciò in due modi, avrebbero accettato il tuo push-out a tre settimane o avrebbero piazzato il loro ordine di acquisto due settimane e quattro giorni prima. I tuoi clienti vogliono capire i loro fornitori e tu puoi gestire le loro aspettative aiutandoli a gestire la loro domanda .
Gestione interna del throughput
Sai che Dave nel tuo dipartimento di ricevimento ha una consegna da uno dei tuoi fornitori. E sai che Wendy nel servizio clienti ha un ordine da un cliente che vuole ciò che Dave ha appena ricevuto.
Sai quanto tempo ci vorrà per la spedizione di Scott per ottenere quel prodotto fuori dalla porta e soddisfare l'ordine di Wendy?
La cosa bella di Internal Throughput Management è che è il driver per gli ordini arretrati di cui hai il massimo controllo.
Se non sai quanto tempo impiega Dave a mettere a magazzino la consegna, in modo che Wendy possa rilasciare l'ordine per la spedizione di Scott - allora dovresti.
Fai diversi studi per misurare il tempo di throughput interno. Puoi mettere Post-It sul muro dell'ufficio o mapparlo su una lavagna, ma capisci ogni minuto, ogni secondo del tuo processo.
Avere questa conoscenza a portata di mano aiuta a eliminare gli ordini arretrati perché saprai esattamente quando puoi spedire un prodotto, anche uno che si trova su uno dei tuoi scaffali di magazzino.
Non promettere di spedire qualcosa domani se sai che ci vogliono 48 ore per spedire un ordine fuori dalla porta.
E, naturalmente, il passo successivo è la rasatura dei secondi, poi dei minuti, poi delle ore e poi dei giorni di pausa del tuo tempo di throughput interno .
Gestione dei tempi di consegna dei fornitori
Se il cliente ordina il prodotto A da te, ma non hai il prodotto A in magazzino, allora sai che devi ottenere un prodotto A. Diciamo che il prodotto A proviene dal fornitore X. Quanto tempo ci vuole per ottenere il prodotto A dal fornitore X?
Questo è il tuo tempo di consegna del fornitore. Il Fornitore X potrebbe dirti che il loro tempo di consegna è di sei settimane, ma hai ordinato il Prodotto A da loro abbastanza a lungo da sapere che ci vogliono veramente otto settimane affinché il Prodotto A si presenti.
La gestione di tale lead time è fondamentale per l'eliminazione degli ordini dei clienti. Se il tuo cliente desidera il Prodotto A in cinque settimane, ma sai che ci vorranno otto settimane per ottenerlo, devi gestire le aspettative dei clienti (e aiutarle a effettuare gli ordini in tempo) e lavorare con Fornitore X per migliorare i tempi di consegna .
Perché ci vogliono otto settimane per ricevere il prodotto A?
- Una settimana: il fornitore acquisisce le materie prime
- Due settimane: il fornitore produce il prodotto A
- Una settimana: il fornitore ispeziona il prodotto A
- Una settimana: lo spedizioniere prepara la spedizione / documentazione doganale
- Tre settimane: transito al tuo Dave, alla tua porta
La riduzione dell'ordine del cliente può trarre vantaggio dalla conoscenza dei processi del fornitore. I vostri clienti trarranno vantaggio da un lead time di sei settimane invece di un lead time di otto settimane? Questa riduzione di due settimane potrebbe aiutarli a gestire il loro inventario e effettuare ordini in modo più tempestivo?
Come puoi ridurre i tempi di consegna del fornitore di due settimane? Ci sono materie prime che possono immagazzinare per salvarle una settimana? Ci vuole davvero una settimana per ispezionare il prodotto A o la maggior parte del tempo trascorso in coda? È possibile eseguire ispezioni in-process che potrebbero favorire l'efficienza della produzione e dell'ispezione? Lo spedizioniere può preparare la documentazione in parallelo con altre attività di produzione e spedizione?
A volte tutto ciò di cui ha bisogno è un occhio critico per trovare il frutto basso appeso a strappare dai tempi di consegna del vostro fornitore.
Ottimizzando i tuoi lead time interni e lavorando con i tuoi clienti sulla loro domanda , puoi lavorare per portare i tuoi ordini a zero.
Ricorda, gli ordini arretrati sono il risultato di ordini non spediti in tempo - e gli ordini non vengono spediti in tempo quando la domanda e i tempi di consegna non sono gestiti correttamente.