5 modi per ridurre il tempo impiegato per archiviare
Ma sfortunatamente, lo odiamo o meno, quando gestisci una piccola azienda, devi fare il deposito, o troverai presto la scrivania che crolla sotto il peso di tutta la carta che continua ad accumularsi. Cosa c'è da fare per chi odia il deposito?
Ci sono due approcci al problema che potrebbero aiutare.
Puoi provare a rendere il tuo tempo il più breve possibile (un metodo che ho quasi perfezionato in anni di gestione di un ufficio) o rendere il tuo tempo di archiviazione il più divertente possibile (qualcosa che continuo a cercare di realizzare). Diamo un'occhiata ai suggerimenti per ridurre la quantità di tempo che impieghi per la prima volta in archivio.
Distruggi e ricicla quando possibile
La prima domanda su qualsiasi pezzo di carta che ti sta guardando in attesa di essere archiviata è: "Questo documento deve essere archiviato?"
Molti dei documenti che arrivano per posta possono andare direttamente nel trituratore. Qual è il punto nel presentare annunci o lettere informative di altre società, ad esempio? Quando hai a che fare con la posta, leggi un messaggio una volta, decidi se ne avrai bisogno tra un anno e archivialo di conseguenza.
È probabile che tu stia anche archiviando un sacco di copie cartacee di documenti che non è necessario archiviare, e non dovrebbe nemmeno essere stampato in primo luogo.
Non è necessario archiviare copie cartacee di fatture o lettere, ad esempio, se i file elettronici sono organizzati e si stanno seguendo le corrette procedure di backup.
Quindi, quando stai affrontando quella pila di documenti, distruggi la "carta che puoi vivere senza".
Utilizzare un sistema di archiviazione che rende più semplici le faccende di ufficio, non più difficile.
La maggior parte del documento che ho bisogno di archiviare è legato al processo di fare business - e questi documenti devono essere inseriti nel sistema contabile prima che qualsiasi altra cosa venga fatta con loro.
Quindi, invece di prendere quella ricevuta per una cartuccia di toner della stampante e archiviarla sotto "P" nel mio sistema di archiviazione principale, la inserisco nel mio "primo" sistema di archiviazione, una serie di cartelle etichettate per mese e anno.
Ad esempio, se ho acquistato la cartuccia di toner a settembre 2017, questo è il file in cui viene inserito, insieme a tutte le altre fatture, ricevute e altri documenti aziendali verificatisi in quel mese. Quindi è semplice passare attraverso la cartella alla fine del mese e fare tutte le voci contabili che devono essere fatte (o se non lo fai tu stesso, per consegnare la cartella mensile al tuo commercialista o contabile) .
Si noti che gestiamo un'attività di servizi , non un'attività di vendita al dettaglio, quindi lavorare per gli account una volta al mese lavora per me. È necessario modificare l'idea della cartella mensile di conseguenza se è necessario aggiornare i propri account più frequentemente.
Pensa prima di file
Cosa succede dopo che ho usato le cartelle mensili per fare la contabilità? I documenti devono essere spostati nel sistema di archiviazione "principale". Ma piuttosto che archiviare ogni documento singolarmente a seconda del titolo, registro logicamente in base al gruppo, una procedura di archiviazione la trovo molto più veloce.
Diamo un altro sguardo all'esempio della cartuccia del toner della stampante.
Invece di archiviare questa ricevuta sotto "P" per la cartuccia del toner della stampante, inserirò questo sotto Office Supplies - Receipts, lo stesso posto in cui archiverei documenti come una ricevuta per una raccolta di post-it o una ricevuta per stampante carta. Questo non solo rende più veloce la registrazione, ma rende molto più facile trovare i documenti in seguito.
Utilizza parole e frasi intere sulle etichette delle cartelle dei file, non solo sulle lettere
Non c'è una regola che dice che sei limitato a lettere singole quando crei le divisioni del tuo sistema di archiviazione. E se lo fai, stai rendendo la tua archiviazione inutilmente lenta e complicata. Personalizza il tuo sistema di archiviazione in modo da poter trarre vantaggio dall'archiviazione di un gruppo e trovare la posizione giusta per posizionare un documento più rapidamente.
Ad esempio, invece di avere solo una sezione del mio sistema di archiviazione con l'etichetta "C", ho anche una sezione con l'etichetta "File client".
I file all'interno di "File client" sono organizzati in ordine alfabetico. La bellezza di personalizzare il tuo sistema di archiviazione in questo modo è che può essere ulteriormente suddivisa e organizzata se necessario. Pertanto, un importante cliente potrebbe avere un divisore di file system etichettato con il suo nome all'interno della sezione "File client" per facilitare la ricerca di documenti relativi a lei.
In questo esempio, quindi, le etichette sul sistema di archiviazione dovrebbero leggere "B", "C", "File client", "D" ... Scopri quanto è più semplice il tuo deposito?
Un altro consiglio per accelerare l'archiviazione: non dimenticare di personalizzare anche l'alfabeto. Invece di avere solo una sezione "M", etichetta anche una "Mc".
Tieni il tuo "primo" sistema di archiviazione vicino e comodo
L'altra cosa grandiosa nell'usare un sistema di archiviazione a due stadi come quello che ho descritto sopra è che diventa molto più semplice mantenere fisicamente il primo stadio del sistema di archiviazione (le cartelle mensili) vicino al tuo spazio di lavoro . Sarai molto più incline a presentare immediatamente i documenti invece di lasciarli accatastare se hai un luogo vicino e organizzato per archiviarli.
Quindi metti le tue ultime cartelle mensili, attuali e del mese prossimo in un vassoio o usa un file di concertina e mettilo a debita distanza nello spazio di lavoro. La maggior parte del tuo sistema di archiviazione (il "principale" sistema di archiviazione, come abbiamo detto sopra, può essere interamente nella stanza o anche in una stanza diversa, ma per risparmiare tempo , non dovresti alzarti fai il tuo primo deposito.
Come rendere divertente il deposito
I suggerimenti di archiviazione che ti ho dato finora dovrebbero aiutarti a ridurre il tempo impiegato per archiviare e prevenire il congelamento del cervello. Ma che ne dici di rendere più divertente il tuo tempo di archiviazione?
In verità, l'unica strategia che ho inventato qui è la vera e propria bustarella, premiare me stesso con un cookie se deposito per un certo periodo di tempo. Questo funzionerà ma può portare a mettere su molti chili se hai un sacco di documenti da fare.
Oppure puoi adottare un approccio più artistico, utilizzando tutti i colori diversi per le tue cartelle di file e utilizzando caratteri insoliti o calligrafia per le etichette. Che questo renda più divertente il tuo deposito, lo renderà sicuramente più attraente.
E chi lo sa? Forse solo il fatto che il tuo deposito è molto più veloce ora che è così organizzato lo renderà molto più divertente da fare.