Cosa devi salvare e organizzare
In una certa misura, gli elementi necessari per sviluppare un sistema di archiviazione dipenderanno molto dalla tua attività.
Ad esempio, se vendi un prodotto tangibile, avrai bisogno di qualcosa che tenga traccia del tuo inventario. Tuttavia, ecco un elenco generale di elementi che dovrai tenere traccia nella tua attività di casa:
- Piani commerciali e di marketing.
- Documenti legali (ad es. Documenti cartacei, licenze commerciali e registrazioni di proprietà intellettuale, contratti)
- Contatti (professionisti, clienti, venditori, fornitori di servizi, ecc.)
- Informazioni finanziarie (Conto economico, stato patrimoniale, conti passivi / esigibili)
- Le tasse
- Spese aziendali (entrate)
- progetti
Insieme a questo elenco, ti consigliamo di aggiungere elementi specifici per la tua attività.
Sistemi per organizzare la tua casa d'affari
Le probabilità sono che userete una varietà di metodi per archiviare e gestire i vostri documenti e altre informazioni importanti. Il fattore chiave è scegliere un metodo che funzioni meglio per te. Ognuno ha un modo diverso di pensare e organizzare. Ad esempio, per alcune persone, ha più senso organizzare i file in ordine alfabetico, ma per gli altri, trovano più facile organizzarli per data.
Se non sei sicuro di ciò che funzionerà meglio per te, prova uno, e se hai difficoltà a mantenerlo, adotta un sistema diverso. Ecco tre modi per organizzare i tuoi file e informazioni:
Semplice sistema di classificazione per raccoglitori
Per le piccole imprese che non generano troppe scartoffie, il sistema legante è una buona scelta.
È anche l'ideale per le persone a cui piace avere tutto in un posto o che hanno bisogno delle loro informazioni per essere mobili. Il sistema legante utilizza un grande raccoglitore a tre anelli, protezioni per fogli e divisori di sezione.
Utilizza i divisori delle sezioni per organizzare le categorie aziendali come ordini in sospeso, ordini completati, copie principali di varie forme ... ecc. Da lì, inizierai a raccogliere i file nelle protezioni dei fogli. Una volta che il raccoglitore si riempie - alla fine della settimana, mese o tre mesi - sarà il momento di eliminare. Trasferirai semplicemente i file degli ordini dei clienti e altri documenti storici in un sistema di archiviazione tradizionale che rispecchia da vicino l'organizzazione del tuo raccoglitore.
Sistema di archiviazione tradizionale
I tradizionali sistemi di archiviazione utilizzano un archivio, file sospesi e cartelle manila. Quasi tutte le aziende alla fine avranno bisogno di questo tipo di archiviazione man mano che la loro attività cresce. C'è solo troppa documentazione generata nel tempo per non averne uno. E poiché i record fiscali devono essere conservati per sette anni, è necessario un luogo in cui archiviare tutti questi record. I sistemi di archiviazione tradizionali sono ideali per articoli che devono essere conservati, ma non accessibili regolarmente, come le imposte dell'anno precedente e la licenza commerciale. Ecco alcuni suggerimenti per far decollare il tuo sistema di archiviazione tradizionale e avere successo:
- Pensa a quale tipo di sistema utilizzerai effettivamente. Puoi diventare pazzo acquistando materiale per ufficio e concepire il sistema di archiviazione più elaborato e colorato del mondo, ma se non si adatta al tuo stile di lavoro, sarà uno spreco di tempo e denaro per l'installazione.
- Creare un sistema per la gestione della carta che consente il minor numero di "tocchi". Vuoi evitare di costruire pile di carta e trattare ogni pezzo più volte. Invece, lavora per prendere decisioni su dove un pezzo di carta deve andare la prima volta che lo tocchi.
- Metti da parte il tempo per il deposito . È facile evitare questo compito come la pestilenza, ma è necessario e aiuterà la tua attività a correre molto più agevolmente. Soprattutto le entrate e gli altri oggetti usati al momento delle tasse, mantenendo questa roba organizzata, rendono le tasse molto più facili.
Sistema di archiviazione elettronico
Il mondo digitale non ha completamente eliminato la necessità di conservare la carta, ma ha reso molto più facile la memorizzazione delle informazioni. I sistemi digitali possono creare, inviare e gestire fatture e monitorare le finanze aziendali domestiche e quindi essere importate in software fiscali per l'e-filing. È possibile scansionare le ricevute e memorizzarle in un file sul proprio computer (anche se probabilmente si dovrebbe conservare anche la versione cartacea). I sistemi elettronici possono memorizzare le informazioni relative a clienti, clienti e potenziali clienti in un sistema di gestione delle relazioni con i clienti per un facile accesso, e-mail, fatturazione e altro ancora. I sistemi online possono essere utilizzati per salvare le tue idee, aiutarti a gestire progetti, organizzare informazioni o ricerche.
Ma come i sistemi di file cartacei, il tuo sistema di archiviazione digitale deve avere una struttura organizzativa, utilizzando cartelle e file archiviati sul tuo computer o nel cloud . Per una gestione più semplice, utilizza la stessa struttura e i nomi dei file nel tuo sistema digitale come fai con il tuo sistema cartaceo. Per proteggere i tuoi file digitali, esegui il backup su un disco rigido separato o su un sistema di archiviazione online.
Una combinazione di tutto ciò che è sopra
È probabile che dovrai utilizzare più di un sistema per gestire tutti i dati e il materiale necessari per l'archiviazione nella tua attività. In primo luogo, dovrai decidere cosa funziona meglio per te e poi implementarlo. Ad esempio, potresti avere un sistema di raccoglitore che ti aiuta a organizzare la gestione quotidiana della tua attività come la pianificazione, il marketing e le copie dei moduli.
Il tuo sistema tradizionale può contenere tutti i tuoi documenti a lungo termine, come le tasse degli anni precedenti, i permessi e le licenze commerciali e le registrazioni di proprietà intellettuale. Puoi utilizzare un sistema digitale per archiviare le tue idee, come Evernote , e monitorare i progetti.
D'altra parte, potresti voler essere il più digitale possibile, usando una lista di cose da fare online e un calendario , scansionando tutte le ricevute sul tuo computer e usando software o servizi online per tutte le altre esigenze di gestione aziendale. Anche così, vorrete comunque che un sistema gestisca la carta che viene generata. La chiave è trovare il sistema che è facile da usare e trovare le informazioni che ti servono quando ne hai bisogno.
Aggiornato a settembre 2016 Leslie Truex