Suggerimenti per la gestione dei file per i file digitali
Oltre a memorizzare documenti localmente su desktop, laptop o dispositivi mobili, sempre più aziende utilizzano il cloud per applicazioni aziendali di base e archiviazione di file. (Vedi Perché il cloud computing è ideale per le piccole imprese e 5 svantaggi del cloud computing. )
A complicare ulteriormente il problema di archiviazione è la necessità per molte aziende di condividere documenti tra dipendenti .
All'interno di un ufficio ciò viene in genere eseguito utilizzando un file server o un dispositivo NAS (Network Attached Storage Device). Se è richiesto l'accesso mobile condiviso, i documenti possono essere archiviati nel cloud e condivisi assegnando le autorizzazioni di accesso. Il risultato di tutto ciò può essere un incubo di gestione dei file con alcuni documenti di una persona memorizzati nel cloud e alcuni a livello locale, e persino singoli documenti memorizzati solo in un posto o nell'altro.
L'organizzazione è la chiave per la gestione di file elettronici
Ovunque siano archiviati i documenti è importante tenerli organizzati e aggiornati. L' obiettivo della gestione elettronica dei file è quello di garantire che tu possa trovare ciò che stai cercando, anche se lo cerchi dopo anni dalla sua creazione.
La maggior parte degli uomini d'affari si sono trovati in una volta o nell'altra nella posizione imbarazzante di avere una chiamata al cliente e di non essere in grado di individuare rapidamente la fattura o altri documenti importanti del cliente.
Altrettanto fastidioso si sta aggirando a fine anno cercando di trovare documenti relativi ai conti della società per il ragioniere o, peggio ancora, al fisco .
Un'adeguata organizzazione dei documenti digitali è particolarmente critica in un ambiente condiviso: se uno dei dipendenti è assente (temporaneamente o permanentemente!) Si dovrebbe essere in grado di individuare facilmente tutti i documenti creati o gestiti da quella persona.
(Si noti che la potenziale perdita di problemi di dati con dipendenti scontenti e in partenza è un motivo in più per proteggere i dati aziendali. Vedere 6 Regole della protezione dei dati aziendali ).
Questi suggerimenti per la gestione dei file ti aiuteranno a mantenere i tuoi file accessibili:
1. Utilizzare le cartelle di installazione predefinite per i file di programma.
Utilizzare i percorsi dei file predefiniti durante l'installazione dei programmi applicativi. In Windows, per convenzione i file del programma applicativo si trovano nella directory (Lettera unità:) -> Programmi. L'installazione di applicazioni altrove è confusa e non necessaria.
2. Un posto per tutti i documenti.
Metti tutti i documenti in un'unica cartella "root". Per un singolo utente in un ambiente Windows, il percorso predefinito è la cartella Documenti.
In un ambiente di condivisione file prova a fare lo stesso. Creare una singola cartella principale (chiamata ad esempio "Documenti condivisi") e memorizzare tutti i documenti in sottocartelle all'interno della cartella principale. Avere un'unica posizione per tutti i documenti elettronici facilita la ricerca di informazioni e l'esecuzione di backup e archivi.
3. Creare cartelle in una gerarchia logica.
Questi sono i cassetti dello schedario del tuo computer, per così dire. Usa un linguaggio semplice per nominare le tue cartelle; non vuoi guardare questa lista di cartelle in futuro e chiedervi che cosa significhi "TFK" o qualsiasi altra interessante abbreviazione che hai inventato.
4. Annidare le cartelle all'interno delle cartelle.
Crea altre cartelle all'interno di queste cartelle principali in caso di necessità. Ad esempio, una cartella chiamata " Fatture " potrebbe contenere cartelle denominate "2018", "2017" e "2016". Una cartella denominata per un cliente potrebbe includere le cartelle "dati cliente" e "corrispondenza". L'obiettivo è di avere tutti i file in una cartella piuttosto che avere un elenco di file orfani elencati.
Tuttavia, non creare strutture di cartelle complesse e con strati profondi. Ove possibile, utilizzare invece nomi di file descrittivi.
5. Seguire le convenzioni di denominazione dei file.
Alcuni sistemi operativi (come Unix) non consentono spazi nei nomi di file o cartelle, quindi evitali se il tuo ambiente di elaborazione è misto. Usa invece i caratteri di sottolineatura come delimitatore (ad es. Doe_John_Proposal.doc.) Altri caratteri come /? <> \: * | "^ sono anche proibiti nei nomi di file o cartelle sotto Windows.
Usa nomi di file descrittivi per semplificare l'identificazione e il recupero, ma non esagerare: i nomi di file / percorsi hanno limiti di lunghezza che variano a seconda dei sistemi operativi. In Windows la lunghezza massima del percorso completo per un file (ad esempio la lettera dell'unità + i nomi delle cartelle + il nome del file) è di 260 caratteri. Utilizzare le abbreviazioni comuni laddove possibile, ad esempio Jan per gennaio o Corp for Corporation.
6. Sii specifico.
Fornisci ai file elettronici nomi logici e specifici e, se possibile, includi le date nei nomi dei file. L'obiettivo durante la denominazione dei file è quello di essere in grado di dire di cosa tratta il file senza doverlo aprire e guardare. Quindi se il documento è una lettera a un cliente che gli ricorda che il pagamento è scaduto, chiamalo qualcosa come "overdue_20180115"; piuttosto che qualcosa come "lettera". Come saprai a chi è indirizzata la lettera senza aprirla?
Se si condividono file tramite e - mail o dispositivi portatili, è possibile che il nome del file includa informazioni più specifiche, poiché le informazioni sulla cartella non verranno incluse nel file condiviso. Ad esempio, se il documento risiede in Documenti \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc e il file è condiviso o inviato via email, tutto il destinatario vedrà il Doe_John_20170416.doc e potrebbe non essere in grado di dire che il file è un cliente fattura senza aprirla.
7. File come vai.
Il momento migliore per presentare un documento è quando lo crei per la prima volta. Quindi prendi l'abitudine di usare la finestra di dialogo "Salva come" per archiviare il tuo documento e nominarlo, mettendolo al posto giusto in primo luogo.
8. Ordina i tuoi file per la tua convenienza.
Se ci sono cartelle o file che usi molto, forzali in cima alla lista dei file rinominandoli con un! o un AA all'inizio del nome del file.
9. Compila i tuoi file regolarmente.
A volte ciò che è vecchio è ovvio come nell'esempio della cartella denominata "Fatture" sopra. In caso contrario, tieni le tue cartelle sgombre cancellando i vecchi file.
Non eliminare i file relativi alle attività commerciali a meno che non sei assolutamente certo che non avrai più bisogno del file. Invece, nella tua raccolta principale di cartelle sotto la tua cartella radice, crea una cartella chiamata "Vecchio" o "Inattiva" e sposta i vecchi file in essa quando li incontri.
( Quanto tempo è necessario conservare i documenti aziendali per CRA o IRS ?, spiega per quanto tempo è necessario conservare i documenti aziendali per soddisfare i propri obblighi fiscali.)
10. Eseguire il backup dei file regolarmente.
Che copi i tuoi file su un'altra unità o su nastro, è importante impostare e seguire un normale programma di backup. Vedi i 3 passaggi per un sistema di backup di successo .
Una buona gestione dei file consente di trovare ciò che vuoi facile
La gestione dei documenti elettronici dovrebbe far parte di una strategia generale di gestione dei documenti per la tua azienda. Un piano di gestione dei documenti adeguato dovrebbe includere tutti gli aspetti della gestione dei documenti, inclusi archiviazione, recupero, backup e sicurezza.
La funzione di ricerca è una cosa meravigliosa ma non potrà mai eguagliare la facilità di poter accedere direttamente a una cartella o un file. Se segui costantemente questi suggerimenti per la gestione dei file, anche se non sai dove si trova qualcosa, sai dove dovrebbe essere - un enorme vantaggio quando si tratta di trovare ciò che stai cercando. Buone pratiche di gestione dei file consentiranno di risparmiare tempo e denaro .