Come creare un sistema di gestione dei documenti per le piccole imprese
Per molte aziende, l'obiettivo della gestione dei documenti è l'organizzazione e l'archiviazione dei documenti. Vogliono essere in grado di archiviare i documenti in modo organizzato e sicuro che consente comunque di trovare facilmente i documenti.
Questo articolo ti mostrerà come creare un sistema di gestione dei documenti che faccia esattamente questo.
Se si digita "gestione documenti" in qualsiasi motore di ricerca, si otterranno lunghi elenchi di "soluzioni" per la gestione dei documenti, molte con software o app che pubblicizzano i vantaggi di avere un ufficio senza carta .
I software o le app di gestione dei documenti, tuttavia, sono progettati per migliorare la gestione della tua azienda di file elettronici . Il problema è che molte piccole imprese hanno a che fare con mix di dati obsoleti su carta e file elettronici e, in alcuni casi, la percentuale di dati cartacei è molto più grande.
Una soluzione al problema di disporre di un ambiente di dati misti sarebbe utilizzare un sistema di imaging di documenti per convertire tutti i documenti dell'azienda in formato elettronico. Ma questo è troppo costoso e richiede molto tempo per molte piccole imprese.
La buona notizia è che è possibile mettere in atto le basi di un sistema di gestione dei documenti senza acquistare alcun software speciale o passare attraverso l'imaging di documenti all'ingrosso.
Il sistema non deve essere complesso; devi solo investire un po 'di tempo nella pianificazione e implementazione.
Come creare un sistema di gestione dei documenti
L'impostazione di un sistema di gestione dei documenti prevede tre passaggi;
- creando un piano di gestione documentale,
- attuare il piano di gestione documentale,
- e seguendo attraverso.
Il primo passo, la creazione del piano, implica la risposta a queste quattro domande:
Quali sono le regole per la creazione di documenti?
Fatture , lettere di sollecito di pagamento, brochure di vendita, e-mail, bilanci , fogli di calcolo, rapporti - Tutte le aziende creano una varietà di documenti nel corso del processo e tengono traccia degli affari. E per mantenere le cose organizzate, tutte le aziende devono stabilire regole per la creazione di documenti.
Ad esempio, ci sono modelli interni per alcuni documenti aziendali standard, come lettere e fatture, e dove si trovano?
C'è una guida di stile interna che deve essere seguita?
I nuovi documenti devono essere datati e / o timbrati?
Quali procedure dovrebbero essere seguite per la condivisione o la revisione dei documenti?
Per alcune piccole imprese, l'unico punto sulla creazione di documenti che conta sarà dove si trovano i modelli per i vari documenti commerciali e come usarli. Ma se la creazione di documenti all'interno della tua azienda coinvolge persone diverse che collaborano, rivedono o aggiornano documenti, dovrai dedicare del tempo a decidere come dovrebbero essere fatte queste cose per garantire efficienza e coerenza.
Come conserveremo i documenti?
Ci sono in realtà due aspetti di questa domanda.
Il primo riguarda gli aspetti fisici dello stoccaggio. Anche se la tua piccola impresa sta conservando i documenti negli schedari, ci sono dei costi associati allo stoccaggio; non solo il costo degli schedari stessi, ma il costo del tempo in cui voi e / o i vostri dipendenti archivete i documenti o andate a recuperarli. In effetti, il costo maggiore associato allo storage, per la maggior parte delle piccole imprese, è probabilmente il costo del tempo perso quando le persone cercano documenti.
Il secondo aspetto dell'archiviazione dei documenti è organizzativo; come saranno archiviati i documenti? La chiave per archiviare i documenti è seguire le buone pratiche di gestione dei file.
Devi anche sapere come archiverai i documenti. Come gestirai i file che sono obsoleti o pronti per essere spostati nel masterizzatore nel tuo sistema di gestione dei documenti?
Verso l'inizio di ogni anno, ad esempio, sfoglio i vari file relativi al lavoro sul mio computer, estirpando quelli che non sono più attuali e creo nuove cartelle etichettate per anno e / o soggetto, spostando i file secondo necessità.
Lo stesso può essere fatto con i file di carta; non è difficile rimuovere vecchi (er) documenti da una cartella e un'etichetta e crearne uno nuovo con "Vecchio" nel titolo. Alcuni software offrono opzioni di archiviazione automatica. Microsoft Outlook, ad esempio, consente di archiviare i vecchi messaggi di posta elettronica.
In che modo è possibile semplificare il recupero dei documenti?
Questa domanda è il cuore del tuo sistema di gestione dei documenti. In un sondaggio condotto da Leger Marketing per Xerox Canada, i proprietari e i gestori di PMI canadesi hanno detto in media che costa $ 2,152 all'anno per gestire e archiviare i documenti e circa un'ora al giorno per cercare questi documenti (globeandmail.com).
Ancora una volta, le buone pratiche di archiviazione possono fare molto per risolvere il problema. La navigazione degli articoli di gestione dei dati su questo sito ti consentirà di iniziare. Se fai cose come seguire coerentemente le convenzioni di denominazione, ad esempio, i documenti saranno più facili da trovare.
E se sei un unico proprietario che lavora da solo o un imprenditore con dipendenti , ti consiglio di creare un elenco di posizioni file , che ricorderà agli utenti dove si trovano determinati tipi di file e dove trovare determinati documenti. Se la tua attività è come la maggior parte, ricorda di includere o meno il file sul tuo computer, un server interno, nel cloud o se in formato cartaceo archiviato in un luogo fisico come un archivio. Ad esempio, supponiamo di utilizzare immagini, video o persino foto di carta nella mia azienda. Una voce nell'elenco delle posizioni dei file potrebbe essere:
Immagini / video digitali: computer (o server) - guida E: / photos - file nella cartella oggetto appropriata
Foto di carta: schedario 3 - Foto - alfa per soggetto
Le unità condivise di rete o cloud devono essere etichettate in base al contenuto, come nel caso dei cassetti dei schedari.
Come possiamo rendere / mantenere i nostri documenti sicuri?
La prima linea di difesa per la sicurezza dei documenti è la sicurezza fisica degli stessi locali commerciali . Tutte le aziende hanno bisogno di avere sistemi di sicurezza, come i sistemi di allarme, installati - anche le attività domestiche .
Le aziende potrebbero anche aver bisogno o voler investire in altri dispositivi di sicurezza, come barre di finestre / griglie, telecamere di sicurezza e / o servizi di pattuglia. Puoi passare tutto il tempo che vuoi per creare password e crittografare i file nel tentativo di proteggere i tuoi file elettronici, ma non importa se qualcuno può semplicemente vagare e rubare il tuo computer e accompagnare il disco rigido.
Tutti gli schedari dovrebbero essere bloccabili e tenuti chiusi dopo l'orario lavorativo (e chiusi a chiave all'ora di pranzo se nessuno è affidabile nelle immediate vicinanze).
Le procedure generali di sicurezza per i documenti elettronici comportano il backup regolare dei documenti e il mantenimento di backup dei documenti in un luogo diverso dallo stesso disco rigido in cui si trovano i documenti originali. Off-site è meglio evitare che i dati aziendali vengano spazzati via da disastri naturali, un altro motivo per cui il cloud è l' ideale per il business .
Le piccole imprese con colleghi o dipendenti che condividono la stessa rete di computer possono anche voler limitare l'accesso di alcuni utenti in modo che possano utilizzare o vedere solo alcune delle risorse della rete. Ad esempio, è possibile che sia presente una directory di condivisione di rete o cloud denominata "Contabilità" con accesso limitato alla sola gestione. Anche se un utente è autorizzato ad accedere a una risorsa, ad esempio un'applicazione, determinati documenti possono essere protetti da password. I contenuti dei documenti possono anche essere crittografati, rendendoli accessibili solo a coloro che hanno la chiave di crittografia richiesta.
Il furto dei dipendenti è un'altra minaccia alla sicurezza dei dati. Le piccole imprese con dipendenti dovrebbero fare in modo che il curriculum si verifichi e ottenere una verifica dei precedenti sui dipendenti una questione di politica.
Implementazione del sistema di gestione dei documenti
Una volta creato il piano di gestione dei documenti rispondendo alle domande di cui sopra, sei pronto per implementarlo, assicurandoti che tutto lo staff conosca i dettagli del sistema di gestione dei documenti della tua azienda e segua le procedure appropriate durante la creazione, l'archiviazione e il recupero dei documenti.
Dovrai inoltre essere sicuro che tutti quelli che accedono e utilizzano i documenti all'interno della tua organizzazione seguono, facendo cose come nominare e archiviare i documenti in modo appropriato. Verifica periodica su base regolare per verificare se determinati file possono essere facilmente trovati e per evitare il misfiling.
È possibile impostare un sistema di gestione dei documenti in un giorno, ma implementarlo costantemente nel tempo sarà la chiave del successo. I premi sono enormi: essere in grado di trovare ciò che vuoi trovare quando lo vuoi e la tranquillità.