10 suggerimenti per eventi aziendali interni di successo
Se sei stato incaricato di pianificare la festa annuale dei dipendenti per la tua azienda, segui alcune linee guida di base per ottenere il massimo dal tuo evento speciale e può aiutarti a ridurre i costi senza influire sulla sua qualità. Valutando attentamente il modo migliore per affrontare ed eseguire questa festa, è possibile creare un'esperienza che non solo aumenti il morale dell'azienda, ma aumenti anche la soddisfazione dei dipendenti e i livelli di conservazione a tutti i livelli.
È importante iniziare con le basi: quale tema dovrebbe avere il partito, dove dovrebbe svolgersi, quante persone stanno arrivando, quando dovrebbe accadere e quali cibi e bevande saranno serviti durante l'occasione, prima di passare alla pianificazione specializzata e alla fine l'esecuzione di un evento.
01 - Gli elementi di base di un evento della compagnia di vacanze
Ovviamente, come qualsiasi altro evento o progetto, è necessario creare un piano di progetto che identifichi i dettagli dell'evento per la festa delle vacanze dei dipendenti. Tema, luogo, ora, data, conteggio degli ospiti, selezioni di cibi e bevande, decorazioni e agenda degli eventi devono essere considerati prima di iniziare a eseguire l'evento.
Ogni buona parte ha bisogno di questi elementi fondamentali per avere successo, ma non tutto deve essere impostato su pietra prima di iniziare a eseguire i tuoi bisogni (come fissare un luogo, prenotare un servizio di catering o pianificare un ordine del giorno).
Sebbene ci siano molti modi per affrontare queste decisioni e le decisioni per le idee di livello superiore come temi e tempistiche ricadono spesso sui dirigenti dell'azienda invece che sul produttore di eventi, è meglio lavorare con un team per decidere quali dettagli sono adatti al tuo specifico azienda.
02 - Scegli il momento più efficace per organizzare il tuo evento
Sfortunatamente, non tutti possono avere l'opportunità di partecipare all'evento perché qualcuno deve rimanere indietro e rispondere alle chiamate e alle richieste dei clienti. Ma un evento all'ora di pranzo consente all'organizzazione di controllare i costi e riduce gli obblighi in termini di tempo e impegni personali dei dipendenti.
Ovviamente, se l'organizzazione non sta organizzando un programma per il pranzo, allora ospiterà un evento serale, che consentirà a più dipendenti di partecipare, ma può spesso comportare costi più elevati, a seconda della sera della settimana in cui si tiene l'evento.
Quindi come si ottiene il più grande successo ? Mentre alcuni potrebbero pensare che il venerdì sia il giorno migliore per tenere l'evento perché la maggior parte dei dipendenti sarà fuori per il fine settimana, il venerdì è il giorno più popolare della settimana nei ristoranti e in altri luoghi, il momento più costoso. Poche organizzazioni vorranno considerare domenica sera, quindi sembra che la prossima opzione migliore possa essere lunedì notte.
03 - Considerate di ospitare un party in bassa stagione
I primi di ottobre e la fine di gennaio sono grandi occasioni per organizzare una festa annuale di apprezzamento in quanto è possibile trovare una maggiore disponibilità di opzioni per sedi esterne, risparmiare sulle spese di catering e potenzialmente ottenere migliori offerte sui pacchetti di party durante questo evento fuori stagione.
Uno svantaggio di creare una festa annuale di apprezzamento invece di celebrare le feste annuali comuni è che i dipendenti potrebbero non ricordarlo come una tradizione, così come fanno le feste di Natale o di Capodanno. Dovresti assicurarti di costruire hype per l'evento se non è una festa tradizionale.
04 - Scegli una squadra per aiutare a eseguire l'evento
Decidere le giuste dimensioni della squadra e selezionare i migliori membri del team sono essenziali per rendere il tuo evento un successo con il minor fastidio possibile. In definitiva, però, non è la dimensione del comitato ma la qualità di coloro che ci lavorano che determina il livello di un team di pianificazione degli eventi.
Un gruppo più piccolo di persone renderà la pianificazione più conveniente e conveniente, ma molte organizzazioni coinvolgono un ampio comitato di individui in modo che le voci dei dipendenti siano rappresentate nelle fasi di pianificazione e di esecuzione. Tuttavia, il tempo speso per pianificare questo tipo di evento può togliere la produttività giornaliera delle persone coinvolte, quindi potresti prendere in considerazione l'istituzione di una squadra più piccola di individui che hanno il potere di prendere decisioni per il gruppo più grande.
Seleziona quelle persone per la loro capacità di influenzare positivamente altri dipendenti e utilizzare il compito come premio o incentivo per quelli scelti. Il pianificatore di eventi dell'organizzazione deve collaborare con un leader autorizzato nelle risorse umane o nel marketing, qualcuno autorizzato ad approvare il piano, per guidare queste decisioni e scegliere i membri migliori del team.
05 - Crea un menu di festa per i costi economicamente vantaggiosi
I pasti placcati sono spesso più convenienti rispetto ai buffet e possono essere presentati in modo molto più elegante rispetto a quando tutti sono in fila e si servono da soli.
Naturalmente, il tuo menu deve rafforzare il tema del tuo evento e dovresti provare a scegliere gli articoli che incorporano i colori o la marca degli eventi, ma ciò non significa che devi noleggiare costose lenzuola per le vacanze e altri materiali.
La selezione di articoli modesti o frutta fresca per centrotavola, la limitazione del consumo di alcolici e l'hosting in un luogo con decorazioni natalizie standard e opzioni di prezzo degli alimenti sono anche ottimi modi per ridurre i costi e offrire ai dipendenti una buona esperienza.
06 - Decidere livelli e limiti di consumo di alcol
Tuttavia, la maggior parte dei dipendenti non vuole partecipare a un evento aziendale che non presenta alcune forme di bevande alcoliche. Per questo motivo, vuoi restringere la selezione delle bevande alcoliche o persino creare cocktail firmati economici per ridurre i costi e mantenere bassi i livelli di intossicazione.
Potresti anche considerare di limitare la selezione solo al vino, chiudendo il bar in anticipo e offrendo bevande solo durante il pasto per contribuire a ridurre ulteriormente i costi e limitare la quantità di dipendenti che bevono mentre rappresentano la compagnia al tuo evento.
07 - Ricorda ai dipendenti l'etichetta corretta
Errori di etichetta da evitare durante la festa includono evitare di bere, mangiare, parlare o lamentarsi eccessivamente, arrivare troppo presto o lasciare troppo tardi, indossare abiti inadeguati e portare ospiti eccessivi, il che non solo può influire sull'esperienza altrui durante l'evento ma anche i costi aziendali.
Anche se una festa annuale aziendale è pensata per riunire la squadra e ridurre le inibizioni comunemente riscontrate sul posto di lavoro, ricorda ai tuoi ospiti che rappresentano ancora la compagnia, anche quando partecipano a questo evento post-lavoro, e quindi si prevede che si comportino in un modo adatto per il posto di lavoro.
08 - Considerare la creazione di uno scambio di regali
In generale, molte organizzazioni includono in realtà uno scambio di regali tra i dipendenti delle loro feste. Tuttavia, se l'organizzazione è più grande, forse è meglio lasciarlo a livello di dipartimento piuttosto che a un evento per tutti i dipendenti, poiché organizzare un'organizzazione di tale portata può rivelarsi difficile, specialmente se non conosci alcuni dipartimenti e i loro dipendenti.
Tuttavia, se c'è uno scambio di regali, forse potrebbe essere meglio se l'host o l'organizzatore richiede un tetto finanziario al regalo, forse $ 10, per evitare problemi associati ai prezzi dei regali.
Inoltre, creare un "elefante bianco" o un tipo simile di scambio di omaggi all-inclusive in cui tutti i membri dell'azienda sono invitati a partecipare a livello individuale potrebbe aiutare a prevenire incubi o eventi organizzativi in cui un ospite non riceve un regalo perché un altro ha dimenticato portarne uno
09 - Pensa se la raccolta fondi è giusta per il tuo evento
Cibo, abbigliamento e unità giocattolo fanno parte della cultura di molte organizzazioni, mentre alcuni incoraggiano le donazioni in denaro, ma questo non significa necessariamente che la parte di apprezzamento dei dipendenti a livello aziendale sia la sede giusta per un'opportunità di raccolta fondi.
Anche se è molto utile associare una causa particolare per la festa, potrebbe essere utile per l'organizzazione incoraggiare solo donazioni non casuali e donazioni in natura che potrebbero avvantaggiare l'ente di beneficenza sostenuto. In questo modo, a tutti è concessa l'opzione di offrire un regalo ad un valore che si adatti ai propri budget personali.
10 - Valuta le sponsorizzazioni dei fornitori per il tuo evento
Alcune persone potrebbero pensare che ottenere sponsor per i venditori sia un ottimo modo per compensare i costi della festa annuale delle vacanze; tuttavia, i pianificatori di eventi e i loro clienti potrebbero voler rimanere concentrati sull'obiettivo per la loro festa di apprezzare i dipendenti piuttosto che esternalizzare i costi per i fornitori sponsorizzati.
I dipendenti spesso ritengono che il costo di questi eventi speciali debba essere coperto dal budget operativo di un datore di lavoro. Se l'organizzazione non può permettersi di ospitare un evento di apprezzamento per i suoi dipendenti o se non fa parte del piano aziendale per qualsiasi motivo, allora il datore di lavoro non dovrebbe cercare entrate esterne per coprire i costi tramite sponsorizzazioni.