Cosa devi sapere per evitare la confusione dei clienti
È ugualmente frustrante per i professionisti esperti che si confrontano con clienti che fraintendono i servizi offerti.
La "gestione degli eventi" e la "pianificazione degli eventi" sono spesso lanciati in giro in modo intercambiabile, anche se sono due cose molto diverse. Molto semplicemente, la pianificazione e la gestione non sono la stessa cosa. Mentre i set di abilità di queste due funzioni si sovrappongono, sono due funzioni distinte. Crea problemi per chi si occupa di clienti che erroneamente pensano di aver bisogno di un gestore di eventi quando ciò di cui hanno bisogno è un organizzatore di eventi. E per quei clienti che hanno l'impressione che tutti i gestori di eventi gestiscano anche la pianificazione degli eventi. Quindi chiariamo la confusione perché è importante che tu ei tuoi clienti abbiate la stessa comprensione.
Pianificazione degli eventi
Iniziamo con la pianificazione degli eventi . La parola chiave qui operativa è la pianificazione . Tutti gli eventi - dalle docce nuziali alle celebrazioni del compleanno delle pietre miliari ai grandi raduni corporativi - iniziano con un piano di qualche tipo.
Le discussioni iniziali con i clienti su idee, temi, date desiderabili e linee guida del budget sono tutte parte del processo di pianificazione degli eventi.
La pianificazione degli eventi inizia all'inizio , dalle primissime fasi del concetto e continua fino all'effettivo evento. E, onestamente, per alcune settimane dopo l'evento, mentre i pianificatori degli eventi riassumono i dettagli e gestiscono gli articoli di follow-up.
La pianificazione degli eventi prevede di lavorare a stretto contatto con il cliente per progettare un evento che rifletta la visione del cliente del raduno e che soddisfi l'obiettivo dell'evento. I clienti che assumono un organizzatore di eventi assumono qualcuno per pianificare tutti gli aspetti dell'evento, inclusi i relativi dettagli e le azioni, e per vedere quell'evento fino al suo completamento.
Le responsabilità di pianificazione degli eventi possono includere ma non sono limitate a:
- selezionando un tema generale per l'evento
- sviluppare un budget
- selezionando una sede
- negoziazione di contratti alberghieri
- assunzione di fornitori esterni
- pianificazione del menu
- assumere un ristoratore
- organizzando oratori ospiti o intrattenimento
- coordinamento dei trasporti
- scegliendo la combinazione di colori
- sviluppare inviti
La pianificazione degli eventi è tutto ciò che serve per mettere insieme un evento. Questa funzione ricade sotto l'ombrello più ampio della gestione degli eventi.
Gestione di eventi
Ogni tipo di evento è composto da numerose parti che si uniscono come pezzi di un puzzle. Tutti questi pezzi alla fine si uniscono per creare un evento. Eventi di successo hanno tutti questi pezzi correlati che si uniscono al momento giusto e nel posto giusto, in modo fluido ed efficiente e secondo i piani. Questo processo è chiamato gestione degli eventi. È, in termini semplici, la gestione del progetto dell'evento stesso.
La gestione degli eventi prevede la creazione, il coordinamento e la gestione di tutte le diverse componenti di un evento, nonché i team di persone responsabili di ciascun aspetto. Alcuni aspetti della gestione degli eventi possono includere ma non sono limitati a:
- riservare un luogo per un evento
- coordinare i venditori esterni
- lo sviluppo di un piano di parcheggio
- progettazione di piani di emergenza di emergenza
- garantire il rispetto degli standard di salute e sicurezza
- gestione del personale responsabile di ciascuna funzione
- sovrintendere all'esecuzione di un evento
- monitoraggio dell'evento
- risolvere situazioni di eventi sul sito
Gestori di eventi e pianificatori di eventi lavorano insieme
Definire queste due funzioni è difficile perché, non solo sono strettamente correlate, ma spesso le responsabilità si sovrappongono. I singoli organizzatori di eventi possono offrire servizi di gestione degli eventi e i gestori di eventi possono anche offrire la pianificazione degli eventi.
Tutto dipende dal singolo pianificatore o dal team di gestione degli eventi aziendali, dalla sede e dall'evento stesso.
È importante capire le differenze tra i due e determinare quali servizi fornirai. Per esempio; Se offri servizi di pianificazione di eventi per un evento su larga scala, lavorerai con un gestore di eventi che coordinerà i tuoi servizi con quelli del responsabile della ristorazione, del team audiovisivo, ecc. Definisci il tuo ruolo e i servizi che fornirai e comunicherai chiaramente questi ai potenziali clienti per evitare qualsiasi confusione durante il processo di pianificazione.