Abilità devi essere un pianificatore di eventi
I pianificatori di eventi di maggior successo hanno una cassetta degli attrezzi piena di un impressionante skillset. Di questi, queste sono le 5 migliori capacità di pianificazione degli eventi a cui ti rivolgi regolarmente e quelle che possono rendere o distruggere il tuo successo.
5 competenze di pianificazione degli eventi di cui hai bisogno
Altamente organizzato
Nella pianificazione degli eventi, il successo è nei dettagli. E ci sono molti di loro! Tenere traccia di numerose attività, di più fornitori e di elenchi di cose da fare in continua evoluzione contemporaneamente, pur mantenendo il cliente felice, può essere difficile per alcuni e scoraggiante per gli altri. Essere altamente organizzati è un must per la pianificazione di eventi di successo. Per coloro che fanno e gestiscono elenchi per mantenere le loro vite personali senza intoppi, l' organizzazione può venire naturalmente. Per gli altri che lottano per ricordare le scadenze o per riprendere il lavaggio a secco, l'organizzazione potrebbe richiedere uno sforzo maggiore.
I pianificatori di eventi possono gestire un evento alla volta o essere in fase di pianificazione di più eventi contemporaneamente.
Alcuni eventi, come le conferenze annuali, richiedono più di un anno di pianificazione, quindi gli organizzatori di eventi devono rimanere organizzati nel lungo periodo.
Gli strumenti organizzativi per i pianificatori di eventi abbondano, dal software che traccia la registrazione ai modelli per moduli e fogli di calcolo. Una checklist per la pianificazione degli eventi personalizzata per ogni evento è uno degli strumenti di pianificazione degli eventi più preziosi indipendentemente dalla tua naturale capacità organizzativa.
Quindi immagina un sistema organizzativo che funzioni per te, perché questa è una delle più importanti abilità di pianificazione degli eventi che puoi avere.
di bell'aspetto
Cosa hanno in comune tutti gli eventi? Persone! Con chi interagisci e lavori nel processo di pianificazione degli eventi? Persone! Pianificatori di eventi di successo sono persone simpatiche, coinvolgenti, bravi conversatori e ascoltatori eccellenti. La pianificazione degli eventi è una professione molto sociale in quanto il risultato finale - l'evento stesso - è o un gruppo di persone, grandi o piccole. Capire le persone e divertirsi a parlare con loro sono parte del lavoro. Ciò non significa che, come organizzatore di eventi, trascorrerai la maggior parte della giornata a pranzi con i clienti e cocktail durante gli eventi sociali. Affatto. La pianificazione degli eventi è un duro lavoro e gran parte di essa viene spesa a una scrivania con un telefono o un computer. Ma essere di bell'aspetto è d'obbligo quando si affronta uno di questi compiti comuni di pianificazione degli eventi:
- Negoziare con gli hotel
- Discutere i menu con i responsabili della ristorazione
- Incontro con i venditori
- Mettendo le tue idee per un evento a un potenziale cliente
- Networking sempre e ovunque
- Supervisionare il personale dell'evento
- Lavorare il tuo evento e interagire con ospiti e lavoratori
Dopotutto, nella vita di tutti i giorni, molti di noi ricordano le persone piacevoli e disponibili con cui interagiamo e quell'interazione può rendere un'esperienza molto più piacevole per entrambe le parti.
Sapere come relazionarsi con personalità diverse, come entrare in contatto con qualcuno con cui vuoi fare affari e essere qualcuno che fa un'impressione positiva sono le chiavi del successo, quindi considera questa una di quelle capacità di pianificazione degli eventi essenziali. Nessuno vuole lavorare o assistere qualcuno con cui è difficile parlare, difficile da capire o scortese e poco professionale in alcun modo.
Eccellente comunicatore (che include l'ascolto!)
Eccellenti capacità comunicative sono essenziali in molte professioni. Nella pianificazione degli eventi, i problemi di comunicazione possono comportare numerosi problemi sia per l'organizzatore di eventi che per il cliente e un semplice fraintendimento può avere risultati catastrofici. Essere in grado di comunicare efficacemente pensieri e idee è un'abilità molto pratica che viene utilizzata quotidianamente dagli organizzatori di eventi di tutti i livelli di esperienza.
Ecco alcuni esempi di come queste abilità di pianificazione degli eventi vengono utilizzate durante la pianificazione degli eventi:
Comunicazione scritta:
- scrivere proposte di eventi per un potenziale cliente
- creare materiali per commercializzare la tua azienda
- scrivere contratti con clienti e venditori
- redazione di note di ringraziamento a relatori ospiti e VIP
Comunicazione verbale:
- capacità di spiegare la portata e lo scopo di un evento
- comunicare efficacemente le tue idee a un supervisore, un cliente o un venditore
- comprendere ed elaborare le informazioni fornite, come le preoccupazioni di un cliente o le domande di un ristoratore
- negoziare abilmente le tariffe alberghiere, i dettagli del contratto o gli extra da un venditore
Creativo
I pianificatori di eventi di successo hanno idee. Molti di loro. E con quella creatività, la capacità di trasformare l'idea in qualcosa di tangibile. Possono prendere una visione e darle vita. Dallo sviluppo di un tema unico per una festa alla creazione di una soluzione di decorazione economica che rispetti un budget limitato, la creatività è essenziale quando si pianifica un evento.
La creatività entra in gioco anche quando si affrontano gli inevitabili problemi che sorgono anche durante l'evento più diligentemente e professionalmente pianificato. In questo scenario, la creatività prende forma nella forma del problem-solving. Essere in grado di pensare in modo creativo per sviluppare soluzioni ai problemi può avere un impatto positivo sul successo del tuo evento.
multitasking
In varie fasi del processo di pianificazione degli eventi, vengono gestiti numerosi compiti. È possibile che si stia trattando un contratto alberghiero, incontrandosi con il cliente per discutere dei potenziali oratori ospiti, prenotare un servizio di catering, intervistare fornitori di noleggio ed esplorare opzioni di intrattenimento. E questo è solo per un evento. Aggiungi più eventi contemporaneamente nelle fasi di pianificazione e il risultato è un gioco di giocoleria. I pianificatori di eventi di successo devono sapere come multitasking efficacemente e mantenere molti aspetti dell'evento in movimento simultaneamente senza che nessuno di questi compiti cada sul ciglio della strada.
Il successo sta nella capacità di stabilire delle priorità e concentrarsi su ciascun compito in quell'ordine di priorità senza essere distratto da altre cose che hanno bisogno di essere o essere sopraffatti dalle numerose cose che richiedono la vostra attenzione. Rimanere calmi, concentrati e flessibili sono gli attributi del multitasker di successo.