Risparmia tempo, denaro e mal di testa evitando questi errori comuni
Anche se può essere utile elaborare rapidamente le transazioni con un programma software di contabilità ad alto potenziale, pagare per correggere gli errori è qualcosa che vorresti evitare. Spesso è sapere quali errori cercare che faccia la differenza tra pagare per correggere un errore e farlo correttamente la prima volta. Puoi anche risparmiare tempo e denaro per la tua piccola impresa, evitando gli errori comuni commessi dai proprietari di piccole imprese quando tengono i loro registri contabili . Ecco cinque errori contabili comuni che i proprietari di aziende fanno e alcuni suggerimenti su come risolverli:
01 - Registrazione accidentale delle transazioni in un periodo anteriore
Rivedi il Bilancio del periodo precedente per le modifiche
Se hai registrato transazioni in un periodo precedente, lo stato patrimoniale cambierà. Pertanto, puoi verificare lo stato patrimoniale del periodo precedente per accertarti che non sia cambiato dall'ultima volta che hai chiuso i tuoi libri. Se è cambiato, dovrai investigare.
02 - Equilibrio errato nell'asset o nel bilancio di responsabilità
I conti delle attività dovrebbero avere saldi debitori, mentre i conti delle passività dovrebbero avere saldi creditori. Le cause più comuni di avere un saldo errato in questi conti di bilancio sono l'inserimento di voci nell'account errato, l'errata classificazione degli account e la duplicazione delle voci di regolazione.
Controlla il tuo bilancio per errori
Si controlla lo stato patrimoniale per assicurarsi che le attività e le passività abbiano i saldi corretti. Se è presente un account con un saldo errato, è possibile visualizzare i dettagli dell'account per trovare le voci che hanno causato l'errore. Questo controllo dovrebbe essere eseguito almeno una volta al mese.
03 - Saldo errato nel conto economico o saldo spese
I conti delle entrate dovrebbero avere saldi creditori, mentre i conti spese dovrebbero avere saldi debitori. Alcune cause di questo errore sono l'inserimento di voci nell'account errato, l'errata classificazione degli account e la duplicazione delle voci di rettifica, che sono gli stessi motivi per i saldi errati nei conti di bilancio.
Controlla il tuo conto economico per errori
Controllate il conto economico per assicurarsi che le entrate e le spese abbiano i saldi corretti. Se è presente un account con un saldo errato, è possibile visualizzare i dettagli dell'account per trovare le voci che hanno causato l'errore. Questo controllo dovrebbe essere eseguito almeno una volta al mese.
04 - Spese di classificazione errate
I sistemi di contabilità per le piccole imprese fanno risparmiare tempo perché le voci possono essere pubblicate rapidamente e facilmente. Quando si inseriscono le informazioni, è anche facile scegliere l'account di spesa o la descrizione delle spese errati. Le spese di classificazione errata non significano solo che il sistema contabile potrebbe non riflettere correttamente ciò che sta accadendo nella tua attività, ma può causare grattacapi reali se la rendicontazione finanziaria e fiscale non è accurata.
Controlla periodicamente le tue dichiarazioni spese
Assegna a qualcuno la scansione periodica delle tue spese per assicurarti che i dati appaiano ragionevoli. Ad esempio, se una spesa per i pasti è prenotata nel conto delle spese di leasing , di solito risaltare a causa della descrizione delle voci. Un'altra indicazione che le spese possono essere classificate in modo errato sono differenze da budget a effettive non spiegate.
05 - Non cerco aiuto quando necessario
Hai sentito l'espressione "penny wise and dollar poor" in riferimento a persone che trascorrono alcune ore del loro tempo a risparmiare qualche dollaro. Devi capire che il tuo compito è gestire la tua attività: un imprenditore costruisce, dipinge un pittore e vende un agente immobiliare. A volte non vale la pena dedicare ore e ore a esaminare i dettagli delle registrazioni contabili o a cercare come correggere un errore che hai commesso.
Magra su un professionista di contabilità professionale
Se riesci a fare più di quanto spendi tendendo ad altri problemi rispetto ai tuoi problemi di contabilità, allora dovresti considerare di esternalizzare il problema a un contabile professionista o contabile.
06 - Non salvare le ricevute
Hai registrato diligentemente tutte le tue spese nei tuoi registri contabili. La tua nota spese è un'opera d'arte, senza errori o omissioni. Quindi, ti viene richiesto dall'IRS; senza ricevute, le vostre dichiarazioni di spesa sono inutili.
Conserva le ricevute
Salva le tue ricevute o crea copie scannerizzate di tutte loro.
07 - Impossibile pianificare i backup
Molte piccole aziende si affidano al software per eseguire il lavoro di contabilità per loro, ma non tengono conto di arresti anomali del sistema o errori. Un singolo problema può cancellare i tuoi file.
Pianifica backup di routine
Pianificare backup automatici settimanali utilizzando lo storage cloud o un server specifico dedicato a questa attività.
08 - Non addetto alla formazione
Indipendentemente dalla potenza del tuo software, il tuo personale ha bisogno di formazione per essere efficace. Un membro dello staff impropriamente addestrato può distruggere i tuoi dischi per sbaglio, buttando via tutte le tue spese e i tuoi profitti.
Esegui un allenamento regolare
Durante il processo di onboarding, tenere sessioni di formazione complete e disporre di rinfreschi trimestrali per garantire che tutto il personale possa accedere e gestire le informazioni in modo accurato.