I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a mettere a punto le tue capacità comunicative in modo da poter risparmiare tempo, ridurre lo stress e diventare più produttivo comunicando efficacemente in ogni interazione che hai nella tua piccola impresa.
Limita le distrazioni e ascolta
L'ascolto è la chiave per una comunicazione efficace, ma non è sempre facile. Un modo per diventare un ascoltatore migliore è provare a limitare le distrazioni durante le conversazioni che rendono difficile ascoltare e assorbire ciò che dicono gli altri. Questo potrebbe voler dire chiudere il tuo client di posta, spegnere la suoneria del telefono o chiudere la porta del tuo ufficio. Facendo queste piccole cose, ti assicuri che la persona con cui stai parlando abbia tutta la tua attenzione.
È anche importante limitare le distrazioni interne, cioè tutto ciò che sta succedendo nella tua mente. Quando hai diversi argomenti da affrontare durante una riunione o una conversazione che li attraversa per ottenere tutte le tue idee potrebbe essere allettante, ma questo provoca confusione e può far sentire l'altra persona come se il suo input non fosse importante.
Rallenta e ricorda che la comunicazione è una strada a doppio senso. Stabilire un give-and-take che permetta a entrambe le parti di dire la propria.
Sii reattivo
Una delle cose peggiori che puoi fare quando sorge un conflitto, o qualcuno ha un reclamo sulla tua azienda, prodotti, servizi, ecc. È ignorarlo. Nella maggior parte dei casi, dovrebbe essere emessa immediatamente una sorta di risposta, anche se è solo una breve affermazione che esaminerai il problema.
Se aspetti di avere tutte le informazioni necessarie prima di raggiungere la festa infelice, potrebbero non essere solo infelici ma anche arrabbiati. Mantieni le linee di comunicazione aperte in tutte le situazioni, cercando di essere il più reattivo possibile e assicurandoti che le persone che ti contattano sentano che il loro problema è importante per te.
Fai le domande giuste
Gran parte della comunicazione si basa sull'ottenere le informazioni di cui hai bisogno e molte volte questo significa che devi fare i giusti tipi di domande. Ci sono indizi su quali domande dovresti porre in ogni parte della conversazione che stai facendo. Devi essere in grado di ascoltare e concentrarti su quegli indizi per capire quali domande possano svelare le informazioni di cui hai bisogno.
Considera il caso di un dipendente che non ha raggiunto gli obiettivi ed è generalmente infelice al lavoro. Se non fai le domande giuste, potresti non arrivare mai alla radice del problema, che può essere qualsiasi cosa, dai problemi personali all'essere sottostimato.
Sfruttare al meglio le riunioni
Gli incontri sono noti per essere perditempo se non sono ben pianificati e accuratamente organizzati. Se sei l'organizzatore, la prima cosa che dovresti fare per rispettare il tempo di tutti e rendere il tuo meeting il più efficiente possibile è programmarlo in anticipo.
Quindi, dedica del tempo a preparare un'agenda che delinei i punti focali e stabilisca una struttura per l'incontro.
Ecco alcuni altri consigli per le riunioni intelligenti che ti aiuteranno a garantire che le tue riunioni siano produttive:
- Confermare gli orari della riunione nei fusi orari appropriati uno o due giorni prima della riunione.
- Assegna un moderatore dell'incontro che gestisce la riunione e si assicura che i partecipanti aderiscano all'agenda.
- Incoraggia l'input e le domande di tutti i partecipanti alla riunione.
- Prendi appunti o assegna qualcun altro per prendere appunti, per acquisire i dettagli importanti dell'incontro.
Combina metodi di comunicazione
La comunicazione faccia a faccia o voce-voce è ottima per eliminare le sfide temporali che spesso si presentano con la posta elettronica. Ma può anche creare più domande e confusione se tutte le parti coinvolte non sono sulla stessa pagina.
Anche se la maggior parte delle comunicazioni avviene per telefono o eventi di rete , è possibile creare e-mail riassuntive che descrivono ciò che è stato discusso, quali sono i passi successivi e chi è responsabile di cosa. Può essere un ottimo modo per combinare diversi metodi di comunicazione per una comunicazione in avanti più efficace (e meno confusa).
Concentrarsi sul servizio clienti
Un buon servizio clienti dipende dalla comunicazione bidirezionale. Spesso quando sorgono conflitti con i clienti, la chiave della risoluzione è comunicare per scoprire il problema, quindi continuare a comunicare fino a quando non viene identificata una soluzione.
Un modo per mantenere relazioni a lungo termine con i tuoi clienti consiste nel tenere aperte le linee di comunicazione. Significa chiedere informazioni su come stanno andando le cose e come si sentono riguardo ai prodotti e al servizio che stai fornendo. Può essere realizzato alla fine di un progetto, durante le conversazioni giorno per giorno, con un focus group o attraverso sondaggi formali.
Usa il feedback che ricevi
Se stai già comunicando con i tuoi clienti, probabilmente riceverai feedback regolarmente, anche se non lo solleciti attraverso metodi formali. Può essere una miniera d'oro di informazioni utili su come i tuoi affari, prodotti e servizi sono percepiti dai clienti e dai potenziali clienti. Per essere efficaci, però, devi usare questi dati per cambiare e migliorare i tuoi processi. Crea un processo per raccogliere il feedback che ricevi in un unico posto, quindi dedica del tempo ogni mese o due per analizzare i dati e creare un piano per implementare e monitorare i miglioramenti.
In definitiva, una comunicazione efficace può essere una delle abilità più importanti che usi nella tua azienda. Se le tue capacità di comunicazione possono utilizzare qualche messa a punto, prenditi del tempo per analizzare come comunichi e i risultati della tua comunicazione. Quindi concentrati su come migliorarlo nel tempo. Potresti essere sorpreso di quanto cambi le relazioni con lo staff, i clienti e i colleghi per il meglio.