Come delegare e far crescere la tua piccola impresa
Col passare del tempo, tuttavia, il piccolo imprenditore che continua a fare tutto da solo, colpirà quello che io chiamo il punto di arresto del successo. Fino a quando un team non viene sviluppato e alcune delle attività quotidiane e le responsabilità di gestione aziendale sono delegate, l'azienda non può crescere e il proprietario dell'azienda probabilmente sarà eccessivamente esteso e molto frustrato.
Ci sono un sacco di decisioni e processi da considerare quando arriva il momento di costruire una squadra e delegare, e ci sono dei passi da fare all'inizio del processo per renderlo più efficace. Ecco i primi sette consigli per una delega efficace per portarti sulla giusta strada.
1. Analizza prima i tuoi bisogni
Sapere cosa delegare e chi hai bisogno nel tuo team per farlo in modo efficace, richiede un'immagine chiara di tutto ciò che hai nel tuo piatto. Il modo migliore per capire dove sta andando il tuo tempo, specialmente il tempo che sta andando dove non dovrebbe essere, è tracciare il tuo tempo - tutto il tuo tempo, sia per lavoro fatturabile che non fatturabile.
Se hai tenuto traccia di tutto ciò che fai durante la tua giornata lavorativa, scommetto che saresti sorpreso di vedere dove sta andando il tuo tempo e che cosa si qualifica come il tuo più grande drenaggio del tempo. Solo questo può essere un potente strumento per identificare potenziali compiti da delegare e persino compiti da eliminare dalla tua azienda.
2. Esplora le tue opzioni
La delega può assumere diverse forme e ogni opzione dipende dalla tua attività e dalle tue esigenze. Il sistema di delega più efficace è quello che ti puoi fidare e che crescerà e cambierà man mano che le tue esigenze crescono e cambiano.
Due delle opzioni di delega più comuni includono l'assunzione di un dipendente e l'outsourcing a un appaltatore indipendente come un assistente virtuale .
Ci sono molte sfaccettature da considerare quando si decide tra un dipendente e un appaltatore indipendente.
3. Documenta tutto
Prima ancora di delegare, è necessario iniziare a rintracciare tutte le informazioni, le conoscenze e i processi che fanno funzionare la tua azienda come una macchina ben oliata. Questa potrebbe essere una sfida perché probabilmente non pensi a questi dati spesso; fai solo ciò che deve essere fatto. Ma avere una documentazione completa e chiara è essenziale per delegare in modo efficace.
In generale, tutti i processi e i sistemi devono includere un riepilogo scritto chiaro in modo che tutti i futuri membri della tua squadra possano entrare e riprendere da dove si era interrotto. Questi documenti di processo e qualsiasi altra informazione necessaria dovrebbero trovarsi in una posizione centrale accessibile a tutti.
4. Sviluppare un piano di assegnazione prioritario
Dopo che i processi sono stati documentati e hai creato un sistema per la condivisione di tali informazioni, dovrai riflettere sulle priorità della tua delegazione e su come assegnare, monitorare e gestire il lavoro delegato.
Concentrati prima sulle tue maggiori priorità. È possibile identificare un elenco di potenziali elementi di delega ad alta priorità rispondendo a queste due semplici domande:
- Questo deve essere completato ora?
- Devo svolgere questo compito da solo o qualcun altro?
5. Utilizzare la tecnologia
La tecnologia può semplificare la delega e aiutare i team a superare molte sfide diverse. E tutti i team possono trarre vantaggio dall'utilizzo della tecnologia , sia per la condivisione di file, la programmazione o persino le opportunità di formazione online.
Se stai creando un team virtuale con membri in diverse aree geografiche, la tecnologia può far sentire tutti i membri del tuo team seduti nella stessa stanza. Esplora la tecnologia che hai a disposizione prima di delegare in modo da poter creare un sistema che faciliti la condivisione delle informazioni e la collaborazione.
6. Comunicare bene e spesso
Una buona comunicazione è vitale per ogni tipo di squadra. Senza di esso, non c'è una squadra. Quando si tratta di delegare efficacemente, non solo la comunicazione deve essere chiara, concisa e coerente, ma è anche necessario assicurarsi che ogni membro del team abbia accesso alle stesse informazioni.
Uno dei modi per farlo è pianificare riunioni faccia a faccia in corso o teleconferenze incentrate sul team, se i membri del tuo team si trovano in luoghi diversi. Queste sessioni dovrebbero essere incentrate sulla collaborazione, sulla condivisione delle informazioni e sul team building. È anche importante che tu rimanga accessibile tra le riunioni di gruppo per rispondere alle domande, fornire indicazioni e aiutare a risolvere i problemi quando necessario.
7. Coltiva la fiducia
La fiducia è uno dei fattori più importanti quando si tratta di delega, e va in entrambe le direzioni. Devi avere fiducia che i membri del tuo team completeranno il lavoro di cui sono responsabili e che i membri del tuo team devono avere la certezza che tu fornisca loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro e che sarai disponibile a sostenerli quando necessario.
Puoi creare un team basato sulla fiducia per:
- Essere rispettosi l'uno dell'altro
- Ascoltare e ascoltare ciò che gli altri stanno dicendo
- Concentrandosi sulla comunicazione coerente
- Dicendo cosa farai e facendo quello che dici
- Essere onesto
Una delega efficace può essere la risposta per il proprietario di piccole imprese che ha problemi di tempo e che fatica a trovare il tempo per far crescere la propria attività. E quando prendi provvedimenti per prepararti a un processo di delega efficace, non ti stai solo dando il tempo di concentrarti sulle attività vitali più importanti, ma stai alleviando parte della pressione di fare sempre tutto da solo.