Come, perché e quando bilanciare il cassetto dei contanti
Quando indagato, la causa più comune del furto è la mancanza di una procedura o di controlli adeguati.
Il processo di contare i soldi, riconciliare le entrate e bilanciare il cassetto di cassa crea una responsabilità delle transazioni del giorno. Questo sistema di gestione della liquidità può essere creato nello stesso momento in cui vengono stabilite le politiche del negozio . Molti dei sistemi POS (punti vendita) odierni dispongono di istruzioni dettagliate per la chiusura (noto anche come bilanciamento) del cassetto contanti per guidare il dipendente.
Perché bilanciare?
Gestione del negozio o cassieri possono tirare un rapporto di vendita in qualsiasi momento durante un turno. Aggiungendo i contanti iniziali nel cassetto alla cifra giornaliera delle vendite, un rivenditore saprà esattamente quanti soldi dovrebbero essere nel registratore di cassa o nel sistema POS in un dato momento. Questo è estremamente utile:
- Per evitare di tenere troppi soldi sul piano vendite.
- Se il negozio è derubato.
- Quando un cliente si lamenta di cambiamenti troppo piccoli.
- Per scoprire frequenti eccessi / carenze per cassieri particolari.
- Per rimuovere la tentazione di prendere denaro senza documentazione dal cassetto contanti.
Come bilanciare un cassetto contanti
Il bilanciamento di un registratore di cassa avviene solitamente alla fine della giornata o alla fine del turno di cassa. Il cassetto cassa e il suo contenuto devono essere portati in un ufficio o in un'altra area appartata per preparare il rapporto.
Se si equilibra il cassetto dopo la chiusura, assicurarsi che le luci del pavimento di vendita siano spente e che la porta sia bloccata. Per molti venditori, hanno fretta e tendono a iniziare la chiusura prima che il negozio sia effettivamente chiuso. Questa non è una pratica sicura. Tuttavia, se hai più dipendenti nello store, è possibile chiudere uno dei registri durante le ore di apertura.
Eventuali eccedenze e / o penuria dovrebbero essere investigate. La natura umana dovrebbe essere presa in considerazione per errori minori e piccole quantità. Con ciò intendiamo semplici errori di cambio di valuta quando si elabora una transazione. Tuttavia, frequenti discrepanze potrebbero essere un segno di furto dei dipendenti o indicare che è necessario un ulteriore addestramento per un particolare cassiere. Di norma, vuoi assicurarti che non più di $ 2 sia spento di notte. Sebbene dipenda dal numero di transazioni quel giorno (in altre parole, maggiore è il numero di transazioni e maggiore è la possibilità di errore di conteggio), la regola $ 2 è utile.
Il denaro in cassa iniziale viene rimesso nel cassetto contanti e conservato per la sera, mentre il deposito viene preparato per la banca. Tutti i giustificativi di carte di credito, i bollettini dei terminali e altre ricevute del registro possono essere sottoposti a punti di spillaggio al rapporto del cassetto contanti giornaliero e archiviati per data.
Separazione dei doveri
Per maggiore responsabilità, prendere in considerazione l'utilizzo di due persone per bilanciare il registratore di cassa. Una persona conterà il cassetto e creerà il rapporto di cassa giornaliero, mentre l'altra persona preparerà un deposito bancario. Entrambi i membri dello staff devono firmare il rapporto indicando che sono responsabili per le cifre mostrate. Sebbene nessun sistema possa prevenire le frodi, questa pista di controllo contribuirà a scoraggiare la collusione tra i dipendenti.
All'inizio del turno successivo, a ciascun cassiere dovrebbe essere assegnato il proprio cassetto. Chiedi al cassiere di ricontare il denaro nel cassetto per verificare il saldo iniziale. Se sei un piccolo negozio con un solo registro, il denaro probabilmente rimane nel cassetto durante la notte. Se questa è la tua situazione, la procedura è la stessa.
Un'ultima nota: poiché l'errore umano fa parte del gioco, assicurati di includere discrepanze nel tuo denaro come parte dei tuoi profitti e perdite.
Aggiungi una riga alle tue dichiarazioni di profitti e perdite per il budget e mostra una perdita dall'errore. Questo è un altro modo per controllare e gestire la perdita.