Non limitarti a tenere traccia del tuo tempo; Gestirlo!
E poi smettono di farlo perché non hanno realizzato alcun cambiamento positivo. Certo, hanno eliminato alcuni eventi e messo in ordine di priorità alcuni altri. Ma non hanno davvero gestito nulla; l'hanno appena riorganizzato. Alla fine della giornata sono ancora frustrati e frustrati.
Ma tenere traccia di come passi il tuo tempo non è la gestione del tempo. La gestione del tempo consiste nell'apportare modifiche al modo in cui passi il tuo tempo.
Per un'efficace gestione del tempo , devi applicare un sistema di gestione del tempo che ti aiuti a vedere dove possono e devono essere apportate le modifiche ... il che significa che il primo passo della gestione del tempo è analizzare come effettivamente impieghi il tuo tempo in modo da poter determinare cosa cambi vuoi fare.
Categorizzare per una gestione efficace del tempo
Come gestisci il tempo? Il segreto è nelle categorie. Guarda il tuo calendario per domani. Probabilmente è già pieno di eventi e attività che speri di realizzare. Mentre lavori o dopo, riempirai gli spazi vuoti con i dettagli su ciò che hai effettivamente fatto.
Alla fine della giornata, guarda l'elenco ed etichetti ogni attività e / o evento con una delle seguenti categorie. Quanto tempo hai trascorso durante la tua giornata di lavoro:
1) Mettere fuori fuoco. Una telefonata inaspettata. Un rapporto che è necessario per un incontro che avrebbe dovuto essere stampato ieri. Un file mancante che dovrebbe essere sulla tua scrivania . Quanto della tua giornata è stata effettivamente spesa in modalità di crisi? Per la maggior parte delle persone, questa è una categoria negativa che drena la loro energia e interferisce con la loro produttività.
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2) Gestione delle interruzioni. Le chiamate telefoniche e le persone che escono dal tuo ufficio saranno probabilmente in cima alla lista quando stai assegnando eventi a questa categoria. Ancora una volta, per la maggior parte delle persone, questa è una categoria negativa perché interferisce con (e talvolta uccide) la produttività.
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3) Fare attività pianificate. Questo è l'uso più positivo del tempo durante la giornata lavorativa. Hai il controllo e realizza ciò che intendevi realizzare. Le attività pianificate possono includere telefonate , riunioni con il personale e persino e-mail di risposta, se si tratta di attività che sono state inserite nella propria agenda.
4) Lavorare senza interruzioni. Potresti non lavorare a un compito che avevi pianificato di fare, ma stai per realizzare qualcosa, e per molte persone questa è una modalità di lavoro molto produttiva e positiva .
5) Tempo di inattività ininterrotto. Quelle volte durante la giornata di lavoro che vengono utilizzate per ri-energizzare e riorganizzare. Il pranzo o una pausa di metà mattina può contare se sono ininterrotti.
Se sei abbastanza fortunato da lavorare con una società che offre strutture di work-out in loco o sale per i pisolini (Fortune), ciò vale anche. Tutti hanno bisogno di una certa quantità di interruzioni di servizio ininterrotte nel loro giorno per essere produttivi durante il loro orario di lavoro.
Una settimana del tuo passato è la chiave del futuro
Ora che comprendi le categorie di questo sistema di gestione del tempo, è il momento di usarle per analizzare la tua settimana di lavoro "tipica". Usando qualsiasi sistema di calendario che usi per elencare gli appuntamenti e le attività nella tua vita quotidiana, torna indietro e seleziona una settimana tipica recente. Passare attraverso le voci di ogni giorno lavorativo e categorizzarle in base alle categorie di gestione del tempo sopra se non l'hai già fatto. Mantenere un totale parziale alla fine di ogni giornata renderà facile vedere come hai speso la tua giornata lavorativa ogni giorno.
Ora disponi dei dati necessari per apportare modifiche al modo in cui passi il tuo tempo al lavoro. Stai passando troppo tempo a spegnere gli incendi? Quindi è necessario apportare le modifiche organizzative o fisiche per prevenire o ritardare queste crisi costanti. Pulisci e riorganizza la tua scrivania , ad esempio, così puoi trovare facilmente i file che ti servono e stabilire una routine per mettere i file necessari per il giorno successivo sulla tua scrivania prima di partire per la giornata.
Non si ottiene abbastanza tempo di inattività ininterrotto durante la giornata lavorativa? Quindi è necessario pianificare il tempo per te . Ad esempio, smetti di pranzare alla tua scrivania e lasci fisicamente l'edificio per il pranzo previsto.
Applicando le mie categorie di lavoro di gestione del tempo e apportando le modifiche necessarie per dedicare più tempo alla tua giornata lavorativa nelle categorie positive e meno tempo nelle categorie negative, sarai davvero in grado di gestire efficacemente il tuo tempo - e realizzare il vero obiettivo della gestione del tempo, per sentirsi meglio.