Rispondere al telefono con un saluto corretto del telefono aziendale.
Per esempio, quando rispondi al telefono, dì qualcosa come "Cypress Technologies, Susan." Come posso aiutarti? " Ciò consente non solo al chiamante di sapere di aver raggiunto un'azienda, ma di assumergli l'onere di rispondere alla domanda, risparmiando tempo su domande esplorative come "È questa Cypress Technologies?" E chiacchiera inattiva.
Pensa e dai priorità quando parli.
La chiamata è gestita al meglio in questo momento o in seguito? Molte delle telefonate ricevute dalle aziende sono richieste rapide a cui è facile rispondere, ad esempio "Fino a che ora sei aperto?" Ma altri implicano risposte più complesse e che richiedono tempo. In questo caso, dillo al chiamante e chiedi quando sarebbe opportuno richiamarla per discuterne.
Utilizza Parafrasatura e riepilogando per tenere traccia delle chiamate telefoniche.
Se stai parlando con qualcuno al telefono che sembra voler chattare o allontanarsi dal punto, dire qualcosa del tipo "Quindi quello che sento che dici è ..." o "Quindi i punti chiave sono ..." oppure "È (inserisci un sommario) un bel riassunto di ciò che stavi dicendo?" È difficile essere loquace con qualcuno che si rifiuta di chattare.
Chiudi ogni chiamata con un riepilogo dell'azione che tu e il chiamante avete concordato
Sebbene ciò richieda solo pochi secondi nella maggior parte dei casi, può far risparmiare un sacco di tempo evitando errori e la necessità di ricontrollare. Ad esempio, dopo una conversazione durante la quale hai organizzato un incontro con un cliente , potresti dire "Bene.
Domani ti incontrerò al tuo ufficio (inserirò la posizione) alle 10 di mattina e analizzeremo insieme i campioni. "
Tenere un riquadro dei messaggi per i telefoni, in modo da poter inserire dettagli durante la chiamata.
Questa non è solo una buona gestione del tempo, al tempo stesso, aiutandoti a tenerti concentrato sulla chiamata, ma un aiuto alla gestione del tempo in seguito, se hai bisogno di trovare e / o rivedere i dettagli di una particolare conversazione.
Offri ai tuoi clienti e clienti l'opzione Email
Molti di loro useranno la posta elettronica per contattarti piuttosto che telefonare se sanno qual è il tuo indirizzo email. Assicurati che l'indirizzo email della tua azienda sia visibile sui tuoi biglietti da visita e sul tuo sito web, se ne hai uno. Se hai i loro indirizzi email, invia email ai tuoi attuali clienti e clienti, menzionando l'opzione email e presentandola come un modo per migliorare le comunicazioni.
Usa la tecnologia per gestire il tempo che stai spendendo per rispondere al telefono
Come minimo, la tua azienda dovrebbe avere una segreteria telefonica e una segreteria telefonica. Impostale con gli script di business appropriati e usali per rispondere al telefono quando sei fuori dall'ufficio o devi lavorare su qualcosa senza interruzioni. Quindi pianificare un orario per rispondere a questi messaggi telefonici ogni giorno. In termini di gestione del tempo, guadagnerai tempo prezioso raggruppando le telefonate insieme.
Se gestisci un'attività da casa, ottieni un telefono o linea aziendale separata
È necessario disporre di un secondo telefono "business-only" con la propria segreteria telefonica e / o segreteria telefonica "solo business". Non solo è più professionale, ma ti farà risparmiare il tempo necessario per guadare messaggi e determinare quali sono legati al business.
È sempre meglio avere una persona per rispondere al telefono
Avendo una macchina in mano o peggio, un sistema di Interactive Voice Response (IVR) automatizzato è un vero e proprio spegnimento che ti costerà business quando le persone non si preoccupano di lasciare messaggi o richiamare. Se rispondere alle chiamate in entrata richiede troppo tempo durante la giornata, considera l'assunzione di un addetto alla reception o di un servizio di risposta professionale per rispondere al telefono. Il costo di fare qualcun altro potrebbe essere più che compensato dall'aumento della produttività e delle vendite migliori .
Mantieni uno script scritto delle domande più frequenti pubblicate dal tuo telefono.
Ti consente di risparmiare tempo a te e ai tuoi dipendenti se non devono cercare risposte o pensare a come rispondere a una particolare richiesta quando rispondono al telefono.
Riepilogo suggerimenti telefono
Ricorda, il telefono dovrebbe essere uno strumento di business, non un invadente spreco di tempo che regola la tua giornata lavorativa. Gestire le chiamate in entrata in base a questi suggerimenti sulla gestione del tempo ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo, a migliorare la tua produttività e a ricollocare il telefono nella posizione corretta, aiutandoti a gestire la tua attività anziché eseguirti.