Come rendere le chiamate telefoniche in uscita più produttive e richiedono meno tempo
Ma se potessimo chiamare e parlare con le persone con cui volevamo parlare, dire cosa volevamo dire e andare avanti?
Immagina quanto potremmo essere più produttivi e quanto tempo dovremmo fare altre cose.
Bene, possiamo - e tutto ciò che serve è un po 'di preparazione in anticipo.
Suggerimenti per la gestione del tempo del telefono per le chiamate in uscita
- Che siano fornitori , clienti abituali o appaltatori , molti di noi chiamano ripetutamente le stesse persone. Tieni aggiornate le tue informazioni di contatto con i dettagli che ti consentono di risparmiare tempo, in modo da non perdere tempo nel cercare di raggiungere persone che non sono disponibili.
Ad esempio, se sai che una persona in particolare che vuoi raggiungere prende un pranzo dalle 1:00 alle 14:00 ogni giorno, perché sprecare il mio tempo a cercare di chiamarla durante questo periodo? - Programmare i numeri per quelli che chiami regolarmente nel telefono. Sono stupito da persone che non lo fanno, dato che il tempo che salvi quando non stai cercando numeri e dando loro un pugno è altrettanto sorprendente.
- Pianifica le tue chiamate in uscita. Prima di chiamare, annota l' obiettivo principale della chiamata e i punti chiave che vuoi coprire. Ciò ti aiuterà a mantenere il punto quando sei al telefono e assicurarti di coprire tutto ciò che vuoi coprire, risparmiando tempo durante la chiamata ed evitando di dover chiamare di nuovo perché hai dimenticato qualcosa.
- Se chiami qualcuno che è entrato nel tuo database dei contatti, hai tutte le informazioni sulla persona che stai chiamando di fronte a te quando chiami. Indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando un computer desktop, un dispositivo mobile o un Rolodex, questo è un ottimo aiuto per la memoria durante la chiamata. Inoltre, se non hai bisogno di cercare qualcosa come il nome del marito del cliente, avrai la possibilità di prendere appunti durante la chiamata, risparmiando ancora più tempo.
- Naturalmente, se si desidera prendere appunti durante una chiamata (o fare qualsiasi altra cosa mentre si parla al telefono), è necessario un buon vivavoce o auricolare. Liberare le mani può liberare un sacco di tempo.
- Se si raggiunge la segreteria telefonica o la segreteria telefonica di qualcuno, lasciare un messaggio completo che fornisca il proprio numero di telefono due volte e indichi il motivo per cui si sta chiamando . Ad esempio, "Questa è Susan Ward al (numero di telefono). Sto chiamando per discutere la stima del tuo progetto. Puoi raggiungermi a (numero di telefono) questo pomeriggio."
Affermare il tuo numero due volte dà al destinatario del messaggio una possibilità molto migliore di farlo correttamente e di annotarlo senza riprodurre il messaggio. - Non cedere alla compulsione del telefono . Quando stai cercando di raggiungere qualcuno e tu no, è allettante richiamare - forse ogni mezz'ora! Ma se hai lasciato un messaggio appropriato, non è necessario perdere tempo a lasciare messaggi ripetuti (e riempire la segreteria telefonica o la segreteria telefonica della persona). Dare alla persona che stai chiamando un ragionevole lasso di tempo per richiamare, ad esempio fino al giorno lavorativo successivo.
- Pianifica le tue telefonate e creale tutte insieme in un solo blocco di tempo, se possibile. Molti di noi non sono così bravi nel multitasking e perdono una grande quantità di produttività quando ci spostiamo avanti e indietro da un'attività all'altra. Quindi, se hai una dozzina di chiamate da effettuare in un giorno particolare, è più efficiente crearle tutte in un'ora anziché crearne una o due, quindi effettuare altre tre chiamate un'ora più tardi e altre due 45 minuti dopo.
- Prenota le tue chiamate telefoniche in uscita, se possibile. Se non sarà una telefonata veloce, quando chiamerai per la prima volta qualcuno, presentati, dille perché stai chiamando, e poi chiedi se è un momento opportuno per parlare o se preferirebbe prenotare un orario per discuterne . Quindi organizza che la chiamerai in quel momento. Questo non solo ti farà risparmiare tempo sul posto ma ti farà risparmiare tempo quando richiamerai indietro la persona perché sarai entrambi pronto a discutere il problema che hai originariamente chiamato.
- Se possibile, effettua le chiamate telefoniche in uscita in "prime time". La ricerca ha dimostrato che più persone sono nei loro uffici nelle prime ore del mattino e possono essere raggiunte tra le 8 e le 11 del mattino