Suggerimenti per rispondere al telefono per vincere affari
1) Rispondi a tutte le chiamate telefoniche in arrivo prima del terzo squillo.
2) Quando rispondi al telefono, sii caloroso, entusiasta e professionale .
La tua voce al telefono è a volte l'unica impressione della tua azienda che otterrà un chiamante.
3) Quando rispondi al telefono, benvenuto cortesemente i chiamanti e identifica te stesso e la tua organizzazione immediatamente. Dì, per esempio, "Buongiorno, Cypress Technologies, Susan che parla, come posso aiutarti?" Nessuno dovrebbe mai chiedere se hanno raggiunto un simile affare.
4) Enuncia chiaramente, mantieni moderato il volume della tua voce e parla lentamente e chiaramente quando rispondi al telefono in modo che il chiamante possa capirti facilmente.
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5) Controlla la tua lingua quando rispondi al telefono. Non usare slang o parole d'ordine . Invece di dire "OK" o "Nessun problema", ad esempio, pronuncia "Certamente", "Molto bene" o "Va bene". Se sei una persona che usa i riempitivi quando parli, come "uh huh", "um" o frasi come "mi piace" o "sai", allenati attentamente a non usarli quando parli al telefono .
( Ulteriori informazioni sul problema dell'utilizzo di filler e su come risolvere il problema .)
6) Allena la tua voce e vocabolario per essere positivo quando il telefono risponde, anche in un giorno "giù". Ad esempio, piuttosto che dire "Non so", dì: "Fammi sapere questo per te".
7) Porta i messaggi del telefono completamente e con precisione.
Se c'è qualcosa che non capisci o non puoi scrivere, come il cognome di una persona, chiedi al chiamante di ripeterlo o di scriverlo per te. Quindi assicurati che il messaggio arrivi al destinatario previsto.
8) Rispondere a tutte le chiamate telefoniche entro un giorno lavorativo. Non posso enfatizzare questo abbastanza. Ricorda il primo uccello? Il primo chiamante può ottenere il contratto , la vendita , il problema risolto ... e rafforzare l'impressione favorevole del tuo business che vuoi far circolare. Poche cose infastidiscono i chiamanti che cercano di raggiungere la tua attività più delle chiamate non ricevute.
9) Chiedi sempre al chiamante se è giusto metterla in attesa quando risponde al telefono e non lasciare le persone in attesa. Fornisci i chiamanti in attesa con i rapporti sull'avanzamento ogni 30-45 secondi. Offri loro le scelte possibili, come "Quella linea è ancora occupata. Continuerai a tenere o dovrei avere ________ richiamarti?"
10) Non utilizzare un altoparlante a meno che non sia assolutamente necessario. I telefoni vivavoce danno al chiamante l'impressione che tu non ti stia concentrando completamente sulla sua chiamata, e fagli pensare che la sua chiamata non è privata. L'unico momento per utilizzare un altoparlante è quando hai bisogno di più di una persona per partecipare alla conversazione alla fine. Chiedi al chiamante se puoi metterli in vivavoce prima di farlo.
11) Se usi la segreteria telefonica o una segreteria telefonica per rispondere alle chiamate quando non puoi, assicurati di avere un messaggio professionale registrato, che faccia la stessa cosa del suggerimento n. 3, e fornisca ai chiamanti qualsiasi altra informazione pertinente prima che registri i loro messaggi. Aggiorna il tuo messaggio vocale come necessario. Ad esempio, se la tua attività sarà chiusa per una vacanza, aggiorna il tuo messaggio vocale per dirlo e per dire quando riaprirà la tua attività.
12) Allena tutti gli altri che rispondono al telefono per rispondere allo stesso modo, inclusi altri membri della famiglia se gestisci un'attività domestica . Controlla in che modo viene risposto al telefono della tua attività telefonando e verificando se il telefono riceve una risposta professionale. Se non superano il test, consulta l'elenco "come rispondere al telefono" con loro per assicurarti che tutti gli utenti della tua azienda sappiano come rispondere correttamente alle chiamate telefoniche.
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