La registrazione è il primo punto di contatto con i tuoi ospiti, e un processo di check-in regolare mantiene alti i livelli di eccitazione e dà il tono per un grande evento. Il rovescio della medaglia, un'esperienza disorganizzata e che richiede tempo può lasciare la folla brontolare fino a quando il vostro evento prende il via. Con così tante pedalate sul tavolo delle registrazioni, vuoi decisamente farlo bene la prima volta. Segui questa checklist essenziale per assicurarti di iniziare bene.
Più grande è meglio
La matematica semplice ci dice che grandi folle richiederanno più forza di lavoro se si vogliono evitare lunghe code. Raccomando un assistente per ogni cento ospiti e un fluttuante ogni duecento ospiti. Per quanto riguarda le esigenze della tabella , assumere due partecipanti per tabella di otto piedi e aggiungere una tabella aggiuntiva a questo calcolo per forniture e spazio di lavoro.
Rimani connesso
Non vuoi correre tra i corridoi alla ricerca di una presa di corrente o di una connessione internet, quindi assicurati di far correre queste righe sul tuo tavolo in anticipo. Dovrai anche portare un laptop anche se non hai intenzione di usarlo. L'accesso online può rivelarsi utile se devi controllare le email o aiutare gli ospiti smarriti a trovare la loro strada da e verso la sede. Ultimo ma non meno importante, controlla la situazione di illuminazione. Se il corridoio è poco illuminato, potresti voler aggiungere alcune luci da scrivania per aiutarti a leggere le tue liste.
Non dimenticare le forniture per ufficio
Ogni pianificatore dovrebbe avere un placcatore pieno di elementi essenziali per l'ufficio come il nastro, le forbici e un assortimento di pennarelli.
Altri elementi importanti per il tuo elenco di imballaggi includono targhette identificative vuote, numeri di tabella e segni riservati da utilizzare secondo necessità. Sì, la tua sede avrà accesso a molte di queste cose, ma il tempo e la frustrazione che salvi avendo accanto a te non ha prezzo.
Risposte rapide
Uno dei maggiori perturbatori del tuo "ritmo di registrazione" sarà la raffica di semplici domande provenienti sia dai volontari che dai partecipanti.
È possibile impedire a queste richieste di rallentare la linea di registrazione impostando una tabella di aiuto. Sarai stupito di quanto possa essere più efficiente il tavolo di check-in quando hai una persona dedicata che risponde a domande come "dov'è il bagno?"
Stai aperto
È essenziale mantenere almeno una persona nella tabella di registrazione durante l'evento. Non vuoi che un problema relativamente minore di palle di neve si trasformi in qualcosa di più grande perché nessuno era disponibile ad aiutare. Questo di solito accade quando gli ospiti sono costretti a guardare altrove quando la tua squadra non può essere trovata. Basta una pausa bagno scadente per inviare un partecipante impaziente verso la cucina per richiedere un'insalata senza cipolle!
Tieni i tuoi amici vicini
Ci sono alcuni numeri di contatto che vorresti ottenere prima dell'inizio dell'evento. Il primo è il numero di cellulare per il coordinatore della tua sede. Non ci sarà il tempo di setacciare l'edificio quando gli asciugamani di carta finiscono nel bagno, quindi questo numero è un must assoluto. Un altro buon numero da avere per le questioni legate al cibo è quello del responsabile della ristorazione. Infine, conferma i migliori numeri di emergenza per la polizia e i vigili del fuoco. Alcuni hotel hanno il proprio personale di sicurezza che spesso è il miglior punto di contatto in queste situazioni.
Le tabelle di registrazione dovrebbero fornire più di un semplice segno di benvenuto e di un nome. Dal punto di vista dell'ospite, rappresentano il centro di assistenza clienti per il tuo evento. Ma per essere all'altezza di questa aspettativa, devi essere preparato. Dopo tutto, se gli ospiti non riescono a superare la registrazione, il resto dei tuoi sforzi di pianificazione passerà inosservato.