Non permettendo abbastanza tempo di installazione
C'è sempre una corsa contro il tempo quando si imposta un evento , ma si dovrebbe avere una stima di quanto tempo è necessario per ottenere tutto in atto. Niente sembra peggio di avere una stanza piena di lavoratori che corrono quando arriva il primo ospite. L'obiettivo dovrebbe essere quello di avere tutto pronto almeno 15 minuti prima che le porte si aprano.
Non pianificare una soluzione con i client
Fogli elettronici, e-mail e ordini di eventi per banchetti sono strumenti eccellenti per comunicare i dettagli di un evento. Tuttavia, fare affidamento unicamente sui documenti per dipingere un'immagine dell'occasione può portare a sviste. La strategia migliore è quella di percorrere l'itinerario con il cliente in loco ogni volta che è possibile. Discuti ogni momento e dettaglio come se l'evento stesse accadendo di fronte a te.
Dimenticare di confermare i venditori
Il tuo venditore di eventi medio serve più clienti attraverso diverse categorie.
In breve, questo significa che hanno molto da ricordare. Desideri sempre ricevere una conferma via e-mail o verbale da tutti i fornitori 48 ore prima del tempo di configurazione. Le e-mail sono in genere migliori perché puoi definire le tue aspettative e chiedere loro di rispondere per iscritto.
Trascurando gli eventi in competizione
Se hai mai avuto un "vicino rumoroso", allora sai già come possono essere distrarre queste situazioni.
Affrontare altri eventi nella tua sede può essere una grande sfida, motivo per cui dovresti discutere in anticipo questo scenario con la gestione delle sedi e i tuoi clienti. Scopri chi condividerà le stesse aree comuni e le risorse pubbliche con il tuo gruppo e identificherà chi ha l'autorità per risolvere i problemi di rumore se diventano un problema.
Non avere un piano di emergenza
Cosa succede al tuo evento in caso di maltempo, o anche alla chiusura della tua sede? Queste non sono cose facili da pianificare, ma diventano impossibili da gestire nel giorno dello spettacolo. Tracciare la tua strategia di emergenza almeno 2 settimane prima per buona misura. Anche se prevedi di annullare l'evento, avrai comunque bisogno di un metodo organizzato per contattare tutti i tuoi ospiti.
Non avere abbastanza aiuto nel giorno dell'evento
I costi di manodopera sono sempre un problema quando si cerca di bilanciare i budget degli eventi . Detto questo, non essere in grado di aiutare le mani può causare problemi maggiori rispetto al superamento del budget. Non puoi aspettarti di fare tutto da solo se sei l'organizzatore di eventi. Coordinare dipendenti, venditori e dettagli è sufficiente per tenerti occupato da solo. Non aver paura di spendere un paio di centinaia di dollari per assumere lavoratori aggiuntivi perché non sarai in grado di fare una volta che le cose si muovano.
Non usare una lista di imballaggio
La gestione di un evento esterno al sito richiede in genere un ampio elenco di materiali di consumo. Certo, di solito hai diverse settimane per avere tutte queste forniture in ordine, ma non faranno nulla di buono se non riusciranno mai a raggiungere la sede. Una lista di imballaggio fornisce un aggiornamento istantaneo sulle cose che devi caricare nell'auto. Certo, probabilmente troverai penne e videocassette da prendere in prestito presso la sede, ma cosa succede se dimentichi il tuo nome o il tuo portatile? Crea una lista di imballaggio e controlla due volte prima di partire.
La buona notizia è che questi errori di pianificazione degli eventi sono facilmente prevenibili. In effetti, puoi stampare questo articolo e pubblicarlo per ricordare ciò che non devi fare. Ricorda, la prevenzione è sempre più facile della ripresa!