Questa è una lezione che ho imparato rapidamente come coordinatore di eventi e che successivamente ho sviluppato la mia personale lista di controllo per mantenere i clienti soddisfatti (e occupati) durante il periodo di installazione pieno di stress.
Preparati i tuoi carrelli
La prima cosa che il tuo cliente vorrà fare è disimballare tutte le forniture per gli eventi dal loro veicolo. Questo può essere un compito difficile, soprattutto se la situazione del parcheggio è difficile da navigare. Immagina qualcuno che entra nella tua sede con un carico di pesanti scatole: qual è la prima cosa che cercheranno? La risposta è, naturalmente, un carrello, o qualsiasi altra cosa che alleggerisca il loro carico e rendano il lavoro di scarico minaccioso molto più facile. Avere i carrelli disponibili proprio quando camminano nel locale è un modo semplice per farli sentire "sollevati" solo presentandosi.
Preparare le tabelle di registrazione
Il prossimo elenco di cose da fare per la maggior parte dei clienti è l'impostazione della registrazione. Ciò significa che il tuo locale avrà meglio tutte le componenti di registrazione sul posto prima di arrivare.
Ciò include tutti i tavoli, sedie, elettrico e battiscopa. Organizzare le etichette dei nomi e i materiali per il check-in consuma molto tempo per i pianificatori di eventi e non dovrebbe dover aspettare che tu abbia a disposizione queste semplici cose per iniziare.
Tutte le tabelle e le lenzuola di tutte le camere sono impostate
L'impostazione di tutti i tavoli e le sedie nello spazio eventi può ovviamente richiedere del tempo.
Si spera che, se si esce da un evento precedente, si è detto in anticipo al cliente quando è necessario impostare tutti i componenti della stanza. Se il tuo cliente entra in una stanza con dozzine di lavoratori che si arrampicano per disfare tavoli e sedie, è probabile che vadano nel panico. Idealmente, il tuo team operativo avrà tutto pronto con le tovaglie in posizione in modo che i pianificatori possano iniziare a posizionare centrotavola, articoli all'asta, ecc.
Ottieni tutte le segnalazioni in anticipo
Solo perché il pianificatore principale sa come navigare nell'edificio non significa che la sua squadra di supporto lo faccia. Puoi risparmiare a tutti un sacco di inutili inconvenienti aggiornando la segnaletica all'interno dell'edificio non appena inizierà il periodo di installazione. Tieni presente che i venditori come i fioristi e i DJ devono anche sapere dove andare. Queste sono tutte cose da rivedere con il tuo cliente prima del giorno dell'evento, ma sono anche necessarie per dare un'occhiata al grande giorno.
Revisione di BEO e fatture
Di nuovo, probabilmente avrai inviato via email questi documenti diverse volte durante i giorni precedenti all'evento, ma non fa mai male rivederli un'ultima volta. Anche se il tempo di installazione è frenetico, è necessario ritagliare 15 minuti per esaminare insieme questi documenti. I coordinatori delle sedi dovrebbero avere un pacchetto pronto per il loro cliente che includa il BEO, il diagramma della stanza e la fattura prospettica.
Pochissimi pianificatori esperti passeranno l'opportunità di rivedere questi documenti critici.
Introduzioni
Assicurati di portare i membri chiave della tua squadra al tuo cliente per un'introduzione formale. Questo elenco include il responsabile della ristorazione , il capitano del banchetto, il supervisore delle operazioni e il coordinatore audio / visivo. Pensa per conto del tuo cliente quando presenti il team: ci sono dei dettagli che dovrebbero essere discussi faccia a faccia con il tuo team di gestione? Iniziare una breve conversazione è un modo efficace per evidenziare chi è responsabile di ciascuna area.
Questa breve lista di controllo degli elementi di impostazione dell'evento farà molto per mantenere il cliente felice all'arrivo. In qualità di rappresentante principale per la tua sede, è sempre meglio dare ai clienti il tuo numero di cellulare nel caso qualcosa vada storto mentre lavori nel tuo ufficio.
Ricorda, potrebbero sentirsi frustrati se hanno bisogno di qualcosa, ma saranno ancora più frustrati se non riescono a trovare qualcuno che li aiuti!