I prezzi dei pacchetti per riunioni in stile europeo sono diventati più popolari negli Stati Uniti
Questa pratica non solo è generalmente più efficiente per chi è coinvolto nella pianificazione dell'evento, ma rende la gestione e la previsione dei costi associati alla sede un processo molto più semplice.
Negli Stati Uniti, d'altra parte, è ancora molto più comune per gli hotel creare elementi pubblicitari per costi di conferenza per articolo in base alle esigenze dettagliate e personalizzate di ogni riunione o evento. Sebbene la pratica consenta al pianificatore di eventi di avere un maggiore controllo su ogni dettaglio dell'evento, spesso crea anche complicati ordini di eventi di banchetto e maggiori difficoltà nella gestione dei costi e nel budget complessivo degli eventi .
Anche se i principali attori del settore continuano a cambiare il loro modo di fare business, il modello europeo e il modello americano tendono ancora a riflettere queste differenze nel loro approccio alla conferenza e agli eventi aziendali. Per un'immersione più profonda, diamo un'occhiata a due esempi di pacchetti di eventi aziendali e conferenze: uno dall'ex Fira Palace di Barcellona (esempio europeo) e l'altro al Wynn Resorts di Las Vegas (esempio americano).
Esempio di pacchetti di conferenze e riunioni europee
Le tariffe giornaliere sono popolari nel Regno Unito e hanno fatto il loro ingresso nell'Europa continentale. "Il mercato del Regno Unito è stato il primo a chiedere questo tipo di pacchetto e cerchiamo sempre di adattare le nostre proposte per soddisfare le esigenze dei nostri clienti", spiega l'ex direttore generale di Fira Palace a Barcellona (ora Crowne Plaza Barcelona), un'azienda hotel che è popolare tra gli eventi aziendali e i pianificatori di riunioni che organizzano incontri internazionali.
Clientela dell'hotel europeo
Quando il Crowne Plaza Barcelona era ancora operativo come Fira Palace, circa il 20% dei clienti dell'hotel proveniva dalla Spagna. Il resto della clientela annuale proveniva dal Regno Unito (19%), dagli Stati Uniti (17%), dalla Francia (7%), dall'Italia (6%), dal Giappone (4%) e dalla Germania (4%). Inoltre, circa la metà degli eventi aziendali ospitati nell'industria farmaceutica, compresi i clienti di tecnologia, cibo e bevande , banche e industria automobilistica .
Prezzi dei pacchetti per la domanda europea
Durante questo periodo, il pacchetto di riunioni giornaliero a Fira Palace prevedeva l'uso della sala riunioni, delle pause caffè, del pranzo, dello schermo e altro ancora. I pacchetti di riunione disponibili comprendevano essenzialmente tutto ciò che un pianificatore poteva aver bisogno di includere in una riunione.
Con l'evoluzione del settore, le richieste di pacchetti per conferenze e riunioni hanno continuato a cambiare nel tempo. Inizialmente, i pianificatori di eventi aziendali richiedevano prezzi congresso uniformi per sale riunioni e cibo e bevande. Nel tempo, queste richieste si sono espanse per includere altri elementi, come schermi, accesso a Internet, lavagne a fogli mobili e sistemi audio. Ma la domanda era ancora per un prezzo forfettario e forfettario.
Per coloro che necessitavano di camere per la notte, hanno anche richiesto una tariffa speciale / negoziata per gli alloggi nelle loro tariffe generali per le conferenze.
Mentre questi pacchetti coprirebbero la maggior parte delle esigenze dell'evento, i pianificatori continuerebbero a negoziare per altri requisiti di eventi, come area espositiva, cene di gala, ricevimenti di cocktail e altri articoli per l'agenda di eventi.
Pro e contro dell'approccio europeo
È chiaro che l'approccio prevalentemente europeo alla pianificazione e ai prezzi delle conferenze può essere utile per gli organizzatori di eventi per diversi motivi, tra cui la percezione del risparmio sui costi, la prevedibilità dei costi e la facilità di presentazione e approvazione dei clienti.
Ciò detto, un tale approccio pone sicuramente un onere maggiore per l'hotel per prevedere le esigenze dei propri clienti, gestendo al contempo la propria linea di fondo. "Dal nostro punto di vista, è molto più facile fare eventi" à la carte ", infatti l'operazione è molto più complicata, ma il vantaggio per noi è la soddisfazione del cliente", afferma l'ex direttore generale di Fira Palace.
Esempio di pacchetti American Conference e Meeting
Mentre il mercato europeo è relativamente maturo con l'accettazione e l'uso di pacchetti per conferenze o riunioni, altri hotel statunitensi potrebbero cominciare a considerare di cambiare il modo in cui confezionano e valutano anche le conferenze e le riunioni. Ciò è particolarmente importante ora quando si richiede agli organizzatori di eventi di prendere decisioni sempre più frequenti in tempi più brevi.
Nel maggio 2009, Wynn Las Vegas ha preso l'iniziativa di introdurre tre tipi di ciò che chiamano tariffe all inclusive per conferenze e riunioni per il mercato delle riunioni più piccole, ovvero quelle con meno di 80 partecipanti. Oggi stanno ancora offrendo quei pacchetti. Loro includono:
- Pacchetto del delegato per la Conferenza di un giorno intero
- Pacchetto delegato per la conferenza di mezza giornata "AM"
- Pacchetto delegato per la conferenza di mezza giornata "PM"
Proprio come i pianificatori di eventi europei si aspettano, le opzioni confezionate di Wynn hanno un prezzo per delegato (ad esempio, partecipante), inclusa la sala riunioni, cibo e bevande, snack per le pause e proiettore e schermo LCD.
L'idea per Wynn di sviluppare le opzioni del pacchetto di conferenze è nata dall'approccio del mercato europeo. Infatti, André Link, l'ex direttore vendite nazionale di Wynn, in precedenza proveniva dall'Europa. "Per la maggior parte in Europa questo è l'unico modo in cui abbiamo venduto le riunioni ... Era molto raro che abbiamo preparato proposte à la carte che elencavano i costi di F & B, affitti per camere, addebiti AV ecc.", Spiega Link.
Un cambiamento nell'industria americana di eventi e conferenze
Con il lancio del loro piccolo programma di pacchetti meeting, Wynn Resorts ha anticipato che le tariffe delle conferenze confezionate sarebbero diventate più popolari con i loro clienti aziendali perché la maggior parte delle riunioni dell'associazione ha dimensioni maggiori. Avevano ragione. Da allora, diverse catene alberghiere americane di alto profilo hanno iniziato a offrire pacchetti aziendali per riunioni e conferenze che rispecchiano meglio il modello europeo in caso di pianificazione di eventi aziendali.
Per essere sicuri, le tariffe dei pacchetti meeting e conferenze non soddisfano le esigenze di ogni evento. In effetti, molti pianificatori riconoscono di rinunciare ad alcune preferenze di dettaglio per il loro programma o richiedono che la sede personalizzi il pacchetto per includere elementi aggiuntivi. C'è sempre la cautela nel fare affidamento sui prezzi dei pacchetti se i pianificatori anticipano che i loro programmi potrebbero durare più a lungo di quanto inizialmente previsto, il che può comportare costi aggiuntivi. Ma per gli organizzatori di riunioni e eventi che stanno esaminando attentamente il loro budget, questi pacchetti di riunioni e conferenze offrono una chiara prevedibilità per il budget della conferenza.