La realtà della pianificazione di una conferenza è che, senza alcuna esperienza, si può perdere molto tempo a riflettere su ogni piccolo dettaglio mentre si affronta questioni più importanti.
Per rendere il processo più semplice per i neofiti, abbiamo delineato i passaggi più importanti mentre forniamo i collegamenti alle nostre procedure dettagliate più dettagliate su ogni particolare argomento. Il risultato qui è una guida alla pianificazione della conferenza che ti aiuterà a iniziare con un modello solido in atto.
Step 1: Crea una visione della tua conferenza
Ogni evento inizia con una visione, ma dovrai trasformare la tua visione in parole e numeri per misurare i costi e prendere decisioni di pianificazione informate. In primo luogo, è necessario iniziare con le basi come chi, cosa, quando, dove e perché.
Ulteriori informazioni: Pianificazione eventi 101: Drafting Dettagli essenziali
Passaggio 2: creazione di un piano aziendale
A meno che la tua conferenza non sia finanziata da una sovvenzione o da un'organizzazione, dovrai mappare da dove viene il tuo denaro e per cosa viene utilizzato. La prima parte di questa equazione, le entrate, dovrebbero essere calcolate all'inizio del processo di pianificazione.
Ora, al fine di mettere un prezzo per una conferenza, è necessario avere un'idea di ciò che si prevede di offrire ai partecipanti. Il tuo itinerario e la fila dei relatori saranno il fattore di vendita per i potenziali dichiaranti.
Passaggio 3: confronto di sedi e servizi
Dopo aver avuto un'idea più precisa su quando la tua conferenza avrà luogo e su quante persone vuoi partecipare, potrai quindi iniziare a comprare per una sede appropriata.
Tieni presente che la selezione della tua sede determinerà anche i costi di ristorazione e audio / video. Questo perché la maggior parte dei centri congressi e degli hotel per eventi richiedono l'utilizzo dei propri servizi interni per qualsiasi evento sul posto.
La maggior parte delle conferenze dovrà fornire una sorta di alloggio durante la notte per gli ospiti che viaggiano da fuori regione. Questa necessità crea un'altra serie di considerazioni da prendere in considerazione nella decisione del vostro locale .
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Passaggio 4: reclutamento e gestione dei dichiaranti
Anche le conferenze più popolari devono commercializzare efficacemente il loro evento per riempire ogni posto nella casa. La partecipazione è il singolo fattore più importante per il successo del tuo evento. I buoni numeri di frequenza portano opportunità di guadagno e sponsorizzazione. E più persone che hai registrato creeranno più richieste di pubblicità e aperture di partecipazione. Per farla breve, se riesci a disegnare una folla, tutto il resto andrà a posto molto più facilmente.
La gestione della registrazione diventa più difficile man mano che l'evento aumenta di dimensioni. È qui che un sistema di registrazione online può aiutarti a tracciare il numero, elaborare i pagamenti e organizzare i dati.
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Passaggio 5: pianificazione dei dettagli sul sito
Infine, dopo aver organizzato e implementato gli elementi aziendali della conferenza, puoi iniziare a pensare ai dettagli sul sito. Ciò include il modo in cui i partecipanti navigeranno nella conferenza, il layout generale di ogni stanza e la distribuzione di cibo e bevande. Questa è la parte della pianificazione di una conferenza che la maggior parte delle persone associa alla pianificazione degli eventi. Il modo migliore per coordinare tutti i dettagli è quello di percorrere l'itinerario come faresti i tuoi ospiti. Immagina come penseranno e agiranno in ogni momento della giornata per risolvere i problemi prima che si presentino.
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Step 6: Suggerimenti per la gestione delle mostre
Le Conferenze tipicamente includono un'area espositiva o un piano congressi dove sponsor e venditori prendono in affitto spazi per promuovere i loro prodotti.
Questa può essere un'opportunità molto lucrativa per la tua conferenza se organizzi tutto bene. Tuttavia, tieni presente che un'area espositiva richiede un impegno significativo in termini di tempo e risorse, pertanto assicurati di essere pronto a gestire le esigenze di più fornitori prima di impegnarti in questo formato.
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