Esaminiamo 5 delle considerazioni più importanti da valutare prima di stabilire il budget degli eventi per le spese di stampa.
Allinea i nomi delle tue stanze con la proprietà
In questa era moderna di riconoscimento delle sponsorizzazioni, vedrai spesso una stanza di sfondamento che prende il nome da uno sponsor partecipante. Questo ha senso, dal momento che è un ottimo modo per evidenziare i partecipanti alla conferenza. Tuttavia, una cosa che non vuoi fare è ignorare i nomi delle stanze della tua sede. Ad esempio, se la sede ha definito la stanza di sessione generale come Sala banchetti 4, è necessario includere queste informazioni nella segnaletica e nei programmi. Seguire questo protocollo aiuterà tutti, dai manager ai bidelli, a dirigere i partecipanti persi nella posizione corretta. Altrimenti, un'anima perduta alla ricerca della "Gold Room" creativamente potrebbe essere trasmessa a più persone prima di ottenere le informazioni giuste.
Usa il velcro per aggiungere flessibilità alla tua segnaletica
Questo è un trucco semplice che ti farà risparmiare un sacco di problemi il giorno dell'evento.
Crea alcuni segnali di direzione generali con frecce in velcro che puoi modificare secondo necessità. Alcuni modelli di traffico sono impossibili da prevedere e avere la flessibilità di inserire la segnaletica direzionale in un pizzico può salvarti dalla catastrofe. Sulla stessa linea, puoi anche sfruttare le funzionalità di Velcro per riutilizzare la segnaletica per eventi futuri.
Ad esempio, i segni di parcheggio e di toilette sono i tipi di cose che puoi usare praticamente per ogni evento.
Assicurati che i tuoi segni si distinguano dal resto
Una lamentela comune per gli organizzatori di eventi è la mancanza di segnaletica di eventi diffusa fornita da hotel e centri congressi. Il modo più semplice per superare questo è assumersi la responsabilità per tutte le esigenze di segnaletica. Ovviamente, ha senso fare l'inventario delle opzioni interne disponibili, ma non dimenticare che potresti dover condividere alcune di queste risorse con altri eventi nella sede dell'evento. I segni di marca che si distinguono dalla segnaletica sottile sono molto più distinguibili per i vostri ospiti. Le persone tendono a camminare oltre la segnaletica interna, quindi assicurati che il tuo marchio o il logo siano chiaramente visibili per attirare l'attenzione.
Porta i tuoi ospiti alla porta principale per primo
Non aspettare che i partecipanti entrino nella proprietà prima di iniziare a guidarli. I segnali di ingresso e di parcheggio sono fondamentali per assicurarsi che i partecipanti parcheggino e entrino nell'edificio nel posto giusto. Fidati di me; non vuoi essere la persona che saluta un registrante che ha appena camminato per un mezzo miglio perché hanno parcheggiato sul lato sbagliato dell'edificio! Una buona strategia di segnaletica inizia dal primo posto in cui un ospite atterrerà sulla proprietà.
Mai sottovalutare il potere dell'interazione umana
Non importa quanto i tuoi segni possano sembrarti accattivanti, non possono mai sostituire il valore di un volto amichevole. Saluti, uscieri e addetti al parcheggio saranno sempre la migliore difesa contro i partecipanti persi e irritati. La maggior parte dei centri congressi offre questi servizi a una tariffa oraria, oppure è possibile arruolare volontari all'interno della propria organizzazione. Una tabella di registrazione posizionata in modo strategico allevierà parte della necessità di personale, ma assicurati di camminare attraverso la proprietà della sede e identificare le posizioni in cui i tuoi ospiti potrebbero potenzialmente perdersi.
L'approccio migliore allo sviluppo di una buona strategia di segnaletica di eventi è quello di gettare tutte le tue ipotesi fuori dalla finestra. Ogni hotel e centro conferenze ha un certo livello di segnaletica di magazzino, ma non si deve fare affidamento su di esso come fonte primaria di indicazioni per la conferenza.
In un mondo in cui la pubblicità ci viene spinta da ogni angolazione, la segnaletica di eventi efficace deve distinguersi e attirare l'attenzione dei partecipanti. Questo può essere semplice come includere il logo della conferenza su tutti i cartelli o anche più rassicurante, un membro del personale designato per sorridere e rispondere alle domande quando arrivano gli ospiti.