Scopri le nozioni di base sulla creazione di un budget per gli eventi

Come organizzatore di eventi , rimanere nel budget del cliente è la chiave. E per farlo, hai bisogno di un budget di eventi dettagliato che tu e il tuo cliente concordiate. Se sei nuovo nella pianificazione di eventi o in un professionista esperto, tenere un budget per gli eventi ti aiuterà a rimanere organizzato e preparato per qualsiasi richiesta del cliente e ti aiuterà a evitare di superare il budget. Per un evento di base, come un seminario o una cena, Excel o altri programmi di fogli di calcolo possono essere utili.

Elenca le seguenti quattro categorie nella parte superiore:

• Articolo
• Spese previste
• Spese effettive
• Dettagli

Quindi, categorizzare e tracciare gli elementi di spesa.

Gestione di un budget di eventi

1. Traccia i costi di noleggio del sito. Mentre pianifichi l'evento stesso e quando incontri il responsabile delle vendite della tua sede, tieni traccia di tutte le spese di noleggio previste per l'evento e lo spazio delle funzioni, le pulizie, la gestione dei bagagli e le relative spese.

2. Stima dei costi di ristorazione. Ciò include tutte le spese di cibo e bevande, compresi i suggerimenti e le mance, che possono rappresentare fino al 30%.

3. Spese di trasporto del documento. Questo include navette, pullman, trasferimenti di eventi e tutte le relative spese.

4. Aggiungi le spese di arredamento. La maggior parte degli eventi include le spese per l'arredamento, come centrotavola, fiori, tende a noleggio, ecc. Qui si elencano tali costi.

5. Spese per l'intrattenimento dei documenti e delle attrezzature. Le spese comuni in questa categoria includono l'apparecchiatura A / V, ma è anche un buon posto per elencare gli onorari agli oratori o se stai assumendo animatori.

1. Riassumi le spese di stampa. Diverse tariffe per piccoli oggetti si combinano effettivamente per creare un elemento pubblicitario di spesa più ampio. Questi includono inviti, badge di nomi, opuscoli di programmi, segnaletica di eventi e banner.

2. Elemento pubblicitario per i regali. Un consiglio per eventi comune è di non permettere mai a un ospite di andarsene a mani vuote. Quindi, qualunque sia il regalo o i regali che fornisci, traccia il costo per loro separatamente; Sareste stupiti di quanto possano costare questi articoli.

1. Identificare le spese di attività. Se il tuo evento include attività come golf, tennis, spa, rafting, ciclismo o altre attività, dovrai prendere nota del costo di queste spese separatamente. Considera la possibilità di riepilogare il costo totale nel foglio di lavoro e allegare una ripartizione.

2. Pubblica altre spese. Se una spesa non rientra in nessuna delle categorie sopra elencate, elencale qui sotto come voce di spesa diversa.

3. Regalati una categoria di fondi di emergenza. A seconda delle dimensioni o della complessità di un evento, potresti voler dare fino al 20% del budget per gli eventi qui. Nonostante la migliore pianificazione, le spese supereranno i progetti previsti con spese che non considererai mai. Questo ti impedirà di superare il budget ogni volta.

4. Riassumi le spese previste. Mentre costruisci il tuo programma di eventi, avrai una buona proiezione delle spese totali. Queste sono le informazioni che condividerai con il cliente dell'evento per assicurarti che siano a conoscenza del budget dell'evento in modo che non ci siano sorprese in seguito.

5. Riassumi le spese effettive. Questo succede dopo che l'evento si è concluso. Subtotale le fatture nelle categorie sopra 10 e documenta il budget effettivo. Se estremamente favorevole, identifica i risparmi nel budget effettivo rispetto al budget previsto, dimostrando il valore che hai apportato al ruolo.