I tipi più comuni di eventi aziendali

by Rob Hard

I migliori tipi di eventi aziendali che ogni pianificatore di eventi dovrebbe sapere

Secondo Meeting Professional International, oltre $ 122 miliardi vengono spesi ogni anno nel settore delle riunioni negli Stati Uniti. Questo denaro viene solitamente speso negli hotel resort, negli hotel di città, negli hotel suburbani, nei centri congressi, nei ristoranti, nei country club e nei centri congressi, ma alla fine della giornata, alcuni di questi soldi per le riunioni aziendali vengono spesi in quasi tutti i luoghi immaginabili . Non sorprende quindi che la pianificazione di eventi aziendali e tutto ciò che ne consegue sia un grande business. Mentre alcune grandi aziende e organizzazioni hanno pianificatori di eventi aziendali sullo staff o sul contratto con un'agenzia di pianificazione eventi, molte altre (in particolare le aziende e le organizzazioni più piccole) passano semplicemente il lavoro di pianificazione di eventi aziendali a qualcuno in Risorse Umane o in un altro dipartimento.

Che si tratti di un ambiente aziendale, di un'associazione, di un'organizzazione no-profit o di un'agenzia governativa, gli eventi aziendali più popolari rientrano in genere in uno dei seguenti programmi:

01 - Seminari e conferenze

Scopo: le organizzazioni pianificano e tengono questi incontri con un pubblico mirato e forniscono loro informazioni pertinenti.

Descrizione: I seminari sono di solito eventi più brevi, della durata di un paio d'ore, di ½ giorni o addirittura di un'intera giornata lavorativa. Hanno oratori singoli o multipli e generalmente tengono tutti i partecipanti insieme nello stesso spazio. Le conferenze , d'altra parte, in genere hanno più sessioni che si verificano simultaneamente che sono orientate verso interessi diversi, diverse posizioni o ruoli, e persino il livello di abilità. Di solito si svolgono presso gli hotel, iniziano con una sessione di keynote e poi tengono sessioni di approfondimento per argomento. Di norma, una conferenza viene pianificata per almeno metà giornata, anche se generalmente le conferenze coprono il corso da uno a due giorni o talvolta più a lungo.

02 - Fiere

Scopo: le organizzazioni partecipano a fiere come attività di lead generation. Possono anche scegliere di ospitare o sponsorizzare una fiera per rafforzare la propria immagine di leader del settore tra coloro che frequentano, come membri, clienti, potenziali clienti e fornitori.

Descrizione: la pianificazione degli eventi per fiere prevede la negoziazione di tariffe di sponsorizzazione per lo spazio espositivo, la pubblicità e la promozione durante l'evento e, a volte, le opportunità di parlare durante l'evento per la leadership della tua azienda. Esistono molti dettagli logistici per assicurare che lo stand della fiera, i materiali promozionali, gli omaggi e il personale arrivino in tempo per la vostra azienda.

03 - Ritiri esecutivi e programmi incentive

Scopo: è qui che vengono spesi i grandi guadagni per persona. I ritiri degli executive e i programmi di incentivazione sono spesso organizzati presso resort di lusso in destinazioni esclusive e ricevono la massima visibilità in un'organizzazione. Lo sviluppo del business e la pianificazione organizzativa sono in genere gli argomenti dell'agenda, ma viene dato pari peso alle attività divertenti come parte dell'incentivo e del premio originale.

Descrizione: i ritiri degli executive e i viaggi di incentivazione durano in genere da tre a cinque giorni e richiedono attenzione alla selezione del sito, all'alloggio, al trasporto, alla ristorazione, alle riunioni di lavoro, al golf e ad altre attività. Le capacità di negoziazione devono essere chiare perché questi programmi coinvolgono tutti gli aspetti della pianificazione degli eventi.

04 - Eventi golf

Scopo: un evento preferito in ogni organizzazione è di tenere la sua gita annuale di golf. La gestione delle relazioni è l'obiettivo primario; tuttavia, i contenuti aziendali devono sempre guidare la pianificazione degli eventi, non il contrario.

Descrizione: La maggior parte dei campi da golf preferisce che i clienti prenotino i tee time sia al mattino che alle 13:00 se non si affittano il corso e la club house per l'intera giornata. Ciò può causare problemi di pianificazione in relazione al contenuto della riunione di lavoro. Durante la fase di pianificazione, è importante tenere traccia dei clienti interni e non consentire loro di ridurre al minimo il tempo di lavoro.

05 - Eventi di apprezzamento

Scopo: questi programmi consentono a un ospitante dell'evento di trascorrere del tempo informale con i suoi ospiti in un ambiente non tradizionale, dando ad entrambe le parti l'opportunità di costruire un rapporto e di imparare di più sulle priorità di business reciproci. Gli eventi di apprezzamento possono variare da programmi orientati verso l'apprezzamento dei dipendenti a quelli per mostrare l'apprezzamento del cliente, entrambi sono diventati un punto fermo nell'America delle imprese.

Descrizione: ci sono possibilità illimitate e tipi di eventi di apprezzamento che le organizzazioni tengono durante l'anno. I programmi comuni includono:

Cena e teatro
Giorno in pista
Suites nelle arene sportive
Crociere diurne e serali
Feste private a festival musicali
Feste di vacanza
I biglietti per gli eventi più popolari in città

06 - Pietre miliari dell'azienda o dell'organizzazione

Scopo: le pietre miliari dell'azienda offrono a un'azienda o un'organizzazione l'opportunità di celebrare un'inaugurazione o altri importanti traguardi o anniversari.

Descrizione: gli eventi intermedi aziendali variano in modo significativo nella loro esecuzione, ma tendono a seguire programmi simili come eventi di apprezzamento dei dipendenti e dei clienti. Questi tipi di eventi tendono ad essere di natura celebrativa e possono essere limitati ai dipendenti della società o ampliati per includere clienti, venditori e anche la comunità locale a seconda delle dimensioni e della statura della società nella comunità.

07 - Eventi di team building

Scopo: gli eventi di costruzione di Team hanno lo scopo di sviluppare i punti di forza dell'azienda, costruendo allo stesso tempo la fiducia, la buona volontà e il morale dei dipendenti. Gli eventi di team building offrono inoltre l'opportunità unica per i dipendenti di trascorrere del tempo insieme in un ambiente non lavorativo, lavorando insieme per risolvere enigmi e completare attività. Gli eventi di team building sono pensati per fare proprio questo: costruire team più forti.

Descrizione: Gli eventi di team building aziendale sono stati incarnati da attività di gruppo all'aperto e fisiche come un corso su corde. In realtà, ci sono aziende in tutto il paese che si specializzano nell'ospitare eventi di team building nei loro intricati corsi indoor e outdoor. Detto questo, gli eventi di team building possono anche concentrarsi su altri tipi di attività di team building, dai workshop alla formazione sulla sensibilità.

08 - Eventi di lancio del prodotto

Scopo: gli eventi di lancio del prodotto possono includere riunioni interne di lancio del prodotto per informare tutti i dipendenti dell'azienda in merito a qualsiasi prodotto imminente a feste di lancio del prodotto in piena regola per creare un ronzio che circonda la pubblicazione del prodotto tra i clienti e i media. Gli eventi di lancio del prodotto sono più comuni per le aziende business to consumer ( B2C ).

Descrizione: gli eventi di lancio del prodotto sono generalmente pensati per generare copertura mediatica e buzz industriale prima della pubblicazione di un prodotto. L'evento di lancio potrebbe includere un'introduzione appariscente al prodotto insieme a un indirizzo dei dirigenti più importanti della società. I lanci di grandi prodotti tendono anche a essere una grande festa con ospiti famosi, cene e intrattenimenti a seconda del settore.

09 - Riunioni del consiglio di amministrazione e assemblee degli azionisti

Scopo: le riunioni del consiglio di amministrazione e l'assemblea degli azionisti hanno entrambi scopi estremamente importanti sia per le società private che per quelle pubbliche. Le riunioni del consiglio costituiscono un'opportunità per i membri del consiglio di amministrazione di incontrarsi per esaminare le prestazioni aziendali e incontrare i dirigenti aziendali per prendere decisioni importanti. Le assemblee degli azionisti, d'altra parte, offrono alle aziende l'opportunità di condividere i risultati recenti, gli obiettivi, gli obiettivi futuri e le strategie di business con i propri azionisti.

Descrizione: Le riunioni annuali, biennali o anche trimestrali possono essere piccole riunioni interne di membri del consiglio di amministrazione o eventi aziendali prestigiosi su larga scala per azionisti che variano in dimensioni a seconda delle dimensioni dell'azienda e dell'affluenza degli azionisti.