Delineare le spese di pianificazione degli eventi
Le spese possono provenire da una vasta gamma di fonti una volta che si pensa a tutti i componenti coinvolti nella messa in scena di una funzione.
Le più ovvie sono le spese per il catering e le location, ma da lì l'elenco cresce solo da lì. Il fatto è che trascurare anche una sola categoria di spesa può avere un impatto disastroso per la spesa personale. Clicca qui per un elenco completo delle spese per eventi.
Domande da porre ai tuoi clienti
Come organizzatore di eventi , il tuo ruolo è quello di fornire un'assistenza esperta con il coordinamento e la gestione finanziaria dell'evento. Tieni presente che i tuoi clienti sognano la perfezione e questo può facilmente offuscare il loro giudizio su ciò che è fiscalmente possibile. Il tempo di colmare il divario tra budget e aspettative è fin dall'inizio. Spesso è semplice come fare le domande giuste e redigere un budget durante il tuo primo incontro. Clicca qui per un elenco di domande da porre.
Crea un budget di eventi di base
Una volta che hai una visione dell'evento e una stima di quanti soldi devi lavorare, è finalmente il momento di strutturare il budget.
Un passo importante qui è dire ai tuoi clienti che i budget degli eventi sono "bozze di lavoro" che probabilmente cambieranno man mano che maggiori dettagli entrano. Ricorda, pochissimi clienti hanno esperienza con i costi e le commissioni associati alle fluttuazioni di frequenza, quindi è meglio costruire in una zona cuscinetto del 10% per evitare di rimanere senza fondi.
Fai clic qui per ulteriori suggerimenti sulla creazione di un budget di base.
Commissioni di pianificazione degli eventi
Ovviamente, è necessario incorporare le spese di pianificazione nel budget, e questo può essere un argomento delicato per alcuni. I pianificatori di eventi hanno diversi modi per addebitare i loro servizi, che vanno da diritti reali a commissioni percentuali . Alla fine, si tratta di trovare un mezzo su cui entrambe le parti possono essere d'accordo. Assicurati che la tua struttura tariffaria sia documentata in un contratto e includila come spesa in tutte le bozze del budget. Clicca qui per rivedere le strutture standard delle tasse per i pianificatori di eventi.
Taglio dei costi degli eventi
Raramente lavorerai su un evento che ha un budget illimitato. Più probabilmente si raggiungerà un punto nel processo di pianificazione in cui devono essere prese le decisioni in merito alla riduzione dei costi. È qui che un organizzatore di eventi con esperienza può davvero brillare nell'aiutare i propri clienti. L'obiettivo è identificare quali opzioni hanno l'impressione maggiore sugli ospiti. Ad esempio, dovresti spendere meno per i centrotavola per preservare il dessert gourmet? In alcuni casi, un pianificatore può passare attraverso le spese e rinegoziare o ridurre le aree in cui gli ospiti non se ne accorgeranno mai. Fai clic qui per sei aree da destinare ai risparmi.
Controllo delle spese audio / visive
L'illuminazione e le apparecchiature audio hanno un grande impatto sulla presentazione del tuo evento, ma tendono anche ad avere un grande impatto sul budget.
Quando prendi in considerazione altre spese A / V come proiettori, accesso a Internet e servizi video, non ci vuole molto perché questa categoria diventi uno dei numeri più grandi sul tuo budget. Clicca qui per i modi per prevenire una spesa eccessiva per le tue esigenze di A / V.
Trovare online opzioni di marketing a basso costo
Il marketing è un'altra spesa che può crescere in modo esponenziale se non si ottengono risultati immediati. Il problema, naturalmente, è che a meno che tu non sia efficace sul mercato non ci saranno abbastanza partecipanti per sostenere i costi dell'evento. Questo è il motivo per cui ha senso utilizzare tutte le opzioni gratuite o a basso costo per diffondere la parola iniziale su un'occasione imminente. Fortunatamente Internet ha molte strade da prendere in considerazione. Clicca qui per sei idee a basso costo.
Pianificare un grande matrimonio con un piccolo budget
I matrimoni sono un ottimo esempio di eventi in cui i budget possono essere contestati dalle spese.
Dietro ogni matrimonio c'è una famiglia di persone reali che hanno altri obblighi finanziari da considerare prima di spendere generosamente nel loro grande giorno. La maggior parte dei coordinatori di matrimoni lo capiscono, ma i migliori sanno come massimizzare ogni dollaro del budget di un matrimonio. Sebbene i pianificatori di eventi aziendali lavorino in un ambiente diverso rispetto ai pianificatori di matrimoni, c'è molto da imparare su come i professionisti dei matrimoni gestiscono i loro budget. Dai un'occhiata a questi suggerimenti per trasformare un piccolo budget in un grande matrimonio.