È difficile pianificare un budget di eventi a meno che tu non abbia una buona idea di quali spese dovrai sostenere. Ciò sembra abbastanza ovvio, ma i costi associati alla pianificazione degli eventi possono provenire da una serie di luoghi diversi. Proprio quando pensi di aver identificato tutte le tue categorie di spesa, ne viene fuori un'altra che ti rimanda al tavolo da disegno. Per evitare che ciò accada, ho messo insieme questo schema delle spese di pianificazione degli eventi da tenere a mente durante la creazione del budget.
Spese sul sito
Sono inclusi qui i costi e le spese generalmente addebitati dalla sede dell'evento . Questa è spesso la categoria più costosa, ma è anche la più facile da prevedere dal momento che si otterrà una stima dei costi formale da esaminare in anticipo. Detto questo, non dimenticare di tenere conto dei costi variabili che cambiano con i tuoi numeri di presenza. Il catering è un buon esempio di questo dato che i costi del cibo aumenteranno con ogni aggiunta al tuo roster.
Costi del luogo
- Affittacamere
- Deposito di sicurezza
- Copertura assicurativa
- Parcheggio
Cibo e Catering
- I pasti
- Bevande
- Commissioni per il lavoro del barista / server
- Tasse e servizi / tasse di gratuità
Audiovisivo
- Microfoni
- Schermi e proiettori
- Accesso ad Internet
- Altre attrezzature specializzate
Venditori di terze parti
Questa categoria rappresenta tutti gli articoli e i servizi forniti dai fornitori al di fuori della sede ospitante. Ognuno ti fatturerà in modo indipendente, quindi è importante tenere le schede chiuse su tutti coloro con cui lavori.
L'utilizzo di un foglio di calcolo ti aiuterà a organizzare i contatti dei fornitori insieme ai costi associati ai loro servizi.
Affitti per eventi
- Lenzuola, battiscopa e coprisedie
- Tende, allestimento e attrazioni di divertimento
- Articoli fisici non forniti dal luogo
- Lavoro e consegna per l'installazione / smantellamento
Fornitori di arredamento
- Illuminazione d'accento
- Fiori e centrotavola
- palloncini
Divertimento
- Musicisti o DJ
- Tariffe dei relatori
- Riders a contratto (vitto, alloggio, trasporto)
Spese di produzione
La produzione include tutto lo staff e le risorse necessarie per pianificare ed eseguire l'evento. Queste spese iniziano nel momento in cui l'evento viene immaginato e continuano attraverso il lavoro post-evento. In breve, questa categoria rappresenta il costo di organizzazione dell'evento, attrazione dei partecipanti e gestione degli elementi amministrativi.
Marketing e registrazione
- Stampa e progettazione
- Annunci
- inviti
- Gestione della registrazione
Pianificazione e organizzazione
- Commissioni di pianificazione degli eventi
- Dipendenti temporanei e part-time
- Forniture per ufficio
- Costi di comunicazione
- Spese di viaggio
Spese amministrative
- Impegni dipendenti retribuiti
- Costi di contabilità
- Spese legali
- Tariffe del consulente
Eccedenza di costi e fondi di emergenza
Non esiste un numero magico per ciò che dovresti riservare alle spese non pianificate, ma devi sicuramente aspettarti l'inaspettato. Alcuni pianificatori di eventi suggeriscono di stanziare dal cinque al dieci per cento sulle spese previste, mentre altri scelgono un numero tondo con cui lavorare. Gli eventi più grandi dovrebbero, ovviamente, allocare di più perché una svalutazione addebitata per persona potrebbe incorrere in migliaia di dollari.
Lo scopo di questo schema è di rendervi consapevoli dei diversi tipi di spese di pianificazione degli eventi che possono verificarsi. Ogni evento è unico , quindi il tuo può includere più o meno degli elementi elencati qui. L'importante è sapere da dove verranno i tuoi costi. Trascurare le spese associate a un particolare venditore o categoria può devastare il budget, ma lo scenario peggiore si dimentica completamente di una spesa fino all'arrivo del conto.