Sfortunatamente, la risposta non è semplice. Diversi fattori determinano la propria tariffa, incluse le spese operative, i salari e gli utili della pianificazione degli eventi .
La realtà è che le tariffe variano in base a dove gestisci la tua attività, i tipi di progetti che intraprendi e ciò che il mercato è disposto a pagare.
Dipende anche dal tuo mercato di riferimento. Cioè, il tuo cliente o prospect avrà in mente un budget prefissato e i tuoi servizi devono essere competitivi all'interno di quei parametri.
I pianificatori degli eventi di Ways strutturano le loro tariffe
Tuttavia, se vuoi iniziare un'attività part-time o anche a tempo pieno, ci sono circa cinque modi per strutturare la tua quota di eventi e quotare le tue commissioni ai tuoi clienti:
- Tassa di progetto piatta
- Percentuale di spese
- Tariffa oraria
- Percentuale di spese più la tariffa oraria
- Tariffe praticabili
Per le seguenti spiegazioni ed esempi, supponiamo di voler guadagnare in media $ 75 all'ora per i tuoi servizi.
Tariffe basate su una tariffa di progetto piatta
Molti clienti preferiscono sapere quanto costerà un progetto, comprese tutte le commissioni. Come organizzatore di eventi , per offrire questo, è necessario determinare una tariffa fissa e determinare quali servizi saranno coperti per tale importo.
Questo pone la responsabilità di gestire un budget direttamente su di te, il pianificatore e richiede di anticipare una varietà di scenari in cui le circostanze possono cambiare. In questo scenario, il cliente può contrattare direttamente con l'organizzatore di eventi per coordinare tutte le spese di logistica, ristorazione, sede, alloggio ecc.
Le spese di progetto piane sono generalmente utilizzate per eventi pacchettizzati, come quelli trovati con programmi di marketing sportivo, e possono essere calcolati su base per persona con molte clausole e avvertimenti.
Ad esempio, supponi di essere stato assunto per organizzare un tour storico della città di un giorno per 15 ospiti. Il tuo cliente desidera che tu citi una quota fissa per il trasporto, una guida privata, il pranzo e tutte le tasse di ammissione alle sedi; tuttavia, chiede anche di fornire una ripartizione di alto livello per ogni voce di spesa.
In questo scenario, è necessario negoziare / calcolare il costo di tutti i servizi, compreso il tempo, e indicare un totale combinato per le spese. Sarà la responsabilità / rischio del pianificatore di eventi per identificare i depositi richiesti, pagare tutti i servizi e assumersi la responsabilità di tutti gli accordi di servizio.
Commissioni basate su una percentuale di spese
In media, i pianificatori di eventi più qualificati dovrebbero sentirsi a proprio agio con l'addebito tra il 15-20% del costo totale di un evento come parte della loro commissione. A seconda della complessità del programma e del tempo necessario per pianificare ed eseguire un evento, a volte questo è sufficiente per coprire l'intero costo e la fonte di profitto di un pianificatore.
Ad esempio, supponi di essere assunto per organizzare una cena privata in un ristorante esclusivo per 40 ospiti con una media di $ 175 a persona.
Stimiamo che ci vogliono un totale di 15 ore per incontrare il tuo cliente, pianificare, partecipare e completare il follow-up su questo evento. Se addebiti un tasso pari al 18% delle spese totali, guadagnerai solo un po 'di più della tua tariffa oraria di $ 75 / ora:
$ 175 x 40 ospiti = $ 7.000 x 18% = $ 1,260
15 ore x $ 75 / ora = $ 1,125
Se il cliente stipula un contratto con te per tutti i servizi direttamente, l'addebito delle spese per l'evento subtotale per il cliente sarà pari a $ 8.260.
Commissioni basate sulla tariffa oraria
Alcuni clienti preferiscono che il pianificatore di eventi indichi una tariffa oraria per i servizi e stimino il numero totale di ore per gestire ed eseguire un determinato programma client. Può sembrare simile al tasso di progetto flat, ma consente una maggiore flessibilità da parte di entrambe le parti per adattarsi ai cambiamenti che potrebbero essere necessari lungo il percorso.
Molti pianificatori di eventi aziendali fattureranno ogni ora per i servizi. Permette al cliente di sapere quanto costerà assumere i tuoi servizi e consentirgli di calcolare un budget ragionevole. Spesso, la ragione di questo è perché il cliente vuole avere una migliore gestione di eventuali spese impreviste.
Ricordarsi sempre di definire parametri attenti alle aspettative in modo che entrambe le parti siano d'accordo su quali servizi saranno forniti. Come organizzatore di eventi, dovresti includere un riferimento alla fatturazione per tutte le spese aziendali ragionevoli che potrebbero essere sostenute.
Alcuni organizzatori di eventi possono addebitare costi operativi come spedizione, noleggio auto e altri articoli di spesa vari fino al 15-20% mentre altri no; se lo fai, dovresti divulgare tali markup e ottenere un accordo con il tuo cliente in anticipo.
Quando si tratta di tariffe orarie di pianificazione degli eventi, è anche importante determinare la frequenza con cui è possibile fatturare il tempo.
Ad esempio, supponiamo che un cliente ti assuma in ottobre per organizzare un seminario di un giorno a marzo. I vostri servizi vengono contrattati per procurarsi e negoziare per la sede, i servizi di catering , A / V e contribuire alla creazione di contenuti per un numero limitato di elementi di comunicazione (ad es. Inviti, agenda, moduli di valutazione, ecc.).
Il tuo cliente ti assolderà anche per fornire la gestione in loco. Stabilisci un accordo in anticipo che fatturerai i servizi identificati in momenti diversi e invierà le fatture per tutti i servizi eseguiti fino ad oggi su base settimanale, bisettimanale o mensile.
In base a questo accordo, tu e il tuo cliente dovreste elaborare una dettagliata dichiarazione di lavoro che includa le responsabilità previste per entrambe le parti. Quindi, puoi stimare un budget totale di così tante ore più le spese ragionevoli (essere chiari su ciò che questi dettagli possono includere).
Commissioni basate sulla percentuale di spese più spese forfettarie / tariffa oraria
A volte sei assunto per organizzare un evento, e per qualsiasi motivo, il cliente preferisce un tasso basato su una percentuale di spese. Tuttavia, questo non è sufficiente per coprire il costo del tempo totale e dei servizi. In queste situazioni, è ragionevole presentare le tue commissioni a un costo combinato in due diverse categorie.
Ad esempio, un cliente ti ingaggia per organizzare eventi associati a una conferenza. Il tuo compito è organizzare due cene private e una gita di golf, ognuna con 50 ospiti. Il costo totale di questi eventi combinati è di circa $ 20.000, ma richiede circa 60 ore di tempo e la complessità di questo progetto può giustificare un margine di profitto più elevato. Tenendo questo in mente, potresti arrivare alla tua tariffa flat finale + tariffa oraria con i seguenti calcoli:
Percentuale di stima delle spese:
$ 20.000 x 18% = $ 3,600Stima tariffa oraria:
60 ore x $ 75 / ora = $ 4,500Deficit orario: $ 900
Se si arriva a un deficit, come abbiamo fatto nell'esempio sopra, è possibile scegliere di citare 15 ore per gestire la logistica di più fornitori esterni. La tua citazione quindi può riflettere quanto segue:
Subtotal Event Expenses: $ 23,600
Costo fisso : $ 1,125 (basato su 15 ore a $ 75 / ora)
In questo scenario, dovrai determinare attentamente che hai stimato le tue ore in modo appropriato (un account per coprire le spese operative non standard come i viaggi personali). Come previsto, pochi clienti sono contenti di vedere aumenti delle spese in seguito, a meno che non vengano forniti giustificati motivi.
Commissioni basate sulle tariffe applicabili
Un altro modo in cui gli organizzatori di eventi possono riscuotere le commissioni per i servizi è assicurando lo spazio degli eventi attraverso sedi che offrono una tariffa commissionabile. Si tratta di commissioni generalmente fornite agli agenti di viaggio per la prenotazione di biglietti, camere d'albergo e altre forme di trasporto.
Ad esempio, molti hotel possono estendere una tariffa commissionabile fino al 10% per le camere e le altre spese.
Anche se alcuni pianificatori di eventi considerano i tassi commissionabili come una fonte di reddito per se stessi, i clienti più esperti potrebbero mettere in dubbio il senso di lealtà del pianificatore di eventi quando sono coinvolte le tariffe commissionabili. Per questo motivo, molti esperti pianificatori limiteranno qualsiasi selezione di pianificazione che includa una tariffa commissionabile o negozieranno prezzi non commissionabili per i loro programmi e trasmetteranno tale fonte di risparmio direttamente ai profitti dei loro clienti.
Inoltre, alcuni clienti potrebbero essere consapevoli del fatto che esistono tariffe commissionabili e non si aspettano che i loro consulenti esterni fatturino utilizzando uno degli altri metodi di fatturazione identificati che abbiamo delineato e paghiamo comunque una tariffa commissionabile. In generale, molti pianificatori di eventi non considerano una buona forma sostanzialmente "a doppio tuffo" il loro flusso di entrate in questo modo.
Se si accettano tariffe commissionate, è meglio non addebitare le tariffe del cliente per i propri servizi utilizzando metodi di fatturazione alternativi.
Esistono scenari in cui le tariffe commissionabili sono più sensate, ad esempio un'organizzazione non profit o un'associazione più piccola che può assumere i propri servizi per un evento o una riunione di iscrizione e la maggior parte delle commissioni viene pagata direttamente dai partecipanti anziché dall'organizzazione.
Un altro scenario potrebbe essere se il cliente sta acquistando regali per i clienti da te e potresti anche offrire servizi di distribuzione di articoli promozionali. In tal caso, negoziare semplicemente gli articoli promozionali e non addebitare i costi per i servizi su base oraria, a meno che il cliente non sia a conoscenza di tutte le spese anticipate.