Redazione di dettagli essenziali
Proprio come qualsiasi progetto di business, il primo passo è organizzare tutte le informazioni che hai e identificare le questioni più urgenti.
Prima di iniziare a scegliere un luogo o assumere un oratore , devi conoscere i parametri di base del tuo evento. È quasi impossibile parlare di dettagli e costi con una terza parte finché non si ottengono ulteriori dettagli specifici. Ecco i dettagli chiave da definire prima di contattare i fornitori esterni.
Data
Tutto ruota intorno alla data del tuo evento speciale. Idealmente, si desidera avere tre potenziali date in mente in modo da poter confrontare la disponibilità e i prezzi su tutta la linea. Cerca di includere diversi giorni della settimana per la massima flessibilità.
Lasso di tempo
Anche una differenza di un'ora sola può avere un impatto sulla pianificazione, quindi è necessario ottenere informazioni specifiche sui tempi previsti. Ad esempio, a partire dalle 10 del mattino anziché le 8 del mattino, potresti non aver bisogno di assegnare un budget per la colazione.
Numeri di presenze
È un dettaglio che è spesso troppo ampiamente stimato per i negoziati produttivi. Diventa realistico con le tue proiezioni di presenze . Discutete in anticipo chi inviterete e riunirete le vostre proiezioni su un foglio di calcolo. La partecipazione e il budget sono direttamente correlati, quindi non indovinate a caso sul numero di persone che pensate possano partecipare.
Sessioni di breakout
Potresti aver bisogno di una sola sala per banchetti se stai organizzando una cena, ma una conferenza su vasta scala richiederà probabilmente sale per presentazioni e spazi espositivi. Ancora una volta, non sarai in grado di misurare i costi finché non definirai quanto spazio hai bisogno. Per le conferenze, l'approccio migliore è pianificare un finto itinerario nel tuo primo incontro. Condividere idee e metterle insieme sulla carta ti aiuterà a guidare le prossime decisioni di pianificazione.
Budget vs. costi
Potrebbe sembrare poco pratico lavorare su un budget prima di conoscere i costi della sede e della ristorazione, ma lavorare in questo modo fornisce un punto di riferimento per misurare tutte le proposte dei fornitori. Inizia con le tue fonti di entrate. Quanto dovresti addebitare per la partecipazione? Chiamerai gli sponsor per aiutare a compensare i costi? Cosa pagheranno gli espositori per partecipare? Le entrate determineranno il tuo budget, quindi ha senso solo proteggerle prima.
Marketing
Dopo aver identificato le tue fonti di entrate, il prossimo passo è delineare il tuo piano di marketing . Qual è il modo migliore per raggiungere e coinvolgere i tuoi generatori di entrate? Forse hai un elenco di potenziali partecipanti come datore di lavoro o associazione di appartenenza. Sarebbe ovviamente utile, ma per quanto riguarda gli sponsor e gli espositori?
Se hai intenzione di attirare più di 20 espositori, devi essere in grado di raggiungerli. Le campagne di marketing mirate costano denaro e questo riduce le entrate.
Trasporto e alloggio
Esecuzione di una conferenza locale in genere elimina eventuali preoccupazioni per il trasporto. Tuttavia, è ancora necessario rivolgersi agli alloggi per oratori, espositori e ospiti speciali. Alcuni hotel offrono sconti sullo spazio per le riunioni se prenoti un numero sufficiente di pernottamenti . L'unico modo per capitalizzare su questo è conoscere le vostre esigenze di alloggio in anticipo. Torna indietro tra i tuoi dati di presenza e proietti quanti ospiti provengono dall'esterno della tua zona.
Ora tutto questo probabilmente sembra un sacco di informazioni da raccogliere in primo piano, e lo è. Ma tieni presente che questi sono i dettagli che influenzano tutto il resto del processo di pianificazione.
Potresti essere inizialmente attratto dalle attività più "glamour", come le visite ai siti e la pianificazione dei menu. Ricorda solo che verrà il loro momento. Per ora, però, concentrati sui fatti in modo da poter prendere le decisioni migliori più tardi.