Come selezionare l'altoparlante Keynote perfetto per il tuo evento

Selezionare l'altoparlante Keynote perfetto è sulla preparazione

Uno degli elementi di intrattenimento più importanti per un evento è la selezione di un grande oratore e di altri relatori per l'agenda. Quando assumi un oratore esterno per ricoprire il ruolo, i pianificatori di eventi possono contrattare direttamente con un oratore professionista o possono fare affidamento sull'esperienza di un ufficio di oratori. Che si tratti di un dirigente interno, di un leader del settore o di un oratore professionista, un programma di successo identificherà gli oratori nelle prime fasi del processo di pianificazione.

Ecco come.

Consigli di un esperto

Diane Goodman, presidente di The Goodman Speakers Bureau, Inc. a Windsor, CT è un leader riconosciuto del settore nel fornire oratori e intrattenitori professionali e riconosciuti a livello nazionale per eventi aziendali e organizzativi. Lei è l'autore esperto di Survive The Search: How To Target & Choose The Best Professional Speaker, un primer di 12 pagine per meeting e event planners.

Goodman ha strutturato la guida come una lista di suggerimenti e domande utili che i pianificatori di riunioni principianti ed esperti dovrebbero affrontare internamente prima di raggiungere un noleggio o selezionare un oratore.

Cosa fare prima di selezionare un oratore principale

In primo luogo, come in ogni caso, la pianificazione anticipata è sempre utile, ea volte fondamentale, per raggiungere il miglior oratore per il tuo evento. È molto più semplice proteggere i migliori oratori pianificando almeno dai sei ai 12 mesi prima dell'evento.

In effetti, la norma per prenotare un oratore professionista o noto era un anno. Ovviamente, questo non è sempre ragionevole o realistico, e oggi è noto che le prenotazioni avvengono solo pochi mesi prima. Ma se puoi aiutarlo, non lasciarti prendere dal panico durante il periodo di crisi. Ti ringrazierai dopo.

Quindi, per essere preparato abbastanza per iniziare la ricerca degli oratori principali, Goodman consiglia i seguenti passaggi su ogni evento e sulla prima checklist interna del pianificatore di incontri:

1. Determinare la logistica / programmazione dell'incontro
2. Capire il pubblico
3. Cattura l'obiettivo dell'incontro
4. Definire le aspettative del relatore
5. Successo di riferimento

Solo una volta che queste attività sono state pensate (e forse altre specifiche per il tuo evento o riunione), dovresti iniziare la ricerca di chi parla. Un oratore principale può svolgere diversi ruoli per una conferenza o una riunione. Il vostro incontro richiede un relatore aziendale o il vostro pubblico sarà meglio servito da un oratore motivazionale o ispiratore? Passare attraverso questo elenco di controllo non solo fornirà un quadro migliore da cui condurre la ricerca dei relatori, ma ti farà risparmiare tempo sul back-end per ottenere l'approvazione interna sulla tua prima scelta di oratore.

Cosa fare durante la ricerca degli oratori di Keynote

Una volta che conosci la direzione concettuale dell'incontro, avrai un'esperienza migliore nella ricerca di un relatore chiave appropriato. Dove la maggior parte dei pianificatori di eventi si blocca non è nel processo di ricerca e selezione stesso, ma piuttosto nella negoziazione delle tariffe degli oratori principali.

I keynote speaker professionali con un libro pubblicato possono far girare aziende da $ 10.000 a $ 20.000 senza includere le spese di viaggio per un evento. Un autore di best-seller del New York Times, d'altro canto, può incassare fino a $ 40.000 per impegno linguistico. Mentre questi numeri possono sembrare straordinariamente alti per i pianificatori di eventi nuovi nello spazio dei keynote speaker, è necessario avvicinarli relativamente alle tasse. Come si confronta la parcella del relatore per dire il costo della colazione del mattino o il numero di persone che ci si aspetta durante la riunione?

La linea di fondo

Poiché gli organizzatori di eventi fungono da faccia interna ed esterna dell'incontro di lavoro, questo tipo di approccio strutturato alla selezione dei relatori aiuterà ad ottenere le necessarie approvazioni interne per un budget e lo spostamento di un programma in avanti.

Quando si pianifica una riunione, uno o due scenari tendono a verificarsi: la data della riunione di lavoro viene approvata senza contenuto o la data della riunione di lavoro non viene approvata senza contenuto confermato.

L'approccio di Goodman raccomanda che i pianificatori di eventi debbano avere una conoscenza approfondita dell'incontro, che saranno presenti, quali messaggi verranno comunicati, che tipo di oratore è necessario e che cosa ha funzionato in passato.

Questi passaggi, combinati con una certa flessibilità di pianificazione e una pianificazione anticipata comporteranno un programma di successo.