Molti hotel si sono affidati ai siti RFP (Request for Proposals) online degli hotel, come Conventionplanit.com e sabrehotelrfp.com per promuovere le loro capacità di riunioni e servizi di conferenza. Hanno anche sviluppato i propri moduli RFP online.
Tuttavia, molti pianificatori sono riluttanti a inviare le proprie richieste di offerta alberghiera tramite motori di ricerca di terze parti. Molti pianificatori preferiscono inviare le loro richieste di offerte per hotel direttamente all'hotel e ai centri congressi.
Quali informazioni sono incluse in una RFP Hotel?
Un ottimo strumento per aiutare i pianificatori a iniziare a sviluppare le proprie forme per le offerte alberghiere e altri eventi è l' evento accettato dagli strumenti di scambio delle pratiche del Convention Industry Council.
Gli elementi di base per una RFP di un hotel dovrebbero includere quanto segue:
- Informazioni di contatto di base del richiedente (nome, titolo, organizzazione, indirizzo, telefono, email, ecc.)
- Date degli eventi (fornire almeno due diverse opzioni)
- Sono necessari blocchi di stanze (date e numeri di camere per gli ospiti)
- Richieste nella sala riunioni (date, dimensioni della stanza, quantità)
- Requisiti di cibo e bevande
- Requisiti di accessibilità
- Requisiti di spedizione e ricezione
- altre informazioni rilevanti
Sfruttare gli strumenti RFP
Inoltre, la Global Business Travel Association (GBTA) offre ai suoi membri un ampio strumento RFP per hotel che gli organizzatori di eventi possono prendere in considerazione.
Gli elementi della RFP dell'hotel GBTA includono quanto segue:
- Informazioni sulla panoramica della struttura alberghiera
- Informazioni sulla panoramica del richiedente RFP
- Dettagli del contratto per la camera degli ospiti
- Dimensione dello spazio totale per riunioni di un hotel
- Numero totale di sale riunioni
- Dimensione della sala da ballo o della sala riunioni più grande dell'hotel
- Altezza del soffitto per sala da ballo più grande o sala riunioni
- L'hotel dispone di una sala riunioni permanente?
- Quante persone ospiterà la sala del consiglio?
- L'hotel ha uno spazio espositivo dedicato?
- Qual è la dimensione dello spazio espositivo?
- Qual è la distanza dal centro congressi della zona?
- Qual è il nome del centro congressi?
- Qual è la percentuale di tasse su cibo e bevande?
- Qual è la percentuale di addebito per il servizio di banchetto?
- Le spese per il servizio del banchetto sono tassate?
- L'hotel offre servizi audiovisivi (A / V) in-house?
- L'hotel offre sconti sui servizi A / V interni?
- L'hotel permetterà ai clienti di portare fuori i venditori A / V?
- Quante sale riunioni contengono Internet ad alta velocità senza fili?
- In che modo le sale riunioni possono contenere le videoconferenze?
- C'è una tassa per l'utilizzo dei propri fornitori A / V?
- L'hotel accetta "carte riunione" aziendali per il pagamento?
- L'hotel offre tariffe pacchetto meeting?
Inoltre, sarebbe utile condividere con le vendite alberghiere il tipo di evento che stai ospitando. Ciò fornirà loro informazioni sugli obiettivi che il vostro incontro potrebbe avere.
La buona notizia riguardo al lavoro con gli hotel è che la maggior parte dovrebbe essere abbastanza esperta nel mettere insieme eventi simili, e un grande addetto alle vendite o al catering sarà in grado di condividere maggiori dettagli su come aiutare gli organizzatori di eventi a raggiungere i loro obiettivi.