Lezioni apprese nella pianificazione e nell'esecuzione degli eventi della Festa della mamma di Y-ME
I pianificatori di eventi speciali , in particolare quelli del mondo non profit , sanno che organizzare un evento di raccolta fondi all'aperto è una grande idea. Questi tipi di eventi, come altre idee di raccolta fondi della comunità, richiedono che la pianificazione per l'evento del prossimo anno inizi immediatamente dopo che l' evento di raccolta fondi di quest'anno si è concluso. È importante dare un resoconto dell'evento e discutere cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato mentre l'evento è ancora fresco nelle menti della squadra.
Discutendo dei successi e dei miglioramenti assicurati che tali funzionalità possano essere incluse o migliorate per l'evento del prossimo anno. Tale pianificazione proattiva aggiunge valore anche agli sponsor. E, inevitabilmente, tutte le comunità di successo che camminano sperano di crescere ed espandersi di anno in anno.
È importante rimanere concentrati sull'obiettivo principale di organizzare tali eventi: la raccolta di fondi. Per quegli organizzatori di eventi che hanno precedentemente tenuto una passeggiata comunitaria, uno dei momenti più importanti per la pianificazione si verifica effettivamente dopo la fine della passeggiata. Per conoscere i molti aspetti della pianificazione e dell'esecuzione di una passeggiata per raccogliere fondi della comunità, otterremo uno sguardo dietro le quinte dell'evento della Festa della mamma ospitato dalla Y-ME Breast Cancer Organization di Chicago.
La passeggiata per la raccolta fondi del cancro al seno della mamma della Y-ME
Y-ME è stata fondata da due sopravvissuti al cancro al seno nel 1979. Il no-profit era meglio conosciuto per il suo programma di Hotline per il cancro al seno nazionale multilingue per pazienti con cancro al seno.
Il programma è diventato famoso come l'unica linea diretta del paese, aperta 24 ore su 24, interamente gestita da sopravvissuti al cancro al seno che sono addestrati come consulenti alla pari. Ma l'organizzazione ha anche organizzato una passeggiata annuale di raccolta fondi per la festa della mamma, che ha supportato i loro programmi e servizi. Nel 2007, Y-ME ha raccolto più di $ 7 milioni con quasi 43.000 camminatori da 12 città.
Nel 2008 hanno partecipato 15 città. Sfortunatamente, Y-ME ha chiuso i battenti nel 2012, ma l'eredità della sua raccolta fondi annuale rimane un ottimo caso di studio per i pianificatori di eventi senza scopo di lucro.
Gran parte del successo della raccolta fondi di Y-ME può essere attribuito a un approccio organizzato alla pianificazione e al controllo degli obiettivi più importanti. Liz Klug, ex direttore degli eventi speciali dell'organizzazione, ha dichiarato questo dopo l'anno record del 2007: "Abbiamo un piano per vari punti nel tempo durante il processo di pianificazione. Quindi, prenderemo provvedimenti per promuovere quei punti più critici in tempo per assicurarci di avere successo. Ad esempio, in una città in cui potremmo ospitare un evento per la prima volta, dobbiamo concentrarci per assicurarci di avere un luogo e un luogo ideale in cui la gente vorrà tornare. In fondo alla strada, possiamo concentrarci su quali negozi di caffè distribuiremo opuscoli. "Diamo un'occhiata a come Klug e il team di pianificazione degli eventi di Y-ME hanno organizzato un evento di tale successo.
Fase di pianificazione 1: analisi dei numeri
Ospitare una passeggiata di comunità o un evento simile richiede di riunire diversi obiettivi costitutivi, ma alla fine l'associazione o l'organizzazione benefica che ospita l'evento lo fa per raccogliere fondi per la loro causa.
Pertanto, il primo passo nella pianificazione del prossimo evento si verifica quando l'evento corrente finisce e la maggior parte di questo lavoro circonda i "numeri".
"Abbiamo esaminato attentamente i numeri dopo la conclusione dell'evento", spiega Liz Klug, "Abbiamo confrontato il modo in cui abbiamo lavorato quest'anno rispetto al precedente [anno]. Abbiamo esaminato l'esperienza del partecipante. Abbiamo valutato le nostre categorie di sponsorizzazione. Abbiamo risposto a qualsiasi e-mail immediata sugli eventi. "I pianificatori di eventi prenderanno anche provvedimenti immediati per assicurare che tutti coloro che sono coinvolti nell'evento di quest'anno continueranno il prossimo anno.
Klug ha anche scavato nei dettagli. Nelle sue valutazioni, ha esaminato tutto, dal numero di volontari che hanno partecipato al volume di t-shirt distribuite. Avrebbe quindi chiesto se aveva bisogno di più o meno per il prossimo anno.
Cronologia della pianificazione
Per coloro che organizzano una passeggiata di raccolta fondi della comunità, è importante sapere quali passi devono essere gestiti in vari momenti.
La maggior parte delle organizzazioni non profit non ha il lusso di molti membri dello staff e del comitato volontario per guidare il successo dell'evento. Ma i pianificatori riconoscono che devono assicurarsi di lavorare a stretto contatto con l'ufficio del sindaco di una città e il dipartimento dei lavori pubblici per ottenere l'evento sul calendario pubblico.
Klug suggerisce che il primo passo dopo aver analizzato i numeri dello scorso anno è quello di concentrarsi sul reclutamento aziendale. Se l'evento non è un nuovo programma, è importante ottenere il supporto aziendale per l'evento del prossimo anno immediatamente dopo la conclusione dell'evento di quest'anno. "Ci siamo concentrati sul rinnovo delle sponsorizzazioni quando abbiamo consegnato il rapporto sul wrap-up dell'evento", afferma Klug. Offre inoltre i seguenti punti salienti ai pianificatori interessati a organizzare una passeggiata comunitaria come evento di raccolta fondi:
- Identificare gli sponsor aziendali
- Sviluppare programmi di team a piedi
- Determina le attività dell'evento
- Inizia il reclutamento a piedi
- Finalizzare la logistica degli eventi
- Tieni l'evento
- Tieni un evento "grazie"
- Valuta e inizia l'evento successivo
Y-ME assumerebbe anche una ditta di logistica esterna per gestire molti dei suoi requisiti logistici. Ma uno dei più utili è stato l'implementazione di un sistema di registrazione online.
Successo del sistema di registrazione online
Y-ME ha imparato rapidamente l'importanza dell'uso del web per la registrazione online e da allora ha fortemente caldeggiato l'uso della tecnologia per la registrazione online e la raccolta di fondi.
Hanno investito in un sistema di gestione delle relazioni costituenti online per fungere da sito web di gara del 2003. Questo tipo di sistema funge da sito web personale per i volontari per fare appelli personalizzati per le donazioni e altri tipi di coinvolgimento. Cattura le informazioni in un unico database e funge da strumento per i capitani delle squadre a piedi per incoraggiare i propri membri.
I partecipanti online sono aumentati da 4.000 a 11.594. Le donazioni online sono aumentate da 5.000 a 19.650. Il team di Y-ME riteneva di aver contribuito a raggiungere un obiettivo di 2,35 milioni di dollari e, come bonus, la tecnologia ha ridotto i costi amministrativi di circa $ 20.000.
Un tale sistema può anche fungere da importante strumento di comunicazione che consente a un'organizzazione di seguire e continuare a coinvolgere gli elettori oltre il giorno della gara stesso.
Cronologia del giorno della gara
Le passeggiate comunitarie sono più frequenti al mattino. A seconda della complessità della segnaletica e della posizione, la preparazione per l'evento può di solito iniziare già una settimana prima dell'evento, con la maggior parte delle attività che si verificano un paio di giorni prima della passeggiata.
Quando Y-ME avrebbe pianificato il proprio evento annuale di raccolta fondi, il team in genere avrebbe cercato di limitare l'area in cui tenevano la passeggiata, in modo che non richiedesse una quantità significativa di tempo di risorse per eseguire determinati compiti operativi come chiudere le strade. La loro passeggiata era generalmente non competitiva, quindi aiuta anche a non dover considerare i requisiti necessari per un ambiente di gara più competitivo.
Il programma per il giorno della gara di solito fluiva come segue:
- Arriva il team di pianificazione degli eventi (2,5 ore prima della partenza)
- Check-in volontario (2 ore prima della camminata)
- Check-in e configurazione dello sponsor (2 ore prima della partenza)
- La registrazione inizia (1,5 ore prima della camminata)
- Impostazione della linea di partenza (30 minuti prima della marcia)
- Cerimonie di apertura (10 minuti prima di camminare)
- Inizia la gara
- Inizia la Main Stage Entertainment (1 ora dopo l'inizio della passeggiata)
- Note sulla fase principale ufficiale (al termine della marcia, al voto di 1,5 ore)
- Il programma termina ufficialmente (3 ore dopo l'inizio della camminata)
- Inizia la ripartizione degli eventi (dopo la fine ufficiale dell'evento)
Suggerimenti per pianificare una passeggiata o una corsa della comunità
Per le organizzazioni interessate a organizzare una passeggiata o una corsa della comunità per la prima volta, Klug offre diversi suggerimenti che contribuiranno a garantire un evento di successo .
- Inizia con lead caldi, inclusi volontari ben collegati, sponsor o una grande squadra. Definire risultati misurabili.
- Valuta gli eventi della concorrenza nella tua città / sede per identificare le loro migliori pratiche e aree di miglioramento.
- Lavora con l'ufficio del sindaco e i distretti del parco per discutere i permessi richiesti e la tua logistica degli eventi: tempo, luogo, numero di partecipanti. Assicurati di essere preparato per queste riunioni.
- Comprendi il tuo budget e assicurati di mantenere le spese operative del 25-30% per un nuovo evento. Alcuni enti di beneficenza si adopereranno per il 15-20% delle spese totali.
- Proteggi gli sponsor per assorbire il 100% delle spese operative del tuo evento.