È la chiave per un evento di successo
Cos'è un ordine di evento per banchetti (BEO)?
Quasi tutti gli eventi importanti pianificati in un hotel o in una struttura per eventi speciali richiedono un ordine evento per banchetti o BEO, che è un contratto che delinea ogni dettaglio dell'evento. Se sei un organizzatore di eventi, ti consigliamo di familiarizzare con BEO in modo da essere in grado di garantire che tutti i dettagli siano trattati correttamente.
L'accordo è spesso delineato in un modulo che descrive in dettaglio le selezioni per cibo e bevande, audio / video, configurazione della sala, compresi i centrotavola, i requisiti di personale e tutti gli altri elementi relativi al vostro evento. Incluso nel BEO è un elenco di costi che dovrai pagare.
Molto probabilmente l'accordo include "blocchi" di informazioni in sottovoci, come informazioni di contatto, orari, modalità di cibo e bevande, allestimento di sale, audio visivo, termini e condizioni e blocchi di firma.
Leggere l'ordine degli eventi del banchetto
Mentre è ovvio che devi leggere il BEO e accettare i termini delineati nell'accordo, assicurati anche di leggere la stampa fine.
Assicurati di essere pienamente informato su ciò che accetti, compresi tutti i costi.
Verifica che quanto segue sia descritto nella sezione generale del BEO:
- Informazioni di contatto sul posto, incluso un numero di cellulare
- Uso dello spazio per il giorno dell'evento (controlla bene per essere sicuro che gli spazi menzionati siano gli spazi effettivamente visitati)
- Imposta, inizia e termina l'evento
- Il numero totale di ospiti previsti
Accordi per alimenti e bevande
Una sezione del BEO sarà dedicata agli alimenti e alle bevande. Vuoi assicurarti che quanto segue sia dettagliato in questa sezione:
- L' intero menu , compresi tutti i corsi
- Ogni articolo a buffet e come ogni stazione verrà impostata e posizionata nella stanza
- In che modo il locale intende soddisfare le esigenze degli ospiti che hanno particolari problemi dietetici (come diete prive di glutine o vegetariane)
- Tempi di servizio
- Articoli speciali riguardanti il servizio, come vino e acqua frizzante sui tavoli
- Una ripartizione di tutti i prezzi del cibo
- Elenco dettagliato di alcol, marche di alcolici e birre disponibili al bar
Room Set Up
Il BEO dovrebbe descrivere in modo specifico l'intera sistemazione della stanza. Include:
- Posizionamento dei tavoli
- Il numero di posti per tavolo
- Posizionamento di stazioni di cibo
- Ubicazione dell'intrattenimento (e dettagli sulla sistemazione degli animatori, se del caso, incluso l'immagazzinamento delle attrezzature, l'accesso a cibo e bevande, lo spazio per cambiare, ecc.)
- Posizione del bar / s
Alcuni BEO possono anche includere un diagramma della configurazione della stanza.
Audiovisivi e fornitori esterni
A volte gli accordi audiovisivi appaiono su un BEO, ma dal momento che molti luoghi mettono a disposizione servizi di terze parti a terzi, potrebbe esserci un contratto separato.
Se è incluso nel BEO, assicurarsi che tutti i dettagli siano finalizzati prima di firmare il contratto .
Termini e condizioni
Tutti i contratti, inclusi i BEO, sono soggetti a termini e condizioni a cui è necessario attenersi. Assicurati di essere a conoscenza di tutti i termini e condizioni prima di firmare il documento. Ad esempio, quali sono i termini dell'accordo in caso di cancellazione? Come si risolveranno le controversie se, ad esempio, un ospite scivola e scende?
È importante porre domande al responsabile della struttura e confermare i dettagli con il cliente prima di firmare. Una volta firmato il BEO è un contratto vincolante.