01 - Buy-in esecutivo
02 - Razionalizzazione di dati esistenti
Qualsiasi azienda che abbia acquisito dati per un periodo di tempo avrà un database di fornitori che contengono dati attuali, duplicati, non aggiornati e non corretti. Se la tua azienda ha diversi reparti acquisti geograficamente separati, il livello di imprecisione viene moltiplicato. Affinché una strategia di acquisto di livello mondiale sia implementata, i dati di ogni reparto acquisti devono essere aggiornati per riflettere i dati del fornitore corrente e razionalizzati per eliminare dati duplicati, errati e non necessari. Il vantaggio di avere dati accurati per la tua azienda è che consente di prendere decisioni in modo accurato. Consente al reparto acquisti di analizzare la spesa presso i fornitori utilizzati in più aree di acquisto. Dopo una maggiore comprensione di dove vengono spesi i soldi in tutta l'azienda, la società avrà una maggiore influenza con i fornitori.
03 - Approfitta dei programmi di incentivi dei fornitori
È stata la norma per le aziende pagare i venditori il più tardi possibile. Se il venditore ha un contratto per 45 giorni, non riceverebbe mai il pagamento prima del 45 ° giorno. Per incoraggiare le aziende a pagare le bollette prima della data del contratto negoziato, i venditori hanno offerto sconti, sconti e altri incentivi. Ma i venditori hanno scoperto che, nonostante gli incentivi, le aziende non pagano ancora in anticipo. Una teoria è che le aziende inseriscono i termini di pagamento nel loro sistema ERP e se ne dimenticano. I controlli vengono tagliati in base a tali dati e gli incentivi del fornitore non vengono mai realizzati. Una strategia di acquisto di livello mondiale dovrebbe includere questi sconti e le aziende dovrebbero assicurarsi di prendere tutti gli incentivi possibili. In questi difficili periodi economici, le aziende non possono permettersi di rinunciare a sconti significativi. Inoltre, le trattative con i venditori dovrebbero includere anche l'ottenimento di maggiori sconti per il pagamento al ricevimento della merce o anche il pagamento anticipato.
04 - Implementare la valutazione del fornitore
Una buona strategia di acquisto dovrebbe includere un metodo con cui vengono misurati i fornitori. Il processo di valutazione dovrebbe includere non solo le prestazioni di consegna ma anche tracciare metriche meno ovvie come consegna insufficiente o in consegna, qualità degli articoli consegnati e prestazioni del servizio clienti del fornitore. Queste metriche potrebbero non essere sempre un valore misurabile, ma a volte la metrica è soggettiva. Se le linee guida politiche sono implementate per la valutazione soggettiva, tutti i fornitori possono essere misurati allo stesso modo. Non dimenticare di far sapere ai venditori che sono in corso di valutazione. Se sanno che i loro clienti li stanno guardando, forse aumenteranno il loro gioco.
05 - Assumi i professionisti degli acquisti
Così tante aziende credono che le competenze clericali di base siano l'unico pre-requisito per una posizione nel reparto acquisti. Questo punto di vista è incredibilmente ingenuo considerando che questi impiegati sono incaricati di spendere enormi quantità di risorse aziendali. Il professionista degli acquisti è la chiave per implementare un'organizzazione di acquisto di livello mondiale. Le competenze richieste per le organizzazioni di acquisto di livello mondiale includono la conoscenza del business che stanno acquistando, le capacità analitiche, le capacità di negoziazione e le abilità interpersonali. Privando il reparto acquisti di dipendenti esperti in queste competenze, la tua azienda può trovarsi vincolata ai contratti dai venditori sbagliati, per il materiale sbagliato e al prezzo sbagliato. le organizzazioni di acquisto comprendono la conoscenza del business per cui stanno acquistando, le capacità analitiche, le capacità di negoziazione e le abilità interpersonali. Privando il reparto acquisti di dipendenti esperti in queste competenze, la tua azienda può trovarsi vincolata ai contratti dai venditori sbagliati, per il materiale sbagliato e al prezzo sbagliato.
06 - Riduzione del numero di venditori
Le aziende hanno centinaia di venditori, alcuni ne hanno migliaia, ne hanno migliaia, addirittura decine di migliaia. Avere migliaia di fornitori nel tuo sistema, non solo richiede una notevole quantità di manutenzione, ma può anche essere estremamente costoso. Se un reparto acquisti ordina ogni giorno articoli da venti diversi venditori, ciò significa venti ordini di acquisto che devono essere inviati, venti spese di spedizione che devono essere pagate e venti ricevute di merci che devono essere elaborate al momento dell'arrivo della merce. Oltre ai costi aggiuntivi, ci sono probabilmente risparmi che non vengono realizzati. Quanti di quei venti venditori vendono prodotti uguali o simili. Se i venti fornitori sono ridotti a cinque, i costi di elaborazione saranno ridotti e probabilmente il costo del materiale è stato negoziato più basso.
07 - Acquisti centralizzati
Se la tua azienda ha un numero di località geograficamente distanti, potresti pensare che sia impossibile implementare una strategia di acquisto di livello mondiale. È prudente per le aziende dover considerare la spesa complessiva come una funzione centrale. Avendo un'organizzazione di acquisti centralizzata, un'azienda può rivedere l'acquisto totale e selezionare i fornitori in grado di fornire la maggior parte degli articoli ai migliori costi. Questo scenario non coprirà tutti gli articoli utilizzati in tutte le sedi e l'organizzazione centrale di acquisto dovrebbe collaborare con le sedi per identificare i fornitori locali che facilitano le esigenze della posizione remota.
08 - Ottenere il massimo dai venditori
Negoziare un accordo con un venditore può essere un affare a lungo termine senza che nessuna delle parti sia soddisfatta del risultato. Avere un cattivo rapporto con il proprio fornitore all'inizio del contratto non è il modo in cui operano le organizzazioni di acquisto di livello mondiale. I venditori sono una parte importante della supply chain. I materiali che forniscono sono richiesti in date specifiche in modo che l'ordine sia spedito al cliente alla data promessa. Far diventare il tuo fornitore un partner piuttosto che un semplice venditore ti aiuterà a garantire che i tuoi ordini siano corretti e puntuali. I negoziati con i fornitori devono concentrarsi sui vantaggi di essere un fornitore; mostrando loro che se avrai successo, avranno successo. I negoziati che si concentrano su clausole penali e multe per scarsa qualità e mancate date di consegna lasceranno il venditore meno disposto a soddisfare le vostre esigenze.
09 - Massimizzare la tecnologia
Ci sono alcune aziende che usano ancora Rolodexes, richieste di acquisto di carta e chiamano i loro ordini di acquisto ai venditori. La maggior parte ha un qualche tipo di software di acquisto, anche se è un foglio di calcolo di Excel, che tiene traccia degli ordini e della spesa complessiva. Con l'introduzione del software ERP (Enterprise Resource Planning), le aziende sono in grado di integrare i propri reparti acquisti nella propria supply chain per sfruttare i dati in tempo reale. Tuttavia, è qui che si fermano molte aziende. Le strategie di acquisto di livello mondiale vanno oltre i vantaggi offerti loro dai loro sistemi ERP. Le aziende possono adottare tecniche di workflow all'interno dei loro sistemi ERP per automatizzare approvazioni e pagamenti, riducendo così il tempo che il personale addetto agli acquisti deve intervenire. I dati prodotti da migliaia di transazioni di acquisto possono essere utilizzati nei data warehouse per aiutare i professionisti dell'acquisto con le metriche nella valutazione del fornitore e nella negoziazione del contratto.