La tua piccola azienda è troppo impegnata per creare una scorecard per fornitore?
Se sei un piccolo imprenditore - o semplicemente lavori in una piccola azienda - e la catena di approvvigionamento è una di quelle cose di cui hai bisogno di prendertene cura, ma non hai tempo per pensarci, prendi il cuore.
Le scorecard dei fornitori sono un ottimo modo per tenere il passo con le prestazioni dei fornitori. E ci sono modi semplici e pratici per implementare e mantenere tali scorecard, così puoi andare avanti con il milione di altre cose che devi fare oggi .
Dati
Le grandi società, con montagne di soldi che i loro dirigenti usano come pareti per scalate, pagano caro per i dati. E poi raddoppiano e pagano ancora più denaro per far analizzare gli analisti, tagliare a dadi e dare un senso a quei dati. Come puoi aspettarti di raccogliere, analizzare e dare un senso a quei dati e incorporare ciò che potrebbe essere utile nelle scorecard dei tuoi fornitori?
Bene, la buona notizia è che hai già accesso a tutti i dati necessari per tenere traccia facilmente delle prestazioni dei tuoi fornitori.
Gli ordini effettuati dai fornitori ti forniscono la data di richiesta, la quantità dell'ordine e il prezzo previsto.
I documenti di spedizione dei vostri fornitori e i vostri documenti di ricezione vi forniscono la data di spedizione effettiva, la data di ricevimento e la quantità ricevuta.
E le fatture del tuo fornitore possono confermare il tuo effettivo prezzo di pagamento.
Questo è tutto ciò che serve per avviare la scorecard del fornitore.
Cosa dire
Che cosa speri di realizzare tu e la tua piccola impresa, dal punto di vista della soddisfazione del cliente? Probabilmente vuoi spedire ai tuoi clienti ciò che hanno ordinato, quando volevano che fosse consegnato - e ottenere ciò facendo spendendo il meno denaro possibile.
Ed è quello che dovresti aspettarti dai tuoi fornitori per te. Dovrebbero spedirti quello che vuoi, quando lo vuoi - e farti pagare il minor denaro possibile per quello che hai ordinato.
In termini di supply chain, ciò si traduce in consegne puntuali, accuratezza degli ordini e controllo dei costi delle merci.
Impostazione della tua scorecard
Utilizzare un foglio di calcolo è il modo più semplice per ottenere questo risultato. Dopo aver impostato i dati sottostanti, è possibile impostare una scheda Scorecard che invia i dati nel foglio di calcolo in un'unica posizione. La scheda Scorecard ti permetterà di visualizzare facilmente le tue informazioni consolidate.
Queste scorecard sono strumenti che consentono di valutare rapidamente le prestazioni dei fornitori. Le scorecard vengono utilizzate per aggregare i dati per aiutare a guidare la strategia di gestione della supply chain e il processo decisionale. Proprio come si potrebbe ottenere un A, B o C su una pagella scolastica - ti dà un'idea di alto livello di come stai facendo. Le scorecard dei fornitori aiutano anche te e la tua piccola azienda a concentrarsi su quali aree potrebbe essere necessario migliorare il fornitore.
Torneremo ai dadi della tua scheda punteggi in pochi minuti, ma prima - una revisione di questi termini della catena di fornitura.
Consegna in tempo
I tuoi clienti vogliono che la tua piccola impresa spedisca i loro ordini puntualmente.
Vuoi spedire ai tuoi clienti in orario. Quindi è ovvio che i tuoi fornitori vogliono spedire puntualmente alla tua piccola azienda.
Quindi perché ci sono così tante spedizioni in ritardo nel mondo?
Problemi di produzione e di qualità possono causare consegne in ritardo. L'ultima seconda richiesta può causare l'ordine dell'ultimo minuto, il che potrebbe non consentire tempi di consegna adeguati nel processo di produzione e catena di approvvigionamento. Ma la causa più comune delle consegne tardive è la scarsa pianificazione. La buona notizia è che è il driver più facile da risolvere.
Il primo passo per risolverlo, però, è identificarlo.
Quando hai effettuato l'ordine con il tuo fornitore? Era nel loro tempo di consegna assegnato? L'ordine è arrivato in orario? È una domanda sì o no e il tuo fornitore ottiene il 100% o zero.
Precisione dell'ordine
Che cosa hai ordinato dal tuo fornitore?
È quello che è apparso?
Quanti di questi articoli hai ordinato? È così che si sono presentati? (Vi è spesso un avvertimento se l'articolo non è facilmente numerabile e ogni singola unità ha un costo relativamente basso: in questi casi, i fornitori tendono a spedire piccole eccedenze dal 3 al 10% e i clienti consentono un margine di manovra.)
Controllo del costo delle merci
Quanto ti aspettavi di pagare il tuo fornitore? È questo che ti ha fatturato il tuo fornitore?
Se i costi del fornitore stanno aumentando , la tua piccola impresa deve saperlo prima. Mantenere traccia regolare di ciò tramite una scorecard del fornitore può aiutare a sbarazzarsi di un costo di disastro dei beni.
Scorecard Nuts-and-Bolts
Utilizzando il foglio di lavoro (quello sopra menzionato), crea una scheda per il tuo fornitore, chiamiamola Fornitore A. In alcuni casi, potrebbe essere più semplice creare fogli di lavoro separati, uno per ciascuno dei tuoi fornitori.
Se hai un sistema ERP (e se non sai se hai un sistema ERP , non lo fai) o un altro sistema che tiene traccia degli ordini che fai con i tuoi fornitori (Quickbooks, per esempio), dovresti essere in grado di esportare i dati necessari. In caso contrario, potrebbe essere necessario inserirlo manualmente, ma una volta configurato, può andare molto rapidamente.
Le colonne dovrebbero essere simili a: numero d'ordine, nome del fornitore, data dell'ordine, data di spedizione richiesta, nome del prodotto (o codice articolo), prezzo unitario, quantità dell'ordine. Puoi ottenere tutte queste informazioni dall'ordine generato dalla tua piccola impresa.
Continua le colonne con le informazioni della spedizione effettiva del tuo fornitore: data di spedizione effettiva, data di ricezione e quantità ricevuta.
Quando il fornitore ti emette fattura, puoi aggiungere una colonna per il prezzo fatturato.
Con questi dati, hai ciò di cui hai bisogno per incrociare le date della tua spedizione con le date effettive della nave del tuo fornitore. Alcuni vanno alla quantità ordinata rispetto alla quantità ricevuta e il prezzo dell'ordine rispetto al prezzo della fattura.
Aggiungi altre tre colonne alla tua estrema destra con queste intestazioni di colonna:
- Puntuale?
- Accuratezza dell'ordine al 100%?
- Giusto prezzo?
Ora confronta quello che hai messo sugli ordini a ciò che hai ricevuto dai tuoi fornitori. E popola le celle con una Y o una N. Il totale delle tue Y rispetto agli ordini totali ti dà le tue percentuali. Puoi catturare tali percentuali in quella prima scheda Scorecard di cui abbiamo parlato sopra.
Una volta impostato il modello, la scheda Scorecard può essere compilata automaticamente. Se non sei sicuro di come impostarlo, ci sono un certo numero di tutorial che possono guidarti attraverso di esso. Oppure chiedi al tuo ragazzo.
La scheda punteggi dovrebbe contenere: Nome del fornitore, Percentuale di disponibilità = xx percento, Precisione dell'ordine = xx percento, Precisione del costo della merce = xx percento. Questo sguardo di alto livello sulle prestazioni del tuo fornitore può dirti se hai bisogno di gestire quel fornitore più da vicino , o se sei libero di fare quelle milioni di altre cose che dovevi fare oggi.