Fortunatamente per i pianificatori di eventi, ci sono numerosi strumenti disponibili per aiutare nella registrazione degli eventi . Le scelte includono piattaforme semplici che affrontano le basi della registrazione degli eventi e quelle più avanzate, offrendo applicazioni multifunzionali. Alcuni programmi di registrazione degli eventi elaborano i pagamenti degli eventi. Alcuni forniscono anche rimborsi automatici se una registrazione viene cancellata. Altri pacchetti creano tag di nome del registrante. Gli strumenti di registrazione degli eventi possono anche consentire l'integrazione con una conferenza o un sito Web aziendale e connettersi alle loro piattaforme di social media .
Sfortunatamente, con così tante opzioni, il processo di selezione dello strumento di registrazione degli eventi per la tua azienda può essere travolgente, per non dire altro. Ecco una guida semplice da seguire per selezionare gli strumenti di registrazione degli eventi più adatti alla tua attività di pianificazione degli eventi.
Scelta del software di registrazione degli eventi: da dove cominciare?
Quando si selezionano gli strumenti di registrazione degli eventi, è meglio iniziare a determinare i propri bisogni e desideri.
Pensa alle tue priorità di registrazione e alla tua attività di pianificazione degli eventi. Porsi queste domande:
- Le tue esigenze sono semplici e richiedono solo l'elaborazione di registrazioni e pagamenti?
- Offrite più sessioni all'interno dell'evento principale che richiedono registrazioni aggiuntive?
- Hai bisogno di gestire le prenotazioni alberghiere o l'organizzazione del viaggio?
- Stai supportando un sito Web della conferenza?
- Fornirai tag personalizzati, coordinando i requisiti audiovisivi o ospitando sessioni speciali di estrazione?
- Gestisci più di un evento contemporaneamente?
- Il tuo evento è un evento annuale o un evento occasionale?
Le risposte a queste domande ti aiuteranno a trovare il software di registrazione degli eventi più adatto alle tue esigenze.
Strumenti di registrazione degli eventi
Con così tante scelte nel software di registrazione degli eventi, è facile farsi coinvolgere in funzioni appariscenti e gli strumenti più recenti, indipendentemente dal fatto che funzionino per il tuo evento o che vengano addirittura utilizzati. Non essere attirato dall'ultimo e più grande. Invece, fai un elenco di quelle funzioni che usi attualmente nel processo di registrazione degli eventi e aggiungi quelle che vorresti includere per semplificare il processo. Alcune funzionalità disponibili includono quanto segue:
- Registrazione online dell'evento
- Registrazione in loco dell'evento
- Registrazione del gruppo di partecipanti
- Partecipante al check-in automatico
- Elaborazione pagamento evento
- Gestione e rapporti dei partecipanti
- Creazione e gestione dei badge dei partecipanti
- Registrazione per sessioni individuali
- Sviluppo di moduli
- Gestione camere d'albergo
- Gestione del marketing
- Social media
- Sondaggi e feedback sugli eventi
Non tutti gli strumenti di registrazione degli eventi sono costosi
Molti strumenti di registrazione degli eventi offrono funzioni standard a un prezzo ragionevole, che sono particolarmente adatte quando si gestiscono eventi semplici.
Questi programmi includono moduli di registrazione di base che possono essere collegati al tuo sito web. Possono raccogliere informazioni sulla registrazione, incluse le informazioni della carta di credito, al fine di registrare ed elaborare i pagamenti con carta di credito. Inoltre, gli elenchi di registrazione dei partecipanti possono essere compilati o esportati. A seconda del tipo di eventi pianificati e della frequenza degli eventi, questi semplici strumenti possono essere una buona soluzione fornendo esattamente ciò di cui hai bisogno senza essere impantanati con tutti i tipi di funzionalità extra che non ti servono.
Gli strumenti di registrazione di eventi multi-sfaccettati offrono funzionalità aggiuntive
Se il tuo lavoro di pianificazione degli eventi prevede la pianificazione di conferenze di grandi dimensioni, gli strumenti di registrazione degli eventi che offrono funzionalità aggiuntive oltre le nozioni di base potrebbero essere proprio ciò di cui hai bisogno. Le soluzioni includono quelle che elaborano la registrazione degli eventi e combinano quella caratteristica con la capacità di tracciare e riportare vari dettagli di un evento più grande e più complesso.
Se i partecipanti all'evento si registreranno per la conferenza e poi si iscriveranno a workshop specifici all'interno di una determinata sessione, ci sono strumenti per abilitare tale funzione.
Alcuni software consentiranno l'elaborazione di più partecipanti da un'organizzazione con un'unica fonte di pagamento e offrono diverse strutture di determinazione del prezzo in base a sconti di gruppo o tasse di iscrizione anticipata. Se sono necessari report personalizzati, cercare un pacchetto di registrazione degli eventi che genererà automaticamente report compilando elenchi di presenze in base ai singoli workshop o altri parametri selezionati. In genere le conferenze richiedono etichette di denominazione stampate, pertanto inserirle nell'elenco "necessario" in modo che possano essere create automaticamente come parte del processo di registrazione degli eventi e cercare la personalizzazione per riflettere se il partecipante è registrato per l'intera conferenza, parte della settimana o solo un giorno specifico.
Strumenti per l'integrazione della registrazione
Per quegli organizzatori di eventi che conducono numerosi eventi, l'integrazione dei dati di registrazione nel database esistente potrebbe essere una funzione critica per la tua organizzazione. Prendi in considerazione i metodi attuali per aggiungere i dichiaranti al tuo database e identificare le aree di miglioramento. È importante pensare in vari modi a questa informazione può essere integrata con le informazioni esistenti, come le persone che hanno offerto volontariato o donato. La maggior parte delle applicazioni di registrazione degli eventi offre la possibilità di esportare manualmente i dati. Tuttavia, questo metodo richiede molto tempo in quanto richiede l'importazione manuale delle informazioni nel tuo database da capo. Esplora pacchetti in grado di soddisfare non solo le richieste di registrazione degli eventi, ma anche di supportare le esigenze di gestione dei componenti.
Fai un test drive prima di acquistare
Dopo aver ristretto la scelta del software di registrazione degli eventi, determinare se offrono un periodo di prova gratuito. Ciò ti darà l'opportunità non solo di testare le funzionalità, ma di vedere se ha le funzionalità che ti richiedono e se si adatta bene al tuo evento. È anche un'opportunità per sperimentare il loro livello di servizio clienti quando rispondono alle vostre domande o lavorano per risolvere un problema che state riscontrando.