Che cosa succede se ti consideri super organizzato e già utilizzi una checklist quando pianifichi un evento, ma hai riscontrato situazioni in cui ti rendi conto (troppo tardi) che non hai seguito alcuni dettagli importanti. Dove hai sbagliato?
Ogni evento richiede una checklist per la pianificazione degli eventi progettata tenendo conto di quel particolare evento e adattata alle specifiche dei singoli eventi. Quindi ogni checklist per la pianificazione degli eventi è diverso. Tuttavia, ci sono cinque elementi che devi avere nella tua checklist per la pianificazione degli eventi, indipendentemente dal fatto che tu stia pianificando una piccola festa di compleanno o una grande funzione aziendale.
Iscriviti a contratti di eventi
Questo può sembrare ovvio, ma assicurati di firmare - e ricevere in cambio copie firmate - tutti i contratti necessari per il tuo evento. Ciò include i contratti di eventi con il cliente, la sede, i venditori, l'hotel, l'intrattenimento, ecc. Una salda stretta di mano è un buon modo di condurre gli affari ma non il modo di garantire l'assunzione di alcun fornitore e non il modo di impegnarsi a lavorare per un cliente .
Ricevi tutto per iscritto e non fare alcun lavoro o spendere un centesimo per pianificare il tuo evento fino a quando tutti i documenti sono stati firmati e consegnati. Se sei un organizzatore di eventi che ha bisogno di un contratto di eventi per i tuoi servizi per eventi, clicca qui.
Conferma la data e l'ora dell'evento
Sei al ginocchio nelle fasi di pianificazione per questo evento.
Come si potrebbe forse sbagliare la data? I venditori hanno spesso altri affari in arrivo. I clienti possono concordare una data e un'ora per l'evento e poi semplicemente dimenticare di notificare il cambiamento dei piani. Prima di iniziare a pianificare il tuo evento, ricontrolla la data e l'ora di inizio e fine e prendi questi per iscritto in modo che tutti siano sulla stessa pagina.
Assuma ulteriore aiuto
Non sottovalutare il valore di avere un aiuto aggiuntivo nel giorno del tuo evento. C'è sempre qualcosa che deve essere curato e la maggior parte degli organizzatori di eventi è già troppo occupata a gestire l'evento per dedicare la propria attenzione alle situazioni che si presentano. Assumere un aiuto aggiuntivo è un passo importante che viene spesso trascurato fino a quando è forse troppo tardi per assumere il miglior staff di eventi per il lavoro a portata di mano. Non accontentarti di avanzi quando si tratta di assumere personale dell'evento. Metti questo articolo nella checklist degli eventi e assicurati al personale con la migliore formazione l'esperienza necessaria per il budget degli eventi.
Condurre un sito Walk-Through
Nulla è paragonabile a immaginare qualcosa nella tua mente come sperimentarlo in prima persona. La conduzione di un walk-through del sito dell'evento con il cliente e i fornitori è un passaggio fondamentale nel processo di pianificazione degli eventi.
Offre l'opportunità di sollevare domande, affrontare i problemi e giungere a un accordo sull'allestimento delle sale, sull'arredamento, sul posizionamento della registrazione e sul flusso generale dell'evento. Spesso, anche quando pensiamo di comunicare in modo chiaro, la nostra visione di qualcosa è in netto contrasto con ciò che qualcun altro sta immaginando in base alla nostra descrizione. Fai una passeggiata nello spazio fisico durante le fasi di pianificazione, quindi non ci sono sorprese nel giorno dell'evento.
Includi promemoria per il follow-up
Nel mondo ideale, dire a qualcuno una volta sarebbe sufficiente per garantire che il lavoro venga svolto. Sfortunatamente, il mondo del lavoro reale non funziona in questo modo o almeno non è il business della pianificazione degli eventi. Con così tanti dettagli da gestire e più giocatori coinvolti nelle varie fasi dell'evento, è facile perdersi qualcosa.
Quindi, quando sviluppi la tua checklist per la pianificazione degli eventi per mantenerti organizzato e nei tempi previsti, includi promemoria per alcuni follow-up. Ad esempio, se hai parlato con il catering per le idee di menu, includi un elemento nella checklist di pianificazione eventi che legge "Segui il catering nel menu proposto" e "Pianifica l'assaggio con il catering." Nella pianificazione degli eventi, non c'è cosa che conferma qualcosa troppe volte.