Fornitori di pianificazione di feste che ogni evento Pro dovrebbe conoscere

by Rob Hard

I migliori organizzatori di eventi sono sempre aggiornati con le sedi per eventi alla moda nella loro zona, dagli hotel ai resort ai ristoranti . Soprattutto, stabiliscono buoni rapporti di lavoro, anche amichevoli, con la gestione delle vendite e della ristorazione in quei luoghi, poiché entrambi contribuiranno a creare o distruggere un evento. Queste relazioni si riveleranno preziose anche per gli eventi futuri e, si spera, renderanno più facile il tuo compito di offrire un evento eccellente.

Allo stesso modo, ogni organizzatore di eventi (indipendentemente o assunto come pianificatore di riunioni presso un'organizzazione) dovrebbe avere una rete aziendale personale di fornitori di eventi e fornitori di fiducia che possono essere assunti per vari eventi.

Questa rete non solo ridurrà il tempo dedicato alla ricerca di quegli appaltatori, ma il pianificatore di eventi avrà imparato a lavorare con quelle aziende e individui per ottenere il miglior servizio per i loro clienti. Alla fine, il networking è incredibilmente importante nel settore delle riunioni e degli eventi.

Quando si tratta di rinvii, la tua rete (o la sua mancanza) può significare la differenza tra l'atterraggio di un lavoro e la visione di andare alla competizione. Ecco i fornitori di servizi di eventi, i fornitori e gli appaltatori che ogni grande pianificatore di eventi dovrebbe avere sulla loro rete.

01 - Destination Management Company (DMC)

Una società di gestione della destinazione (DMC) può apparire in superficie come concorrente di un organizzatore di eventi locale, data la sua attenzione al mantenimento delle relazioni con tutte le sedi locali e servizi di ospitalità, ma in realtà possono essere partner eccellenti per gli organizzatori di eventi.

Quando pianifichi eventi fuori città o al di fuori della tua area di competenza, un buon DMC può diventare il tuo migliore amico e il più stretto alleato. Le loro relazioni e le vaste conoscenze locali coprono spesso tutti gli aspetti della pianificazione degli eventi. I DMC vengono solitamente assunti per aiutare a pianificare ed eseguire tutte le attività fuori sede e serali.

02 - Consulente per le comunicazioni

Un'enorme quantità di informazioni deve essere comunicata a clienti e ospiti, ma molti organizzatori di eventi non hanno l'esperienza unica per produrre tutti i materiali di comunicazione come inviti, ordini del giorno, materiali per conferenze, ecc.

Un consulente di comunicazione contribuirà a creare materiali modello che rispettano l'etichetta e i formati appropriati per ogni tipo di strumento di comunicazione.

Lavorando con scrittori e grafici (o eseguendo direttamente queste responsabilità), questa persona farà in modo che i materiali incorporino il tema dell'evento, i messaggi e gli standard del marchio del cliente. Possono persino assistere alla produzione e alla stampa di questi materiali.

03 - Designer di articoli di cancelleria

Più un evento è intimo, maggiore è la flessibilità con lo stile dei materiali cartacei che possono essere utilizzati. I negozi di cartoleria locali o online hanno opzioni incredibili e la maggior parte delle carte oggi può essere stampata utilizzando una stampante a getto d'inchiostro che può contribuire a ridurre i costi.

Prova a lavorare con il proprietario del negozio. Lui o lei dovrebbe fare l'inventario di centinaia di stili direttamente nel negozio (e avere la possibilità di ordinare materiali personalizzati quando necessario). Un designer di articoli di cancelleria darà suggerimenti e aiuterà a scrivere parole e stampare i materiali.

Suggerimento stazionario: oltre agli articoli di cancelleria e agli inviti più classici o tradizionali, assicurati che l'inventario includa anche altre opzioni uniche.

04 - Distributore di prodotti promozionali

Una delle regole di ogni evento è di non lasciare mai un ospite tornare a casa a mani vuote. Indipendentemente dal fatto che stiate pianificando un incontro con un cliente, un seminario, una conferenza, una fiera, un viaggio incentivo o qualcosa di simile, una cosa rimane comune: i vostri ospiti dovrebbero ricevere e portare a casa un oggetto regalo pertinente.

Il tuo contatto con prodotti promozionali dovrebbe fornire l'accesso a badge, block notes, penne, matite, abbigliamento, premi e qualsiasi altro oggetto che tu o il tuo cliente siate interessati a dare a coloro che frequentano il vostro programma.

Suggerimento regalo: è sempre meglio scegliere regali che riflettano l'immagine / il marchio dell'organizzazione ospitante. Se appropriato, potresti persino voler avere la possibilità di marchiare determinati articoli con il logo aziendale o associativo.

05 - Fotografo

Questo è un articolo economico che molti clienti amano evitare, ma un grande fotografo catturerà l'essenza di un evento o di più programmi giornalieri e darà agli ospiti un ricordo. Avere alcuni grandi fotografi nella tua rete può essere particolarmente prezioso quando sei assunto per pianificare un evento più personale come un matrimonio.

Il fotografo deve inoltre mantenere una rete di risorse come produzione video, tecnici A / V e altri fotografi. Il fotografo che incarna l'esperienza tecnica con il marketing esperto è quello che vuoi nella tua rete. Lui o lei capirà l'arte e la logica aziendale per qualsiasi evento.

06 - Catering privato

Non tutti gli eventi si svolgono in un hotel o in un ristorante dove vengono forniti automaticamente i servizi di catering. Incontri ed eventi interni sono spesso programmati presso le organizzazioni stesse e la ristorazione viene ordinata e consegnata. Alcuni dei luoghi di eventi più singolari come gallerie d'arte, edifici storici o anche bellissimi parchi richiederanno anche servizi di catering privati.

Un ristoratore può avere il proprio ristorante, servizio banchetti o negozio. Oltre ad offrire una gamma di voci di menu che si rivolgono a esperienze culinarie generali o etniche, lui o lei dovrebbe offrire opzioni incredibili per colazione, pranzo, pause e / o cena.

07 - Proprietario del negozio di vini / sommelier

Il tuo catering si prenderà cura delle esigenze del bar per il tuo evento, ma un organizzatore di eventi avrà le proprie ragioni per includere un esperto di vini nella propria rete.

Un buon proprietario di un enoteca può fornire un inventario (per i regali di consumo o di apprezzamento) come risorsa diretta per le feste private, ma soprattutto, questo sommelier può aiutare a educare il progettista sul vino.

Consiglio sui vini: per un ulteriore vantaggio, stabilisci una relazione diretta con il proprietario del negozio di vini per spedire l'inventario direttamente ai tuoi clienti e includi una tua nota personale.

08 - Cioccolatiere

Simile ad un'enoteca, un grande cioccolataio può davvero fare sembrare un buon pianificatore di eventi. Tutti amano ganache e tartufi di cioccolato fatti a mano.

Se puoi, lavora con un cioccolatiere locale che usa tutti gli ingredienti freschi, ma ci sono molti produttori di cioccolato gourmet che spediranno direttamente al tuo evento. MarieBelle New York crea cioccolatini splendidamente esposti.

Consigli per il cioccolato: se vuoi davvero avere voglia, un grande cioccolatiere può includere un'immagine personalizzata sopra i cioccolatini o persino creare una scultura o un centrotavola di cioccolato. Non è neanche una cattiva idea chiedere al tuo contatto di tenere i tuoi biglietti da visita personali nel negozio per la spedizione personalizzata ai clienti.

09 - Fiorista

Le grandi composizioni floreali aggiungeranno colore, raffinatezza e fragranza a una stanza. Molti eventi incorporeranno composizioni floreali come parte della decorazione di eventi come centrotavola da tavola.

Un buon fiorista offrirà varie idee che affrontano il tema, i colori e il budget per il tuo evento. Lui o lei saprà anche quali fiori saranno migliori per la durata e la temperatura del tuo evento (ad es. Eventi all'aperto) e la stagione.

10 - Fornitore di affitto per feste

Sebbene la maggior parte dei luoghi manterrà le relazioni direttamente con una società di fornitura di noleggi per feste, è utile per i pianificatori di eventi avere una propria relazione con un affidabile fornitore di servizi di affitto di parti.

Un grande evento può includere un numero qualsiasi di articoli per decorazioni, biancheria, pavimenti, illuminazione, apparecchiature audio / visive, stoviglie, bicchieri, oggetti di scena, tende, ecc. Una buona società di noleggio di party offrirà tutto questo e altro ancora. Il tuo fornitore di noleggi per feste può anche essere una grande risorsa per aiutare a trovare i migliori modi per supportare il tema del tuo evento.

11 - Convention and Visitors Bureau (CVB)

Un ente per congressi e visitatori (CVB) fornirà preziose informazioni sulla destinazione dell'evento, i suoi servizi e le sue strutture. Un CVB consente di risparmiare tempo ed energia per qualsiasi pianificatore di riunioni quando è necessario effettuare ricerche sui servizi locali. Alcuni CVB offrono persino strumenti online per i pianificatori per richiedere informazioni dagli hotel partecipanti e altri servizi e luoghi.

Il CVB è responsabile della promozione della destinazione locale e può generalmente fornire informazioni sulla storia e le caratteristiche uniche di una destinazione. I pianificatori di eventi dovrebbero raggiungere il CVB e il suo staff come una risorsa per informazioni dettagliate sui viaggi e il turismo locali.