Sebbene molti imprenditori possano limitare l'uso del foglio di calcolo Excel ai propri sistemi di contabilità, poiché considerano il programma più adatto per il tracciamento, la registrazione e la registrazione delle transazioni, Excel può essere altrettanto agile per le operazioni di contabilità. Con la comprensione delle giuste formule e dei metodi di elaborazione di base, anche il proprietario di business più matematico-fobico troverà fogli di calcolo Excel facili da navigare.
Quali fogli di calcolo Excel hanno da offrire
Excel è un programma di Microsoft Office progettato per aiutare a calcolare, tabella, grafico e confrontare i dati per riferimento attuale e futuro. E come la maggior parte degli altri programmi Microsoft, le sue funzionalità sono robuste e possono essere utilizzate con il minimo o la complessità che preferisci.
Oltre alla semplice contabilità, le funzionalità di contabilità in Excel possono aiutarti a determinare dove si trova finanziariamente la tua attività, generare rapporti dettagliati, tenere traccia degli elenchi di venditori, dipendenti e clienti e preparare i tuoi record per la stagione fiscale ogni anno.
Ecco alcuni esempi su come utilizzare i fogli di calcolo Excel per la contabilità di base delle piccole imprese.
Come utilizzare Excel per tenere traccia di forniture, acquisti e spese
L'inserimento dei dati in Excel per mantenere un registro degli acquisti, delle vendite e delle spese di fornitura è relativamente semplice. All'apertura di Microsoft Excel, avvia un nuovo foglio di lavoro e inizia ad assegnare etichette alle colonne che conterranno le date e i valori numerici per ciascun ordine di forniture, ogni vendita e ogni spesa.
Dopo aver etichettato le colonne, inserire gli importi di acquisto, vendita o spesa in ciascuna colonna nella riga appropriata con la data corretta.
Per vedere questo semplice processo in azione, ecco un video tutorial che ti guiderà attraverso i passaggi: Come utilizzare Microsoft Excel per la contabilità Small Business.
Come utilizzare le formule di base e le scorciatoie in Excel
Nel tutorial precedente, potresti aver notato che l'istruttore ha creato le formule di somma in Excel per calcolare il profitto in base ai dati di acquisto, vendita e spesa. Le formule aiutano i professionisti della contabilità e gli imprenditori a navigare in modo più efficiente le funzionalità di Excel.
Quindi, prima di addentrarti in spiegazioni più dettagliate della contabilità di base delle piccole imprese con i dati inseriti nel foglio di lavoro di Excel, potrebbe essere utile saperne di più su suggerimenti, trucchi e formule che potrai utilizzare in futuro.
Ecco un pratico video tutorial che copre alcune delle formule più attuali e utili in Excel: i migliori 25 consigli e trucchi per Excel 2016.
Come utilizzare Excel per creare una dichiarazione di profitto e perdita
La maggior parte degli imprenditori preferisce che le informazioni relative ai profitti o alle perdite della propria attività siano separate da altri dati. Ciò consente loro di rivedere e confrontare le loro entrate in diversi periodi dell'anno, cambiamenti specifici nei loro progetti o nel carico di lavoro, o per qualsiasi numero di condizioni che possono influire sulla salute finanziaria di un'azienda.
Il modo migliore per visualizzare queste informazioni separatamente è in un conto economico (P & L) o conto economico.
Fortunatamente, Excel dispone di modelli pronti per aiutarti a creare, compilare e mantenere una dichiarazione di profitti e perdite mentre gestisci la tua attività. Ma è meglio sapere come funzionano le istruzioni P & L manualmente, indipendentemente se si sceglie di utilizzare i modelli forniti nel programma.
Per vedere come creare una semplice dichiarazione di profitti e perdite in Excel senza l'aiuto di un modello, ecco un tutorial video che illustra come iniziare: Creazione di account di gestione mediante Excel: dichiarazione di profitti e perdite.
Come utilizzare Excel per generare report e fogli
Rapporti sulle spese, rapporti sulle vendite, bilanci, contabilità generale, come lo chiami. Se c'è una cosa che i contabili e gli contabili amano creare i suoi report.
Fortunatamente, Microsoft Office ha reso più facile generare report con ogni nuovo aggiornamento del software Excel.
Come proprietario di un'azienda, la creazione di rapporti non è qualcosa che si prepara semplicemente per i vostri investitori, partner commerciali o un ufficiale di prestito bancario. I report consentono di acquisire una panoramica generale o un dettaglio specifico sulla salute finanziaria della tua azienda senza una grande quantità di dati per spiegare la conclusione. In quanto tali, sono immensamente utili a voi come imprenditori per valutare lo stato della vostra attività a colpo d'occhio, in ogni momento.
Per informazioni su come generare report di riepilogo semplici, ecco un video tutorial che spiega come creare un report vendite in Excel: Creazione di un report vendite in Excel: livello base.
I rapporti di spesa richiedono alcuni passaggi diversi. Per iniziare, ecco un video tutorial che spiega come compilare una nota spese o un foglio: Microsoft Excel: creazione di un foglio di spesa semplice.
Se sei interessato ad aggiungere più elementi grafici visivi ai tuoi rapporti che consentono ai lettori di cogliere meglio le informazioni, ecco un video tutorial su come creare tabelle pivot, grafici a barre e dashboard: Introduzione a tabelle, grafici e cruscotti pivot in Excel .
E cosa sarebbe un sistema di contabilità per piccole imprese senza una contabilità generale? Ecco un approfondito tutorial video sulla creazione di un libro mastro generale per la tua azienda: Crea una contabilità generale Usando Excel.
Espansione del know-how di Microsoft Excel
Se Microsoft Excel è un programma che hai usato raramente prima di possedere un'attività, può sembrare intimidatorio nonostante la sua impostazione semplificata. Tuttavia, ci sono professionisti che usano Excel su base giornaliera che non sono ancora sicuri di tutte le funzionalità più avanzate del programma. È questa versatilità e accessibilità completa che lo rende adatto come strumento per la contabilità delle piccole imprese.
Un modo per garantire che i tuoi sogni imprenditoriali possano prosperare e espandersi a un livello superiore è quello di giocare un ruolo attivo nelle procedure contabili della tua azienda. A partire dalle sue funzioni più semplici, i proprietari di piccole imprese possono imparare come gestire i propri record finanziari e far crescere le loro competenze in Excel insieme alla salute fiscale delle loro aziende.
Oltre alle esercitazioni video sopra elencate, Microsoft ha anche una propria libreria di formazione Excel che può aiutarti a perfezionare le tue competenze in Excel in modo da poter sfruttare ulteriormente lo strumento nella tua piccola azienda.