Analizzare i requisiti aziendali
Prima di iniziare a raccogliere dati o eseguire interviste, riunisci un gruppo di persone che hanno un interesse particolare in questo particolare processo di selezione dei fornitori. Il primo compito che deve svolgere il team di selezione del fornitore è definire, per iscritto, il prodotto, il materiale o il servizio che si sta cercando per un fornitore. Quindi, definire i requisiti tecnici e di business. Inoltre, definire i requisiti del fornitore. Infine, pubblica il tuo documento nelle aree rilevanti per questo processo di selezione del fornitore e cerca il loro contributo. Chiedi al team di analizzare i commenti e creare un documento finale. In sintesi:
- Assemblare un team di valutazione
- Definire il prodotto, il materiale o il servizio
- Definire i requisiti tecnici e aziendali
- Definire i requisiti del fornitore
- Pubblicare un documento dei requisiti per l'approvazione
Ricerca fornitore
Ora che hai raggiunto un accordo sui requisiti aziendali e dei fornitori, ora il team deve iniziare a cercare possibili fornitori che saranno in grado di fornire il materiale, il prodotto o il servizio.
Più ampio è il campo di applicazione del processo di selezione del fornitore, maggiore è il numero di venditori che dovresti mettere sul tavolo. Ovviamente, non tutti i venditori soddisferanno i requisiti minimi e il team dovrà decidere da quali fornitori si cercheranno maggiori informazioni. Quindi, scrivere una richiesta di informazioni (RFI) e inviarla ai fornitori selezionati.
Infine, valuta le loro risposte e seleziona un piccolo numero di venditori che effettueranno la "Lista breve" e passeranno al turno successivo. In sintesi:
- Compilare un elenco di possibili fornitori
- Selezionare i fornitori per richiedere ulteriori informazioni da
- Scrivi una richiesta di informazioni (RFI)
- Valuta le risposte e crea una "lista breve" di venditori
Richiesta di proposta (RFP) e richiesta di preventivo (RFQ)
I requisiti aziendali sono definiti e si dispone di un breve elenco di fornitori che si desidera valutare. È giunto il momento di scrivere una richiesta di proposta o una richiesta di offerta . Qualunque sia il formato che decidi, la tua RFP o RFQ dovrebbe contenere le seguenti sezioni:
- Dettagli di invio
- Introduzione e Sommario esecutivo
- Panoramica aziendale e background
- Specifiche dettagliate
- Presupposti e vincoli
- Termini e condizioni
- Criteri di selezione
Valutazione della proposta e selezione del fornitore
L'obiettivo principale di questa fase è di minimizzare le emozioni umane e il posizionamento politico al fine di arrivare a una decisione che sia nel migliore interesse dell'azienda. Sii esauriente nelle tue indagini, cerca input da tutte le parti interessate e utilizza la seguente metodologia per guidare il team verso una decisione di selezione del fornitore unificata:
- Revisione preliminare di tutte le proposte di vendita
- Registra i requisiti aziendali e i requisiti del fornitore
- Assegna valore di importanza per ogni requisito
- Assegnare un valore di prestazione per ogni requisito
- Calcola un punteggio di prestazione totale
- Seleziona il venditore vincente
Strategie di negoziazione del contratto
La fase finale del processo di selezione del fornitore sta sviluppando una strategia di negoziazione del contratto . Ricorda, vuoi "collaborare" con il tuo fornitore e non "portarli dagli addetti alle pulizie". Verifica i tuoi obiettivi per la negoziazione del contratto e il piano per le trattative riguarderà i seguenti elementi:
- Classifica le tue priorità insieme alle alternative
- Conoscere la differenza tra ciò di cui hai bisogno e ciò che desideri
- Conoscere la linea di fondo in modo da sapere quando a piedi
- Definisci vincoli e benchmark in qualsiasi momento
- Valuta potenziali passività e rischi
- Riservatezza, non concorrenza, risoluzione delle controversie , cambiamenti nei requisiti
- Fai lo stesso con il tuo venditore (ad esempio, cammina un miglio nelle loro scarpe)
Errori di negoziazione del contratto
L'errore più piccolo può uccidere un processo di negoziazione del contratto altrimenti produttivo. Evita gli errori di negoziazione del contratto ed evita di mettere a repentaglio un processo di negoziazione del contratto altrimenti produttivo