Un contratto firmato a beneficio di entrambe le parti fornirà una solida base per costruire un rapporto duraturo con il venditore.
Obiettivi dei negoziati contrattuali
I seguenti obiettivi di negoziazione del contratto possono essere utilizzati per valutare il contratto su ciascuno dei seguenti elementi:
- Spiegare chiaramente tutti i prerequisiti, i termini e le condizioni essenziali
- Merci o servizi da fornire sono senza dubbio definiti
- Il risarcimento è chiaramente indicato: costo totale, calendario dei pagamenti, termini di finanziamento
- Riconoscimento di: date effettive, date di completamento / termine, date di rinnovo
- Identificare e affrontare potenziali rischi e responsabilità
- Definire e impostare ragionevoli aspettative per questa relazione al momento e nel futuro
Strategie per la pianificazione dei contratti di negoziazione
- Classifica le tue priorità insieme alle alternative: man mano che sviluppi la strategia di negoziazione del contratto, puoi continuare a tornare in quest'area per aggiungere altri oggetti. Non sarai in grado di negoziare efficacemente tutte le aree del contratto contemporaneamente. Volete essere sicuri che ciò che è più importante per voi sia discusso e concordato prima di passare a elementi meno importanti. Inoltre, potresti voler fare riferimento agli elementi meno importanti se devi rinunciare a qualcosa per ottenere i tuoi articoli migliori.
- Conoscere la differenza tra ciò che è necessario e ciò che si desidera: rivedere le proprie priorità frequentemente durante il processo di pianificazione dei negoziati contrattuali e un'ultima volta alla fine. Assicurati di porre le domande difficili: "È davvero una priorità per la nostra azienda, o è un 'bello avere'?" "Questa priorità è stata il risultato di qualche manovra politica interna, o è vera?"
- Conoscere la linea di fondo in modo da sapere quando camminare a distanza: c'è un costo o tariffa oraria che la vostra azienda non può superare? Ti sei reso conto che una o due delle principali priorità sono veramente non negoziabili e sarà meglio uscire da questo contratto se il venditore non è d'accordo? Elenca questi insieme alla logica in modo che non vengano dimenticati.
- Definisci vincoli e punti di riferimento in qualsiasi momento : in qualsiasi progetto sostanziale, dovrai impostare standard di misurazione delle prestazioni che ti aspetteresti dal tuo fornitore. Se questi sono essenziali per il tuo business, allora vorrai negoziare una pena equa ed equa quando non sono soddisfatti. Ad esempio, date di completamento del progetto, data di consegna per il primo lotto di parti, data di inizio del servizio, tempi di consegna, ecc.
- Valuta potenziali responsabilità e rischi: qual è il potenziale per qualcosa di andare storto? Cosa succede se si incontrano costi imprevisti? Chi sarà responsabile in caso di violazione delle normative governative? Di chi l'assicurazione coprirà i lavoratori a contratto? Queste sono solo alcune delle domande più comuni che devono essere affrontate in qualsiasi contratto.
- Riservatezza, non concorrenza, risoluzione delle controversie , cambiamenti nei requisiti: questi sono altri elementi che potrebbero essere un ostacolo di negoziazione potenziale o un affare più vicino. Ad esempio, se il venditore (o un dipendente) ha la possibilità di essere esposto a informazioni riservate, si vuole essere sicuri che una clausola di riservatezza sia inserita nel contratto con la responsabilità assunta dal venditore.
- Fai lo stesso per il tuo venditore (ad esempio, cammina un miglio con le scarpe): ora che hai completato il processo di pianificazione dei negoziati contrattuali per la tua attività, ripeti la stessa procedura come se fossi il venditore. Quale area pensi che sia più importante per loro? Quali rischi o responsabilità vorrà che assumiate? La tua lista non sarà perfetta, ma riuscirà a metterti in uno stato d'animo per guardare le cose dalla loro prospettiva. Questo è il modo in cui vengono costruite grandi partnership tra cliente e venditore.
Preparazione
Prima dell'inizio delle trattative contrattuali effettive, assicurarsi che i seguenti elementi siano esaminati e confermati:
- Determinare se si ha bisogno di consulenza legale: negoziare un contratto per un anno di servizi di pulizia in un piccolo ufficio è molto diverso dalla negoziazione di un contratto per esternalizzare un call center abbastanza grande. Se si sente il meno problematico rivedere il contratto "legalese", non esitate a mantenere un avvocato specializzato in trattative contrattuali.
- On-Site o Teleconference: concordare dove si svolgeranno le sessioni di negoziazione. Se pensi di avere il sopravvento negoziando sul sito del venditore, allora proponi in anticipo che viaggerai verso di loro. Se la distanza è troppo lontana per viaggiare in modo efficace, imposta una teleconferenza per completare la sessione di negoziazione. Assicurati che sia una videoconferenza perché il linguaggio del corpo parla più delle parole.
- Assicurarsi che la persona che rappresenta il venditore abbia l'autorità di negoziare: prima che i tuoi dipendenti si rechino sul sito del venditore o che il venditore viaggi verso il tuo sito, assicurati che la persona / le persone che rappresentano il venditore abbiano l'autorità per negoziare per conto dell'azienda del fornitore. Sarebbe un'enorme perdita di tempo da ascoltare alla fine di una lunga sessione di negazione "Bene, lascia che ti risponda dopo aver sentito cosa ha da dire il mio capo al riguardo."